Effektivt samarbeid på en fleksibel arbeidsplass: tips og strategier

Hjelp ansatte å koble til

Først og fremst er det viktig at dine ansatte kobler seg sammen. Det er mye mer sannsynlig at folk går inn og kommuniserer med folk de allerede kjenner, i stedet for folk de aldri har snakket med. Omfavn forbindelser mellom mennesker, selv om de ikke alltid er arbeidsrelaterte. Dette vil på sikt føre til et tettere og sterkere team av mennesker.

Du kan støtte teamet ditt i å opprette denne forbindelsen ved å arrangere dedikerte månedlige eller ukentlige møter for å få kontakt og snakke med folk de ikke jobber med daglig. Disse møtene kan også brukes til å la ansatte fortelle andre team hva de har jobbet med og hva de ønsker å oppnå. Du kan arrangere disse møtene online, men også personlig. Benytter du deg av et rombestillingssystem kan du enkelt bestille møterom og invitere dine ansatte til å være med. Selv om de ikke vil være på kontoret den spesifikke dagen, vil de kunne bli med via videokonferanseverktøyet ditt. Med hver bestilling kan du legge til en Microsoft Teams-kobling direkte.

I tillegg til dedikerte møter, kan ansatte også støttes i å skape bånd ved å gi dem spesialbygde sosiale rom. Mange kontorer eksperimenterer allerede med rom som ser ut som stuer på kontoret. Disse rommene oppmuntrer ansatte til å sette seg ned, slappe av og ha åpne samtaler, mens skrivebordet brukes til profesjonell kommunikasjon.

En annen måte du kan skape bånd på i teamet er ved å være vertskap for ikke-arbeidsrelaterte aktiviteter. Dette kan være sammenkomster på kontoret i arbeidstiden, der du bruker litt tid på personlig bånd. Men det kan også være utenfor kontortiden, kanskje til og med i helgen, hvor du og teamet ditt kan gjøre en morsom aktivitet.

Dokumenter alt

På en fleksibel arbeidsplass jobber folk til forskjellige tider og fra forskjellige steder. Det er uunngåelig at dine ansatte vil kommunisere mindre. Sørg for at ingen går glipp av noe viktig ved å dokumentere alt som er gjort. Du kan be dine ansatte om å dokumentere eventuelle oppdateringer i delte verktøy, for eksempel Microsoft Teams eller andre samarbeidsverktøy. Dette vil holde alle ressurser og prosjekthistorikk i en klar oversikt på ett sted, og forhindre forsinkelser eller tapte tidsfrister på grunn av dårlig kommunikasjon. Det kan høres ut som mye arbeid, men å dokumentere oppdateringer vil etter hvert øke produktiviteten til de ansatte ettersom ingen trenger å vente på oppdateringer lenger.

Bruk de riktige kommunikasjonsverktøyene

Et nyttig verktøy for kommunikasjon på kontoret er digital skilting . Dette er skjermer som er plassert i hele bygget som kan vise all slags kommunikasjon, som nyhetsmeldinger, intern informasjon og bilder. Flere skjermer kan vise informasjon samtidig på forskjellige steder i bygget, slik at alle kan holde seg orientert, uansett hvor de er i bedriften. Imidlertid er digital skilting bare nyttig for de som jobber på kontoret. Personer som jobber fra andre steder vil ikke se disse meldingene.

Derfor er det like viktig å bruke et egnet kommunikasjonsverktøy, for å inkludere alle ansatte i bedriftens utvikling. Et av de mest brukte programmene på kontorer over hele verden er Microsoft Teams . Dette verktøyet brukes ikke bare til videokonferanser, men gir også plass for de ansatte til å lagre og redigere filer og chatte med hverandre. For e-poster bruker de fleste Microsoft Outlook. Begge programmene kan også brukes til å planlegge møter med kollegene dine når bare en chat-melding ikke klipper den.

I kombinasjon med GoBright Outlook-plugin og Microsoft Teams-integrasjonen kan folk nå også bruke disse programmene til å booke fysiske møterom. Når du benytter deg av GoBright Med rom- og skrivebordsbestillingsløsninger kan du administrere møter, bestille rom og reservere skrivebord, alt i ditt Microsoft Teams-miljø. Det er til og med mulig å inkludere en Microsoft Teams-lenke til bestillingen din. Snart legger vi også til en Google Workspace-plugin.

Planlegg arbeidsuken din

Selvfølgelig kan du planlegge et møte og finne ut der og da hvem som er fysisk tilstede og hvem som vil bli med eksternt. Det vil imidlertid være ideelt å vite denne informasjonen på forhånd, slik at du kan ta hensyn til den mens du planlegger. Noen ganger fungerer det bare bedre å se alle personlig. Heldigvis, GoBright har en løsning på vei: ukeplanleggerfunksjonen . Denne nye funksjonen i plattformen vår vil vise deg nøyaktig hvem som skal jobbe fra hvor og til hvilke tider. På denne måten vil du alltid ha full oversikt over ledige kolleger. Selvfølgelig vil det ikke være nødvendig å fylle ut timeplanens detaljer hver uke. Det er tilstrekkelig å fylle det ut én gang, og plattformen vil kopiere det til hver uke. Deretter, om nødvendig, kan du gjøre endringene mens du går. I tillegg vil du kunne kontakte kollegene dine direkte fra ukeplanleggeren, og til og med opprette møter med dem.

Til syvende og sist har hvert verktøy sine fordeler og ulemper. Uansett hvilket verktøy du velger å bruke, er det viktigst at det passer organisasjonens behov. Diskuter alternativene med dine ansatte, gjør dem oppmerksomme på fordeler og ulemper, og ta deres meninger i seriøs vurdering. Tross alt vil de være menneskene som jobber med dem.

Autonomi og tillit

Ved implementering av fleksibelt kontor er det viktig å ha en toveis tillit mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. På den ene siden skal arbeidsgiver gi arbeidstakeren tillit til at de blir ferdige med oppgavene i tide. Dette vil derimot gjøre ansatte generelt mildere med å tilpasse arbeidstiden etter bedriftens behov.

Dette kan realiseres ved å la ansatte planlegge sine egne dager. Stol på at oppgavene deres blir gjort når de må, men ikke la dem gå seg vill. Arbeidsgivere kan hjelpe sine ansatte uten å skape en følelse av mistillit, ved å ta en støttende rolle. Sørg for at de ansatte har de riktige verktøyene å jobbe med, har en klar følelse av tidsfrister, og til slutt har et eksempel å se opp til. Det viktigste en arbeidsgiver kan gjøre er å være et eksempel for forventningene på kontoret.