Effektivt samarbeid på en fleksibel arbeidsplass: Tips og strategier

Hjelp de ansatte med å få kontakt

Først og fremst er det viktig at medarbeiderne dine får kontakt. Det er mye mer sannsynlig at folk går inn og kommuniserer med folk de allerede kjenner, enn med folk de aldri har snakket med før. Omfavn forbindelser mellom mennesker, selv om de ikke alltid er jobbrelaterte. Det vil etter hvert føre til et tettere og sterkere team.

Du kan hjelpe teamet ditt med å skape denne forbindelsen ved å arrangere månedlige eller ukentlige møter der de kan snakke med dem de ikke jobber sammen med til daglig. Disse møtene kan også brukes til å la medarbeiderne fortelle andre team hva de har jobbet med og hva de ønsker å oppnå. Du kan arrangere disse møtene på nett, men også fysisk. Hvis du bruker et rombookingssystem, kan du enkelt booke et møterom og invitere medarbeiderne dine til å delta. Selv om de ikke er på kontoret den aktuelle dagen, vil de kunne delta via videokonferanseverktøyet ditt. Du kan legge til en Microsoft Teams-kobling direkte ved hver booking.

I tillegg til dedikerte møter kan medarbeiderne også få hjelp til å knytte bånd ved å tilby dem spesialbygde sosiale rom. Mange kontorer eksperimenterer allerede med rom som ser ut som stuer på kontoret. Her kan de ansatte sette seg ned, slappe av og ha åpne samtaler, mens skrivebordet brukes til profesjonell kommunikasjon.

En annen måte å knytte bånd innad i teamet på er å arrangere aktiviteter som ikke er jobbrelaterte. Det kan være sammenkomster på kontoret i arbeidstiden, der dere bruker litt tid på å knytte personlige bånd. Men det kan også være utenfor arbeidstiden, kanskje til og med i helgen, hvor du og teamet ditt kan gjøre en morsom aktivitet.

Dokumenter alt

På en fleksibel arbeidsplass jobber folk til forskjellige tider og fra forskjellige steder. Det er uunngåelig at de ansatte kommuniserer mindre. Sørg for at ingen går glipp av noe viktig ved å dokumentere alt som er gjort. Du kan be medarbeiderne dine om å dokumentere alle oppdateringer i delte verktøy, for eksempel Microsoft Teams eller andre samarbeidsverktøy. På den måten får du oversikt over alle ressurser og all prosjekthistorikk på ett sted, og du unngår forsinkelser eller tapte tidsfrister på grunn av dårlig kommunikasjon. Det høres kanskje ut som mye arbeid, men å dokumentere oppdateringer vil etter hvert øke produktiviteten til de ansatte, ettersom ingen lenger trenger å vente på oppdateringer.

Bruk de riktige kommunikasjonsverktøyene

Et nyttig verktøy for kommunikasjon på kontoret er digital signage. Dette er skjermer som plasseres rundt om i bygningen og som kan vise alle typer kommunikasjon, for eksempel nyhetsmeldinger, intern informasjon og bilder. Flere skjermer kan vise informasjon samtidig på forskjellige steder i bygningen, slik at alle kan holde seg oppdatert, uansett hvor de befinner seg i bedriften. Digital signage er imidlertid bare nyttig for de som jobber på kontoret. Folk som jobber andre steder, vil ikke se disse meldingene.

Derfor er det like viktig å bruke et egnet kommunikasjonsverktøy for å inkludere alle ansatte i bedriftens utvikling. Et av de mest brukte programmene på kontorer rundt om i verden er Microsoft Teams. Dette verktøyet brukes ikke bare til videokonferanser, men gir også plass til at de ansatte kan lagre og redigere filer og chatte med hverandre. For e-post bruker de fleste Microsoft Outlook. Begge programmene kan også brukes til å planlegge møter med kollegene når det ikke holder med bare en chat-melding.

I kombinasjon med GoBrights Outlook Plugin og Microsoft Teams-integrasjonen kan folk nå også bruke disse programmene til å booke fysiske møterom. Når du bruker GoBrights Room and Desk Booking-løsninger, kan du administrere møter, booke rom og reservere skrivebord i Microsoft Teams-miljøet ditt. Det er til og med mulig å inkludere en Microsoft Teams-lenke til bookingen. Snart legger vi også til en Google Workspace-plugin.

Planlegg arbeidsuken din

Du kan selvfølgelig planlegge et møte og finne ut hvem som er fysisk til stede og hvem som skal delta på avstand. Det ville imidlertid være ideelt å vite dette på forhånd, slik at du kan ta hensyn til det i planleggingen. Noen ganger fungerer det bare bedre å se alle personlig. Heldigvis har GoBright en løsning på vei: Ukeplanlegger-funksjonen. Denne nye funksjonen i plattformen vår vil vise deg nøyaktig hvem som skal jobbe hvor og til hvilke tider. På denne måten vil du alltid ha full oversikt over tilgjengelige kolleger. Det er selvfølgelig ikke nødvendig å fylle ut detaljene i timeplanen hver uke. Det er tilstrekkelig å fylle den ut én gang, så kopierer plattformen den til hver uke. Deretter kan du gjøre endringer underveis, hvis det er nødvendig. I tillegg kan du kontakte kollegene dine direkte fra ukeplanleggeren, og til og med opprette møter med dem.

Hvert verktøy har sine fordeler og ulemper. Uansett hvilket verktøy du bestemmer deg for å bruke, er det viktig at det passer til organisasjonens behov. Diskuter alternativene med de ansatte, gjør dem oppmerksomme på fordeler og ulemper, og ta deres meninger med i betraktningen. Det er tross alt de som skal jobbe med dem.

Autonomi og tillit

Når man implementerer et fleksibelt kontor, er det viktig å ha en toveis tillit mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. På den ene siden må arbeidsgiveren gi de ansatte tillit til at de blir ferdige med oppgavene sine i tide. På den annen side vil dette gjøre at de ansatte generelt blir mer overbærende med å tilpasse arbeidstiden etter bedriftens behov.

Dette kan realiseres ved å la medarbeiderne planlegge sine egne dager. Stol på at oppgavene blir gjort når de skal, men ikke la dem gå tapt. Arbeidsgivere kan hjelpe sine ansatte uten å skape mistillit, ved å innta en støttende rolle. Sørg for at de ansatte har de riktige verktøyene å jobbe med, at de har en klar oppfatning av tidsfrister, og ikke minst at de har et eksempel å se opp til. Det viktigste en arbeidsgiver kan gjøre, er å gå foran med et godt eksempel når det gjelder forventninger på kontoret.