Rulle
GoBright Hjemmeside - Standardbillede 3
Artikel

Top 4 udfordringer for facility managers

Blogs, artikler og hvidbøger

En facilities manager (eller facility manager) kan være en af de vigtigste roller i enhver virksomhed. De er fagfolk, der fører tilsyn med og styrer alle daglige aktiviteter i en bygning eller ejendom. De er fremragende kommunikatorer og proaktive i forebyggelsen af potentielle problemer. Men hvad laver en facility manager? Kort sagt arrangerer de hver eneste bygningsservice, såsom vedligeholdelse, elektricitet og VVS, men også generel sikkerhed og opbevaring af medarbejdere. Som du kan forestille dig, er det mange vigtige ansvarsområder. Det er derfor ikke overraskende, at facility manageren ofte løber ind i en række udfordringer. Især i hurtigt skiftende arbejdsmiljøer og i en tid, hvor medarbejdernes krav er stigende.


Hvad er de mest almindelige problemer med anlægget?

Som facility manager er din største bekymring at holde bygningen kørende. Men der er mere end bare vedligeholdelse at tage hensyn til. Mange facility managers skal udføre deres daglige opgaver, samtidig med at de skal overholde et budget, som oftere bliver beskåret end udvidet. Her er de 4 mest almindelige udfordringer for facilities management.

 

Problem #1: Forældede data

Enhver professionel facility manager kender vigtigheden af data. De kan ikke træffe velbegrundede beslutninger uden dem. Men et problem, som mange facility managers løber ind i, er, at de får leveret data, som ikke længere er opdaterede. Eller facility manageren beder løbende om data, men af en eller anden grund er de ekstremt vanskelige at få fat i. Resultatet er, at de beslutninger, de træffer, ikke er lige så nyttige eller effektive.

 

Problem nr. 2: Ekstrem arbejdsbelastning

En facility managers opgaver og pligter er ofte meget oversete. På grund af utilstrækkelig arbejdsstyrke kan fagfolk ofte ikke afsætte tid til at gennemgå forretningsdriften uden for deres daglige opgaver. For eksempel ville det være yderst nyttigt for mange facility managers at få mere indsigt i pladsudnyttelsen i hele virksomheden. Men på grund af mangel på tid og ressourcer er de ofte ikke i stand til det og går derfor glip af muligheder for at optimere arbejdsgangen.

GoBright - Facilty Manager - 4 udfordringer

 

Emne #3: Gamle bygninger

Administration af bygninger er et vigtigt aspekt af facility management. Når bygninger ældes, kan de naturligvis give anledning til problemer som reparationer, lækager, utilstrækkelig isolering, dårligt fungerende HVAC-systemer, fordi de er på overarbejde ... Og så skal vi slet ikke tale om de bæredygtighedsmål, der skal nås! Det kan være ekstremt dyrt at løse alle disse problemer, og det er der bare ikke plads til i virksomhedens budget. Eller også virker det bare ikke muligt.

 

Problem #4: Implementering af nye teknologier

De fleste af disse problemer kan løses ved at implementere passende teknologi. Ja, det er en gevinst for facility manageren! Men selv dette kan medføre problemer. Hvad er f.eks. dine mål, hvad er den rigtige teknologi til din virksomhed, og hvordan får du mest muligt ud af den? Det sker ofte, at medarbejderne tøver med at bruge ny teknologi og er skeptiske over for, hvordan den kan hjælpe dem. Teknologi vil faktisk kun være en hjælp, hvis den implementeres korrekt og bruges konsekvent.

 

Tips til at forbedre facility management

Tip #1: Den rigtige teknologi

Selvom implementeringen af den rigtige teknologi som nævnt kan give nogle udfordringer, er den faktisk nøglen til at forbedre facility management. Brug af Smart Workplace-teknologi vil generere realtidsdata om bygningen. Software til lokalebooking og skrivebordsbooking vil f.eks. give oplysninger om pladsudnyttelsen på arbejdspladsen. Facility manageren kan selvfølgelig bruge disse oplysninger til at redesigne arbejdspladsen og potentielt spare virksomheden for ejendoms- og energiomkostninger. Men disse oplysninger kan også hjælpe med at planlægge rengøringen. Hvis visse arbejdsområder ikke er blevet brugt siden sidste rengøring, er der jo ingen grund til at gøre rent igen. Nogle løsninger har også et Catering & Services-modul, som kan tage noget arbejde ud af hænderne. Det kan f.eks. bruges til at booke catering og faciliteter, men kan også bruges til at rapportere skader eller funktionsfejl i et mødelokale.

Med hensyn til sikkerhed kan implementering af et nyttigt værktøj til registrering af besøgende være med til at afhjælpe facilitetslederens bekymringer. Besøgende kan registrere sig selv i receptionen uden at optage for meget af receptionistens tid. Derudover indsamler systemet automatisk data om, hvilke personer der er til stede i bygningen i tilfælde af en nødsituation. Et komplet besøgsregistreringssystem kan endda indsamle andre relevante oplysninger om den besøgende, f.eks. navnet på deres virksomhed og kontaktoplysninger.

GoBright Smart Office Løsninger Positiv medarbejderoplevelse

 

Så hvordan tackler man problemet med at implementere ny teknologi? For medarbejderne er problemet som regel, at de nye systemer virker besværlige og tidskrævende. Sørg derfor for, at de Smart Workplace-løsninger, du vælger, er brugervenlige og intuitive. Det skal tage så lidt tid som muligt at lære at bruge den nye teknologi. Vælg altid et system, der kan forbindes med eksisterende programmer i din organisation, f.eks. Microsoft Teams, Outlook eller Google Workspace, og sørg for, at det giver datasikkerhed, har juridisk ansvar og tilbyder forskellige former for support.

Derudover skal du hjælpe dine medarbejdere med at forstå vigtigheden og relevansen af den nye teknologi. Få dem til at forstå, hvordan den gavner dem, i stedet for kun virksomheden. Så snart de ser, hvordan din løsning hjælper dem, vil den hurtigt blive en del af deres daglige rutine.

 

Tip #2: Forebyggende vedligeholdelse

I stedet for at vente på, at udstyret går i stykker eller bliver mindre effektivt, kan du planlægge regelmæssige aftaler om forebyggende vedligeholdelse. Det kan virke som en byrde på budgettet, men det vil faktisk spare penge i det lange løb, da du ikke skal bruge det hele på reparationer. Denne vedligeholdelse vil holde dit udstyr på sit bedste og dermed mest energieffektive. Ifølge en McKinsey-undersøgelse gav implementering af korrekt forebyggende vedligeholdelse i henhold til historiske fejldata en stor producent af medicinsk udstyr en reduktion i vedligeholdelsesomkostningerne på 18-25 procent. Godt for virksomhedens pengepung og for miljøet! Det bliver en smal sag at opfylde bæredygtighedsmålene.

Få mere at vide om at skabe et bæredygtigt kontor

 

Tip #3: Lav en skræddersyet plan!

Alle virksomheder er forskellige, og det er deres facility management også. Der er ikke noget, der hedder en one size fits all-facilitetsplan. Derfor er det afgørende, at du laver din egen. Forstå virksomhedens prioriteter, og diskuter behov og ønsker med chefer og konsulenter. Hvis du har lavet en detaljeret plan, der passer til din virksomhed, kan du følge fremskridtene og handle, når det er nødvendigt. Mens du holder dig til en plan, indsamler du samtidig relevante oplysninger om arbejdsgange og forretningsdrift.

 

Tip #4: Kommunikation er nøglen

Det er guld værd at lave sådan en plan, men den er intet værd, hvis ingen kender til den. Kommuniker dine kort- og langsigtede mål med dine kolleger, både i lederrollen og i andre roller. Sørg for, at alle forstår slutmålet og er klar over deres del af ansvaret. Det er selvfølgelig nemt at kommunikere disse oplysninger via e-mail eller chatsoftware som Microsoft Teams. Men på grund af mange medarbejderes stramme planlægning kan disse opkald blive overset.

En mere effektiv tilgang til virksomhedskommunikation er digital skiltning eller narrowcasting. Denne form for kommunikation gør det muligt at vise et bestemt budskab i hele bygningen, når som helst du ønsker det. Nå ud til et stort publikum hurtigt og effektivt, og brug gentagelsens kraft til din fordel. Pro tip: Invester i en Smart Workplace-løsning, der også er integreret i PowerBI, så du kan oprette og dele oplysninger fra din nye teknologi i dit eget dashboard.

GoBright Udsigt - Digital skiltning - Narrowcasting

 

Vi har mere, hvor det kom fra

Ofte Stillede Spørgsmål

Spørg os om hvad som helst! Find svarene på de oftest stillede spørgsmål her.

Gennemse de ofte stillede spørgsmål

Hjælpecenter

En guldgrube for alle IT- og Facility Managers. Dyk ned i det tekniske omkring vores produkter og løsninger.

Besøg hjælpecentret

Nyhedsbrev

Vil du holde dig orienteret om udviklingen inden for smart office og vores nye funktioner? Tilmeld dig nu.

Tilmeld dig nu