Collaborer avec vos collègues dans un lieu de travail flexible peut être un défi. Tout le monde travaille dans des lieux différents, à des heures différentes, voire dans des fuseaux horaires différents. Il peut être difficile de rencontrer ses collègues et de se tenir au courant de tous les nouveaux changements. C'est pourquoi, surtout dans un lieu de travail flexible, la collaboration exige une communication efficace et de qualité. Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour stimuler cette communication dans un bureau flexible.
Aidez les employés à se connecter
Avant tout, il est important que vos employés établissent des liens. Les gens sont beaucoup plus susceptibles d'intervenir et de communiquer avec les personnes qu'ils connaissent déjà, plutôt qu'avec celles à qui ils n'ont jamais parlé. Favorisez les liens entre les personnes, même s'ils ne sont pas toujours liés au travail. Vous obtiendrez ainsi une équipe plus soudée et plus forte.
Vous pouvez aider votre équipe à établir ce lien en organisant des réunions mensuelles ou hebdomadaires dédiées à la mise en relation et à la discussion avec les personnes avec lesquelles elle ne travaille pas quotidiennement. Ces réunions peuvent également être l'occasion pour les employés d'expliquer aux autres équipes sur quoi ils ont travaillé et ce qu'ils aimeraient réaliser. Vous pouvez organiser ces réunions en ligne, mais aussi en personne. Si vous utilisez un système Réservation de salles , vous pouvez facilement réserver une salle de réunion et inviter vos employés à s'y joindre. Même s'ils ne sont pas au bureau ce jour-là, ils pourront se joindre à la réunion via votre outil de vidéoconférence. Pour chaque réservation, vous pouvez directement ajouter un lien Microsoft Teams.
Outre les réunions dédiées, il est également possible d'aider les employés à créer des liens en leur offrant des espaces sociaux spécialement conçus à cet effet. De nombreux bureaux expérimentent déjà des espaces qui ressemblent à des salons au bureau. Ces espaces encouragent les employés à s'asseoir, à se détendre et à avoir des conversations ouvertes, tandis que le bureau est utilisé pour la communication professionnelle.
Une autre façon de créer des liens au sein de l'équipe est d'organiser des activités non liées au travail. Il peut s'agir de réunions au bureau pendant les heures de travail, au cours desquelles vous consacrez du temps à la création de liens personnels. Mais il peut aussi s'agir d'activités en dehors des heures de bureau, peut-être même le week-end, où vous et votre équipe pouvez faire une activité amusante.
Documentez tout
Dans un lieu de travail flexible, les gens travaillent à des heures et des endroits différents. Il est inévitable que vos employés communiquent moins. Assurez-vous que personne n'oublie quoi que ce soit d'important en documentant tout ce qui a été fait. Vous pouvez demander à vos employés de documenter toutes les mises à jour dans des outils partagés, tels que Microsoft Teams ou d'autres outils de collaboration. Ainsi, toutes les ressources et l'historique du projet seront clairement présentés en un seul endroit, ce qui permettra d'éviter les retards ou les délais non respectés en raison d'une mauvaise communication. Cela peut sembler beaucoup de travail, mais le fait de documenter les mises à jour finira par accélérer la productivité de vos employés, car plus personne n'aura besoin d'attendre les mises à jour.
Utiliser les bons outils de communication
La digital signage est un outil utile pour la communication au bureau. Il s'agit d'écrans placés dans l'ensemble du bâtiment qui peuvent afficher toutes sortes de communications, telles que des messages d'actualité, des informations internes et des images. Plusieurs écrans peuvent afficher des informations en même temps à différents endroits du bâtiment, de sorte que tout le monde peut rester informé, où qu'il se trouve dans l'entreprise. Cependant, l'affichage dynamique n'est utile que pour les personnes qui travaillent au bureau. Les personnes travaillant depuis un autre endroit ne verront pas ces messages.
C'est pourquoi il est tout aussi important d'utiliser un outil de communication adapté, afin d'inclure tous les employés dans les développements de l'entreprise. L'un des programmes les plus utilisés dans les bureaux du monde entier est Microsoft Teams. Cet outil n'est pas seulement utilisé pour la vidéoconférence, mais offre également un espace pour que vos employés puissent enregistrer et modifier des fichiers, et chatter entre eux. Pour les e-mails, la plupart utilisent Microsoft Outlook. Ces deux programmes peuvent également être utilisés pour organiser des réunions avec vos collègues lorsqu'un simple message de chat ne suffit pas.
En combinaison avec le plugin Outlook de GoBright et l'intégration de Microsoft Teams, les gens peuvent désormais utiliser ces programmes pour réserver des salles de réunion physiques. Lorsque vous utilisez les solutions Room et Réservation de bureaux de GoBright, vous pouvez gérer des réunions, réserver des salles et des bureaux dans votre environnement Microsoft Teams. Il est même possible d'inclure un lien Microsoft Teams à votre réservation. Bientôt, nous ajouterons également un plugin Google Workspace.
Planifiez votre semaine de travail
Bien sûr, vous pouvez programmer une réunion et déterminer à ce moment-là qui sera physiquement présent et qui participera à distance. Cependant, l'idéal serait de connaître cette information à l'avance, afin d'en tenir compte lors de la programmation. Parfois, il est préférable de voir tout le monde en personne. Heureusement, GoBright propose une solution : la fonction Week Planner. Cette nouvelle fonctionnalité de notre plateforme vous indiquera exactement qui travaillera d'où et à quelles heures. Ainsi, vous aurez toujours un aperçu complet des collègues disponibles. Bien sûr, il ne sera pas nécessaire de remplir les détails de votre planning chaque semaine. Il suffit de le remplir une fois, et la plateforme le copiera sur chaque semaine. Ensuite, si nécessaire, vous pourrez effectuer les modifications au fur et à mesure. De plus, vous pourrez contacter vos collègues directement depuis le Week Planner, et même créer des réunions avec eux.
En définitive, chaque outil a ses avantages et ses inconvénients. Quel que soit l'outil que vous décidez d'utiliser, il est essentiel qu'il réponde aux besoins de votre organisation. Discutez des options avec vos employés, faites-leur connaître les avantages et les inconvénients, et prenez leur avis sérieusement en considération. Après tout, ce sont eux qui travailleront avec eux.
Autonomie et confiance
Lors de la mise en place d'un bureau flexible, il est important que la confiance entre l'employeur et l'employé soit réciproque. D'une part, l'employeur doit donner à l'employé la confiance qu'il terminera ses tâches à temps. D'autre part, cela rendra les employés généralement plus indulgents pour adapter leurs horaires de travail aux besoins de l'entreprise.
Cela peut être réalisé en laissant les employés planifier leurs propres journées. Ayez confiance dans le fait que leurs tâches seront accomplies au moment voulu, mais ne les laissez pas se perdre. Les employeurs peuvent aider leurs employés sans provoquer un sentiment de méfiance, en jouant un rôle de soutien. Assurez-vous que vos employés disposent des bons outils de travail, qu'ils ont une idée claire des délais et, enfin, qu'ils ont un exemple à suivre. La chose la plus importante qu'un employeur puisse faire est de donner l'exemple des attentes au bureau.
