Samenwerken met je collega's op een flexibele werkplek kan een uitdaging zijn. Iedereen werkt op verschillende plaatsen, op verschillende tijden, misschien zelfs in verschillende tijdzones. Het kan moeilijk zijn om met je collega's af te spreken en op de hoogte te blijven van alle nieuwe veranderingen. Daarom vereist samenwerking, vooral op een flexibele werkplek, een goede en effectieve communicatie. Er zijn een paar dingen die je kunt doen om dit te stimuleren in een flexibel kantoor.
Werknemers helpen contact te maken
Allereerst is het belangrijk dat je werknemers een band opbouwen. Mensen zijn veel eerder geneigd om initiatief te nemen en te communiceren met de mensen die ze al kennen, dan met de mensen die ze nog nooit hebben gesproken. Omarm connecties tussen mensen, ook al zijn die niet altijd werkgerelateerd. Dit zal uiteindelijk leiden tot een hechter en sterker team van mensen.
Je kunt je team ondersteunen bij het maken van deze verbinding door maandelijkse of wekelijkse speciale bijeenkomsten te organiseren om in contact te komen en te praten met de mensen met wie ze niet dagelijks samenwerken. Deze bijeenkomsten kunnen ook worden gebruikt om medewerkers aan andere teams te laten vertellen waar ze aan hebben gewerkt en wat ze graag willen bereiken. Je kunt deze bijeenkomsten online organiseren, maar ook persoonlijk. Als je gebruik maakt van een ruimtereserveringssysteem, kun je eenvoudig een vergaderruimte reserveren en je medewerkers uitnodigen. Zelfs als ze die dag niet op kantoor zijn, kunnen ze toch deelnemen via je videoconferentietool. Bij elke boeking kun je direct een Microsoft Teams link toevoegen.
Naast speciale bijeenkomsten kunnen werknemers ook worden ondersteund bij het creëren van een band door hen speciaal gebouwde sociale ruimten ter beschikking te stellen. Veel kantoren experimenteren al met ruimtes die lijken op huiskamers op kantoor. Deze ruimtes moedigen werknemers aan om te gaan zitten, te ontspannen en open gesprekken te voeren, terwijl het bureau wordt gebruikt voor professionele communicatie.
Een andere manier om banden binnen het team te smeden is door niet-werkgerelateerde activiteiten te organiseren. Dit kunnen bijeenkomsten op kantoor zijn tijdens werktijd, waarbij je wat tijd besteedt aan persoonlijke binding. Maar het kan ook buiten kantooruren zijn, misschien zelfs in het weekend, waar jij en je team een leuke activiteit kunnen doen.
Documenteer alles
Op een flexibele werkplek werken mensen op verschillende tijden en vanaf verschillende plaatsen. Het is onvermijdelijk dat uw werknemers minder communiceren. Zorg ervoor dat niemand iets belangrijks mist door alles wat gedaan is te documenteren. Je kunt je medewerkers vragen om alle updates te documenteren in gedeelde tools, zoals Microsoft Teams of andere samenwerkingstools. Zo blijven alle resources en de projectgeschiedenis overzichtelijk op één plek en voorkom je vertragingen of gemiste deadlines door slechte communicatie. Het klinkt misschien als veel werk, maar het documenteren van updates zal uiteindelijk de productiviteit van je medewerkers verhogen omdat niemand meer hoeft te wachten op updates.
Gebruik de juiste communicatiemiddelen
Een handig hulpmiddel voor communicatie op kantoor is digital signage. Dit zijn schermen die overal in het gebouw worden geplaatst en waarop allerlei soorten communicatie kunnen worden getoond, zoals nieuwsberichten, interne informatie en afbeeldingen. Meerdere schermen kunnen tegelijkertijd informatie tonen op verschillende plaatsen in het gebouw, zodat iedereen op de hoogte kan blijven, waar men zich ook bevindt in het bedrijf. Digital signage is echter alleen nuttig voor de mensen die op kantoor werken. Mensen die vanaf een andere locatie werken zullen deze berichten niet zien.
Daarom is het even belangrijk om een geschikte communicatietool te gebruiken, om alle werknemers bij de ontwikkelingen van het bedrijf te betrekken. Een van de meest gebruikte programma's in kantoren over de hele wereld is Microsoft Teams. Deze tool wordt niet alleen gebruikt voor videoconferenties, maar biedt ook ruimte voor uw medewerkers om bestanden op te slaan en te bewerken, en met elkaar te chatten. Voor e-mails gebruiken de meesten Microsoft Outlook. Beide programma's kunnen ook worden gebruikt om vergaderingen met je collega's te plannen wanneer alleen een chatbericht niet volstaat.
In combinatie met GoBright's Outlook Plugin en de Microsoft Teams integratie kunnen mensen deze programma's nu ook gebruiken om fysieke vergaderruimtes te boeken. Wanneer je gebruik maakt van GoBright's Room and Desk Booking oplossingen, kun je vergaderingen beheren, ruimtes reserveren en bureaus reserveren allemaal binnen je Microsoft Teams omgeving. Het is zelfs mogelijk om een Microsoft Teams link toe te voegen aan je boeking. Binnenkort voegen we ook een Google Workspace plugin toe.
Plan je volledige werkweek
Natuurlijk kunt u een vergadering plannen en ter plekke uitzoeken wie er fysiek aanwezig is en wie op afstand meedoet. Het zou echter ideaal zijn om deze informatie van tevoren te weten, zodat u er bij het plannen rekening mee kunt houden. Soms werkt het gewoon beter om iedereen persoonlijk te zien. Gelukkig heeft GoBright een oplossing in aantocht: de Week Planner functie. Deze nieuwe functie in ons platform laat je precies zien wie waar en op welke tijden werkt. Zo heb je altijd een compleet overzicht van beschikbare collega's. Natuurlijk is het niet nodig om elke week de details van uw planning in te vullen. Het volstaat om het één keer in te vullen, en het platform kopieert het naar elke week. Vervolgens kunt u, indien nodig, onderweg wijzigingen aanbrengen. Bovendien kunt u vanuit de Weekplanner rechtstreeks contact opnemen met uw collega's en zelfs vergaderingen met hen organiseren.
Uiteindelijk heeft elk hulpmiddel zijn voor- en nadelen. Welke tool je ook besluit te gebruiken, het is het belangrijkst dat het past bij de behoeften van jouw organisatie. Bespreek de opties met je medewerkers, maak hen bewust van de voor- en nadelen, en neem hun mening serieus in overweging. Zij zijn tenslotte de mensen die ermee moeten werken.
Autonomie en vertrouwen
Bij de invoering van een flexibel kantoor is het belangrijk dat het vertrouwen tussen werkgever en werknemer van twee kanten komt. Enerzijds moet de werkgever de werknemer het vertrouwen geven dat hij zijn taken op tijd zal afwerken. Dit zal er anderzijds voor zorgen dat de werknemers in het algemeen toegeeflijker zijn bij het aanpassen van hun werktijden aan de behoeften van het bedrijf.
Dit kan worden gerealiseerd door werknemers hun eigen dagen te laten plannen. Vertrouw erop dat hun taken worden uitgevoerd wanneer dat moet, maar laat ze niet verloren gaan. Werkgevers kunnen hun werknemers helpen zonder een gevoel van wantrouwen te veroorzaken, door een ondersteunende rol op zich te nemen. Zorg ervoor dat je werknemers de juiste hulpmiddelen hebben om mee te werken, een duidelijk besef hebben van deadlines, en ten slotte een voorbeeld hebben om naar op te kijken. Het belangrijkste wat een werkgever kan doen is een voorbeeld stellen voor de verwachtingen op kantoor.
