Collaborare con i colleghi in un luogo di lavoro flessibile può essere una sfida. Ognuno lavora in luoghi diversi, in orari diversi, forse anche con fusi orari diversi. Può essere difficile incontrarsi con i colleghi e rimanere aggiornati su tutti i nuovi cambiamenti. Ecco perché, soprattutto in un luogo di lavoro flessibile, la collaborazione richiede una comunicazione buona ed efficace. Ci sono alcune cose che si possono fare per stimolare questo aspetto in un ufficio flessibile.
Aiutare i dipendenti a connettersi
Prima di tutto, è importante che i vostri dipendenti entrino in contatto. Le persone sono molto più propense a comunicare con le persone che già conoscono, piuttosto che con quelle con cui non hanno mai parlato. Accogliete i legami tra le persone, anche se non sono sempre legati al lavoro. In questo modo si creerà un team più affiatato e più forte.
Potete aiutare il vostro team a creare questo legame organizzando riunioni mensili o settimanali dedicate, in modo da poter entrare in contatto e parlare con le persone con cui non lavorano quotidianamente. Queste riunioni possono essere utilizzate anche per far sì che i dipendenti raccontino agli altri team su cosa hanno lavorato e cosa vorrebbero ottenere. È possibile ospitare queste riunioni online, ma anche di persona. Se utilizzate un sistema di prenotazione sale riunioni , potete facilmente prenotare una riunione sale riunioni e invitare i vostri dipendenti a partecipare. Anche se non saranno in ufficio quel giorno specifico, potranno partecipare tramite il vostro strumento di videoconferenza. Per ogni prenotazione, è possibile aggiungere direttamente un link a Microsoft Teams.
Oltre alle riunioni dedicate, i dipendenti possono essere aiutati a creare legami mettendo a disposizione spazi sociali appositamente creati. Molti uffici stanno già sperimentando spazi che assomigliano a salotti in ufficio. Questi spazi incoraggiano i dipendenti a sedersi, rilassarsi e avere conversazioni aperte, mentre la scrivania viene utilizzata per la comunicazione professionale.
Un altro modo per creare legami all'interno del team è organizzare attività non legate al lavoro. Può trattarsi di riunioni in ufficio durante l'orario di lavoro, in cui si dedica un po' di tempo al legame personale. Ma anche al di fuori dell'orario di lavoro, magari nel fine settimana, dove voi e il vostro team potreste svolgere un'attività divertente.
Documentate tutto
In un luogo di lavoro flessibile, le persone lavorano in orari e luoghi diversi. È inevitabile che i dipendenti comunichino meno. Assicuratevi che a nessuno sfugga qualcosa di importante documentando tutto ciò che è stato fatto. Potete chiedere ai vostri dipendenti di documentare tutti gli aggiornamenti in strumenti condivisi, come Microsoft Teams o altri strumenti di collaborazione. In questo modo tutte le risorse e la cronologia dei progetti avranno una panoramica chiara in un unico posto, evitando ritardi o scadenze mancate a causa di una scarsa comunicazione. Potrebbe sembrare un lavoro impegnativo, ma la documentazione degli aggiornamenti finirà per accelerare la produttività dei vostri dipendenti, perché nessuno dovrà più aspettare gli aggiornamenti.
Utilizzare i giusti strumenti di comunicazione
Uno strumento utile per la comunicazione in ufficio è il digital signage. Si tratta di schermi collocati in tutto l'edificio che possono mostrare ogni tipo di comunicazione, come messaggi di notizie, informazioni interne e immagini. Diversi schermi possono mostrare le informazioni contemporaneamente in diversi punti dell'edificio, in modo che tutti possano essere informati, ovunque si trovino in azienda. Tuttavia, il digital signage è utile solo per le persone che lavorano in ufficio. Le persone che lavorano in altri luoghi non vedranno questi messaggi.
Per questo motivo è altrettanto importante utilizzare uno strumento di comunicazione adeguato, per coinvolgere tutti i dipendenti negli sviluppi dell'azienda. Uno dei programmi più utilizzati negli uffici di tutto il mondo è Microsoft Teams. Questo strumento non viene utilizzato solo per le videoconferenze, ma offre anche uno spazio ai dipendenti per salvare e modificare i file e per chattare tra loro. Per la posta elettronica, la maggior parte utilizza Microsoft Outlook. Entrambi i programmi possono essere utilizzati per programmare riunioni con i colleghi quando un messaggio di chat non è sufficiente.
In combinazione con il plugin Outlook di GoBright e l'integrazione con Microsoft Teams, le persone possono ora utilizzare questi programmi per prenotare sale riunioni fisiche. Utilizzando le soluzioni GoBright's sale riunioni e Desk Booking, è possibile gestire riunioni, prenotare sale e scrivanie all'interno del proprio ambiente Microsoft Teams. È persino possibile includere un collegamento a Microsoft Teams nella prenotazione. Presto aggiungeremo anche un plugin per Google Workspace.
Pianificare la settimana lavorativa
Naturalmente, è possibile programmare una riunione e stabilire in quel momento chi è fisicamente presente e chi si unirà in remoto. Tuttavia, sarebbe ideale conoscere queste informazioni in anticipo, in modo da tenerne conto durante la programmazione. A volte è meglio vedere tutti di persona. Fortunatamente, GoBright ha una soluzione in arrivo: la funzione Week Planner. Questa nuova funzione della nostra piattaforma vi mostrerà esattamente chi lavorerà da dove e a che ora. In questo modo, avrete sempre una panoramica completa dei colleghi disponibili. Naturalmente, non sarà necessario compilare ogni settimana i dettagli del vostro orario. È sufficiente inserirli una volta e la piattaforma li copierà per ogni settimana. Poi, se necessario, si potranno apportare le modifiche man mano. Inoltre, potrete contattare i vostri colleghi direttamente dal Week Planner e persino creare riunioni con loro.
In definitiva, ogni strumento presenta vantaggi e svantaggi. Qualunque strumento decidiate di utilizzare, è importante che sia adatto alle esigenze della vostra organizzazione. Discutete le opzioni con i vostri dipendenti, rendeteli consapevoli dei pro e dei contro e prendete in seria considerazione le loro opinioni. Dopo tutto, saranno loro a lavorare con loro.
Autonomia e fiducia
Quando si implementa un ufficio flessibile, è importante che la fiducia tra datore di lavoro e dipendente sia bidirezionale. Da un lato, il datore di lavoro deve concedere al dipendente la fiducia di poter portare a termine i propri compiti in tempo. Questo, d'altra parte, renderà i dipendenti generalmente più indulgenti nell'adattare i loro orari di lavoro alle esigenze dell'azienda.
Questo si può realizzare lasciando che i dipendenti pianifichino le proprie giornate. Fidatevi del fatto che i loro compiti saranno svolti quando devono, ma non lasciate che si perdano. I datori di lavoro possono aiutare i propri dipendenti senza creare un senso di sfiducia, assumendo un ruolo di supporto. Assicuratevi che i vostri dipendenti abbiano gli strumenti giusti per lavorare, che abbiano un chiaro senso delle scadenze e, infine, che abbiano un esempio a cui ispirarsi. La cosa più importante che un datore di lavoro possa fare è dare l'esempio delle aspettative in ufficio.
