Med fleksible arbeidsplaner som den nye normen, blir det stadig mer populært for ansatte å regelmessig jobbe hjemmefra. Arbeidsmiljøene har endret seg drastisk, så vel som folks måter å jobbe på. Med denne utviklingen begynner mange arbeidsgivere logisk nok å lure på hva effektene er på deres ansattes produktivitet. Selv om den generelle produktiviteten til ansatte ser ut til å øke takket være fleksible arbeidsordninger, er det fortsatt et par ting du kan gjøre for å optimalisere arbeidsmiljøet ditt ytterligere. Denne artikkelen vil fortelle deg alt du trenger å vite om hvordan du kan forbedre produktiviteten på den nye arbeidsplassen .
Hvilke faktorer påvirker ansattes produktivitet?
Før du bestemmer deg for hvordan du skal øke arbeidsproduktiviteten i et hybrid arbeidsmiljø, er det viktig å først vite hvilke faktorer som driver medarbeidernes motivasjon og produktivitet. Hva kan du gjøre som arbeidsgiver eller kollega, og hvordan påvirker arbeidsmiljøet produktiviteten?
Bedriftskultur
I følge en studie fra 2021 er konflikt, solidaritet, kreativitet og målklarhet de viktigste faktorene for å påvirke ansattes produktivitet.
På alle arbeidsplasser, spesielt de som er hybride, er konflikter uunngåelige. Ulike personligheter, meninger, kulturer og erfaringer kolliderer noen ganger, og dette kan forårsake en mengde feilkommunikasjon og misforståelser. Å fullstendig forvise konflikter er imidlertid umulig. Det er derfor viktig å skape et arbeidsmiljø der konflikter kan løses med respekt.
I tillegg til konfliktløsning er det også viktig å etablere en solidaritetskultur. Ikke alle kan være på topp når det gjelder jobb til enhver tid, fordi livet går videre etter jobb. De kan ha å gjøre med en kjær som går bort, utbrenthetssymptomer eller bare ikke føler seg bra. Å kritisere dem for det vil ikke forbedre situasjonen, og dermed er solidariteten på plass. Dette betyr ikke at du ikke bør kommunisere bekymringene dine om situasjonen: å tappe opp meninger kan vokse til harme mot en person, og det kan sette hele teamet i fare. Ta heller opp en åpen og ærlig samtale med personen og uttrykk dine bekymringer med medfølelse.
I motsetning til hva mange tror, øker kreativitet produktiviteten. De to kan virke som totale motsetninger, men kreativitet kan faktisk øke produktiviteten ved å fremme innovativ tenkning, skape et trygt miljø for å eksperimentere med ideer og for å engasjere ansatte i selskapets oppdrag.
Til slutt kan produktiviteten økes ved målklarhet. I følge forskning fra 2015 vil det å sette mål forbedre arbeidstakernes ytelse med 12 – 15 %. Dette er fornuftig, da ansatte vet hva som forventes av dem innen en viss tidsperiode, og er i stand til å dele oppgavene og ansvaret.
Arbeidsmiljø
I tillegg til bedriftskulturen, har det fysiske miljøet en ansatt arbeider i til daglig, en enorm innvirkning på produktiviteten. Ifølge en Harvard-studie i 2021 kan for eksempel luftkvaliteten på et kontor ha betydelige effekter på ansattes kognitive funksjon, som for eksempel evnen til å fokusere og produktivitet. Jevn temperatur har sine effekter på produktiviteten til dine ansatte: Forskning har vist at en temperatur på rundt 22 ⁰C er optimal for ansatte å jobbe i. Naturlig belysning, lavt nivå musikk og bakgrunnslyder, og de riktige fargene er også funnet å øke produktiviteten.
Ansatte er mest produktive i miljøer hvor de føler seg glade og komfortable, og hvor de har tilgang til de riktige fasilitetene. Sørg for at du har det grunnleggende på kontoret, for eksempel en god skriver, en stabil internettforbindelse og, viktigst av alt, en facility manager .
Når det gjelder fysiske rom, er den beste måten å forstå hva dine ansatte ønsker og trenger ved å måle belegg . Denne metoden måler og rapporterer måten kontoret ditt brukes på. Analysen kan for eksempel vise deg at det er behov for flere møterom, eller annerledes plasserte skrivebord. På den annen side kan resultatene tyde på at du har mer enn nok av begge fasilitetene, og at du kan spare kostnader ved å gi opp gulvplass.
Hvordan påvirker fjernarbeid produktiviteten?
Det er tydelig at flere og flere jobber eksternt. I følge en McKinsey-studie tar 87 % av de ansatte som får muligheten til å jobbe et annet sted, arbeidsgiveren til det tilbudet. Selv om mange forventer at fjernarbeid påvirker arbeidsproduktiviteten negativt, kan dette ikke være lenger fra sannheten. I følge en Future Forum- studie rapporterer ansatte som har muligheten til å planlegge dagen sin fleksibelt en 29 % høyere produktivitet enn de som ikke gjør det. Effekten av fjernarbeid på produktiviteten ser altså ut til å være positiv!
Hvis du fortsatt ikke er sikker, er det noen måter å måle ansattes produktivitet på selv. Den beste måten å gjøre dette på er selvfølgelig de velkjente nøkkelytelsesindikatorene (KPI'er). De brukes ofte til å måle individuell ytelse, og de kan variere fra person til person. Ved siden av disse KPI-ene kan du bruke Mål og nøkkelresultater (OKR-er). Disse definerer større mål for bedriften og bryter ned disse målene i mindre oppgaver som deretter kan deles over teamet. Kombinert er de den perfekte blandingen for å måle produktivitet på jobben, siden du enkelt kan delegere oppgaver og spore fremdriften.
Selv om du absolutt ikke bør se bort fra kommunikasjon når du sporer produktiviteten med dine ansatte, forstår vi at du kanskje ikke alltid vil holde oversikt over denne fremdriften for hvert prosjekt manuelt. Det kan virke påtrengende, og det vil sannsynligvis også ta mye av tiden din. I disse tilfellene vil du kanskje investere i prosjektstyringsprogramvare. Denne typen programmer lar deg som arbeidsgiver følge med på utviklingen per prosjekt uten å måtte sjekke inn med dine ansatte hele tiden. Sørg for at du finner en prosjektstyringsløsning som passer din bedrift, og vi er sikre på at den snart vil bevise den økte produktiviteten på grunn av fjernarbeid.
Arbeidsproduktivitetstips
Med disse faktorene i bakhodet kan du skape et optimalisert arbeidsmiljø for produktivitet med mindre detaljer. Pass på din egen og dine ansattes atferd, og skap en fordomsfri og tolerant arbeidskultur. Legg til noen pops av riktig farge på kontoret ditt, ventiler luften godt og hold temperaturen på rundt 22 ⁰C for å oppfylle de praktiske kravene.
Men hva kan du gjøre for å øke din egen produktivitet? Her er en liste over produktivitetstips for arbeid som du kan bruke til din egen fordel.
1. Fokuser på én oppgave om gangen
Å bytte mellom oppgaver tar hele tiden mye tid i overgangen, og konsentrasjonen din er også mer konstant hvis du holder deg til den samme oppgaven til den er ferdig.
2. Ta pauser!
Det er kjent for oss alle: å fullføre den ene oppgaven selv om det er lunsjtid, eller kaffen blir kald fordi du glemte å ta deg tid til å drikke den... På tide å ta pauser! En teknikk som har vist seg å være svært effektiv er Pomodoro-teknikken: Arbeid i 25 minutter, og ta deretter en 5-minutters pause. Etter fem av disse intervallene tar du en lengre pause. Selv om det kan virke motintuitivt, har forskning vist at å ta pauser faktisk øker produktiviteten og reduserer sjansene for utbrenthet.
3. To-minutters regelen
Essensen av denne regelen er å fullføre oppgaver som tar mindre enn to minutter tid direkte. Å utsette dem kan føre til at du bruker mye mer tid på å fullføre dem. Disse små oppgavene kan også brukes mellom veksling av to større oppgaver,
4. Begrens avbrudd
Sørg for å sette telefonen og/eller den bærbare datamaskinen på ikke forstyrr, eller installer varsler i henhold til dine preferanser, for å begrense avbrudd. Disse kan ta deg ut av konsentrasjonen og redusere produktiviteten.
