Les horaires de travail flexibles étant la nouvelle norme, il est de plus en plus fréquent que les employés travaillent régulièrement à domicile. Les environnements de travail ont radicalement changé, de même que les méthodes de travail. Face à cette évolution, de nombreux employeurs commencent logiquement à se demander quels sont les effets sur la productivité de leurs employés. Bien que la productivité globale des employés semble augmenter grâce aux formules de travail flexibles, vous pouvez encore faire certaines choses pour optimiser votre environnement de travail. Cet article vous dira tout ce qu'il faut savoir pour améliorer la productivité sur le nouveau lieu de travail.
Quels sont les facteurs qui influencent la productivité des employés ?
Avant de décider comment augmenter la productivité du travail dans un environnement de travail hybride, il est important de connaître les facteurs qui déterminent la motivation et la productivité des employés. Que pouvez-vous faire en tant qu'employeur ou collègue, et comment l'environnement de travail affecte-t-il la productivité ?
Culture d'entreprise
Selon une étude réalisée en 2021, les facteurs les plus puissants pour influencer la productivité des employés sont le conflit, la solidarité, la créativité et la clarté des objectifs.
Dans tous les lieux de travail, en particulier ceux qui sont hybrides, les conflits sont inévitables. Des personnalités, des opinions, des cultures et des expériences différentes s'opposent parfois, ce qui peut entraîner une multitude d'erreurs de communication et de malentendus. Il est toutefois impossible d'éliminer complètement les conflits. Il est donc important de créer un environnement de travail dans lequel les conflits peuvent être résolus de manière respectueuse.
Outre la résolution des conflits, il est également important d'instaurer une culture de la solidarité. Tout le monde ne peut pas être au top de sa forme à tout moment au travail, parce que la vie continue après le travail. Ils peuvent être confrontés au décès d'un proche, à des symptômes d'épuisement professionnel ou simplement ne pas se sentir bien. Les critiquer n'améliorera pas la situation et la solidarité est donc de mise. Cela ne signifie pas que vous ne devez pas faire part de vos inquiétudes sur la situation : le fait de taire ses opinions peut se transformer en ressentiment à l'égard d'une personne, ce qui pourrait mettre en danger l'ensemble de l'équipe. Il est préférable d'avoir une conversation ouverte et honnête avec la personne et d'exprimer vos préoccupations avec compassion.
Contrairement à la croyance populaire, la créativité augmente la productivité. Les deux peuvent sembler totalement opposés, mais la créativité peut en fait améliorer la productivité en encourageant la pensée innovante, en créant un environnement sûr pour expérimenter des idées et en engageant les employés dans la mission de l'entreprise.
Enfin, la productivité peut être améliorée par la clarté des objectifs. Selon une étude réalisée en 2015, la fixation d'objectifs améliorerait les performances des travailleurs de 12 à 15 %. C'est logique, car les employés savent ce que l'on attend d'eux à un moment donné et sont en mesure de répartir les tâches et les responsabilités.
Environnement de travail
Outre la culture d'entreprise, l'environnement physique dans lequel un employé travaille au quotidien a un impact énorme sur sa productivité. Selon une étude réalisée à Harvard en 2021, par exemple, la qualité de l'air dans un bureau peut avoir des effets significatifs sur les fonctions cognitives des employés, telles que la capacité à se concentrer et la productivité. Même la température a des effets sur la productivité de vos employés : Des recherches ont montré qu'une température d'environ 22 ⁰C est optimale pour le travail des employés. L'éclairage naturel, la musique et les bruits de fond de faible intensité, ainsi que les couleurs appropriées, augmentent également la productivité.
Les employés sont plus productifs dans des environnements où ils se sentent heureux et à l'aise, et où ils ont accès aux bonnes installations. Veillez à fournir les éléments de base au bureau, tels qu'une bonne imprimante, une connexion internet stable et, surtout, un gestionnaire des installations.
En ce qui concerne les espaces physiques, la meilleure façon de comprendre les souhaits et les besoins de vos employés est de procéder à une mesure de l'occupation. Cette méthode permet de mesurer et de rendre compte de la manière dont vos bureaux sont utilisés. Les analyses peuvent par exemple montrer qu'il est nécessaire de disposer de plus de salles de réunion ou de placer les bureaux différemment. D'autre part, les résultats peuvent indiquer que vous disposez de suffisamment d'espace dans l'une ou l'autre de ces installations et que vous pouvez réaliser des économies en cédant de l'espace au sol.
Comment le travail à distance affecte-t-il la productivité ?
Il est évident que de plus en plus de personnes travaillent à distance. Selon une étude de McKinsey, 87 % des salariés qui ont la possibilité de travailler ailleurs acceptent l'offre de leur employeur. Bien que de nombreuses personnes s'attendent à ce que le travail à distance ait un impact négatif sur la productivité, ce n'est pas du tout le cas. Selon une étude du Future Forum, les employés qui ont la possibilité d'organiser leur journée de manière flexible font état d'une productivité supérieure de 29 % à celle des employés qui n'ont pas cette possibilité. L'effet du travail à distance sur la productivité semble donc être positif !
Si vous n'êtes pas encore sûr, sachez qu'il existe plusieurs façons de mesurer la productivité des employés. La meilleure façon de le faire est, bien sûr, les fameux indicateurs clés de performance (ICP). Ils sont couramment utilisés pour mesurer les performances individuelles et peuvent varier d'une personne à l'autre. Parallèlement à ces KPI, vous pouvez utiliser des objectifs et des résultats clés (OKR). Ceux-ci définissent des objectifs plus larges pour l'entreprise et les décomposent en tâches plus petites qui peuvent ensuite être réparties entre les membres de l'équipe. Ensemble, ils constituent le mélange parfait pour mesurer la productivité au travail, car vous pouvez facilement déléguer des tâches et en suivre l'évolution.
Bien que vous ne deviez absolument pas négliger la communication en matière de suivi de la productivité avec vos employés, nous comprenons que vous ne souhaitiez peut-être pas toujours suivre manuellement cette progression pour chaque projet. Cela peut sembler intrusif et vous prendra probablement beaucoup de temps. Dans ce cas, vous pouvez investir dans un logiciel de gestion de projet. Ces types de programmes vous permettront, en tant qu'employeur, de suivre l'évolution de chaque projet sans avoir à vérifier constamment auprès de vos employés. Veillez à trouver une solution de gestion de projet adaptée à votre entreprise, et nous sommes certains qu'elle démontrera rapidement l'augmentation de la productivité due au travail à distance.
Conseils de productivité au travail
En gardant ces facteurs à l'esprit, vous pouvez créer un environnement de travail optimisé pour la productivité avec des détails mineurs. Veillez à votre propre comportement et à celui de vos employés, et créez une culture de travail ouverte d'esprit et tolérante. Ajoutez quelques touches de couleur à votre bureau, ventilez bien l'air et maintenez la température autour de 22 ⁰C pour répondre aux exigences pratiques.
Mais que pouvez-vous faire pour augmenter votre propre productivité ? Voici une liste de conseils de productivité pour le travail que vous pouvez utiliser à votre avantage.
1. Se concentrer sur une tâche à la fois
Passer constamment d'une tâche à l'autre prend beaucoup de temps de transition, et votre concentration est également plus constante si vous vous en tenez à la même tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée.
2. Faites des pauses !
Nous connaissons tous ce phénomène : terminer une tâche alors que c'est l'heure du déjeuner, un café qui refroidit parce qu'on a oublié de le boire... Il est temps de faire des pauses ! Une technique qui s'est avérée très efficace est la technique Pomodoro : Travaillez pendant 25 minutes, puis faites une pause de 5 minutes. Après cinq de ces intervalles, vous faites une pause plus longue. Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, des recherches ont montré que le fait de prendre des pauses augmente la productivité et diminue les risques d'épuisement professionnel.
3. La règle des deux minutes
L'essence de cette règle est d'accomplir les tâches qui prennent moins de deux minutes directement. Si vous les remettez à plus tard, vous risquez de passer beaucoup plus de temps à les terminer. Ces petites tâches peuvent également être utilisées entre deux tâches plus importantes,
4. Limiter les interruptions
Veillez à mettre votre téléphone et/ou votre ordinateur portable en mode "ne pas déranger" ou à installer des notifications selon vos préférences, afin de limiter les interruptions. Celles-ci peuvent vous déconcentrer et diminuer votre productivité.
