Die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen an einem flexiblen Arbeitsplatz kann eine Herausforderung sein. Jeder arbeitet an verschiedenen Orten, zu verschiedenen Zeiten, vielleicht sogar in verschiedenen Zeitzonen. Es kann schwierig sein, sich mit den Kollegen zu treffen und über alle neuen Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. Aus diesem Grund erfordert die Zusammenarbeit, insbesondere an einem flexiblen Arbeitsplatz, eine gute und effektive Kommunikation. Es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um dies in einem flexiblen Büro zu fördern.
Mitarbeitern helfen, Kontakte zu knüpfen
In erster Linie ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter Kontakte knüpfen. Es ist viel wahrscheinlicher, dass Menschen mit Menschen, die sie bereits kennen, in Kontakt treten und kommunizieren, als mit Menschen, mit denen sie noch nie gesprochen haben. Begrüßen Sie Verbindungen zwischen Menschen, auch wenn sie nicht immer mit der Arbeit zu tun haben. Dies wird letztendlich zu einem engeren und stärkeren Team führen.
Sie können Ihr Team dabei unterstützen, diese Verbindung herzustellen, indem Sie monatliche oder wöchentliche Treffen veranstalten, um sich mit den Mitarbeitern auszutauschen, mit denen sie nicht täglich zusammenarbeiten. Diese Treffen können auch dazu genutzt werden, dass die Mitarbeiter anderen Teams mitteilen, woran sie gearbeitet haben und was sie gerne erreichen möchten. Sie können diese Treffen online, aber auch persönlich abhalten. Wenn Sie ein Raumbuchungssystem nutzen, können Sie ganz einfach einen Besprechungsraum buchen und Ihre Mitarbeiter dazu einladen. Selbst wenn sie an dem betreffenden Tag nicht im Büro sind, können sie über Ihr Videokonferenzsystem teilnehmen. Bei jeder Buchung können Sie direkt einen Microsoft Teams-Link hinzufügen.
Neben speziellen Meetings können Mitarbeiter auch durch die Bereitstellung von speziell eingerichteten Sozialräumen bei der Schaffung von Bindungen unterstützt werden. Viele Büros experimentieren bereits mit Räumen, die wie Wohnzimmer im Büro aussehen. Diese Räume laden die Mitarbeiter dazu ein, sich hinzusetzen, zu entspannen und offene Gespräche zu führen, während der Schreibtisch für die berufliche Kommunikation genutzt wird.
Eine weitere Möglichkeit, das Team zusammenzuschweißen, besteht darin, nicht arbeitsbezogene Aktivitäten zu veranstalten. Dabei kann es sich um Zusammenkünfte im Büro während der Arbeitszeit handeln, bei denen Sie sich etwas Zeit für persönliche Kontakte nehmen. Aber auch außerhalb der Bürozeiten, vielleicht sogar am Wochenende, könnten Sie mit Ihrem Team eine lustige Aktivität unternehmen.
Alles dokumentieren
An einem flexiblen Arbeitsplatz arbeiten die Menschen zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten. Es ist unvermeidlich, dass Ihre Mitarbeiter weniger kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass niemand etwas Wichtiges verpasst, indem Sie alles dokumentieren, was getan wurde. Sie können Ihre Mitarbeiter bitten, alle Aktualisierungen in gemeinsam genutzten Tools zu dokumentieren, z. B. in Microsoft Teams oder anderen Tools für die Zusammenarbeit. So haben Sie alle Ressourcen und den Projektverlauf an einem Ort im Blick und vermeiden Verzögerungen oder verpasste Fristen aufgrund schlechter Kommunikation. Es mag sich nach viel Arbeit anhören, aber die Dokumentation von Aktualisierungen wird die Produktivität Ihrer Mitarbeiter letztlich beschleunigen, da niemand mehr auf Aktualisierungen warten muss.
Verwenden Sie die richtigen Kommunikationsmittel
Ein nützliches Instrument für die Kommunikation im Büro ist digital signage. Dabei handelt es sich um Bildschirme, die im gesamten Gebäude aufgestellt sind und alle Arten von Mitteilungen anzeigen können, z. B. Nachrichten, interne Informationen und Bilder. Mehrere Bildschirme können an verschiedenen Stellen im Gebäude gleichzeitig Informationen anzeigen, so dass jeder im Unternehmen auf dem Laufenden bleiben kann, egal wo er sich befindet. Allerdings ist digital signage nur für die Personen nützlich, die im Büro arbeiten. Personen, die von einem anderen Standort aus arbeiten, sehen diese Nachrichten nicht.
Deshalb ist es ebenso wichtig, ein geeignetes Kommunikationsinstrument zu nutzen, um alle Mitarbeiter in die Entwicklungen des Unternehmens einzubeziehen. Eines der meistgenutzten Programme in Büros auf der ganzen Welt ist Microsoft Teams. Dieses Tool wird nicht nur für Videokonferenzen verwendet, sondern bietet Ihren Mitarbeitern auch Platz, um Dateien zu speichern und zu bearbeiten und miteinander zu chatten. Für E-Mails verwenden die meisten Microsoft Outlook. Beide Programme können auch verwendet werden, um Besprechungen mit Ihren Kollegen zu planen, wenn eine Chat-Nachricht allein nicht ausreicht.
In Kombination mit dem Outlook-Plugin von GoBright und der Microsoft Teams-Integration können nun auch physische Besprechungsräume über diese Programme gebucht werden. Wenn Sie die Raum- und Tischbuchungslösungen von GoBrightnutzen, können Sie Besprechungen verwalten, Räume buchen und Tische reservieren, und zwar innerhalb Ihrer Microsoft Teams-Umgebung. Es ist sogar möglich, einen Microsoft Teams-Link in Ihre Buchung aufzunehmen. In Kürze werden wir auch ein Google Workspace-Plugin hinzufügen .
Planen Sie Ihre Arbeitswoche
Natürlich können Sie eine Sitzung anberaumen und dabei herausfinden, wer physisch anwesend ist und wer aus der Ferne teilnehmen wird. Es wäre jedoch ideal, diese Informationen im Voraus zu kennen, damit Sie sie bei der Terminplanung berücksichtigen können. Manchmal ist es einfach besser, alle persönlich zu treffen. Glücklicherweise hat GoBright eine Lösung parat: die Wochenplaner-Funktion. Diese neue Funktion unserer Plattform zeigt Ihnen genau, wer von wo aus und zu welchen Zeiten arbeiten wird. Auf diese Weise haben Sie immer einen vollständigen Überblick über die verfügbaren Kollegen. Natürlich müssen Sie nicht jede Woche die Details Ihres Plans ausfüllen. Es reicht, wenn Sie ihn einmal ausfüllen, und die Plattform kopiert ihn dann für jede Woche. Bei Bedarf können Sie dann die Änderungen nach und nach vornehmen. Außerdem können Sie Ihre Kollegen direkt aus dem Wochenplaner heraus kontaktieren und sogar Treffen mit ihnen vereinbaren.
Letztlich hat jedes Instrument seine Vor- und Nachteile. Unabhängig davon, für welches Instrument Sie sich entscheiden, ist es wichtig, dass es zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation passt. Besprechen Sie die Optionen mit Ihren Mitarbeitern, machen Sie sie auf die Vor- und Nachteile aufmerksam und berücksichtigen Sie ihre Meinung ernsthaft. Schließlich sind sie es, die mit ihnen arbeiten werden.
Eigenständigkeit und Vertrauen
Bei der Einrichtung eines flexiblen Büros ist es wichtig, dass zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein gegenseitiges Vertrauen besteht. Einerseits muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Vertrauen schenken, dass er seine Aufgaben pünktlich erledigen wird. Auf der anderen Seite wird dies dazu führen, dass die Arbeitnehmer im Allgemeinen nachsichtiger sind, wenn es darum geht, ihre Arbeitszeiten an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
Dies kann erreicht werden, indem man die Mitarbeiter ihre Tage selbst planen lässt. Vertrauen Sie darauf, dass ihre Aufgaben erledigt werden, wenn sie es müssen, aber lassen Sie sie nicht verloren gehen. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern helfen, ohne Misstrauen zu wecken, indem sie eine unterstützende Rolle einnehmen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter über die richtigen Arbeitsmittel verfügen, dass sie ein klares Gespür für die Fristen haben und dass sie ein Vorbild haben, zu dem sie aufschauen können. Das Wichtigste, was ein Arbeitgeber tun kann, ist, ein Beispiel für die Erwartungen im Büro zu geben.
