Da flexible Arbeitszeiten zur neuen Norm geworden sind, wird es für Arbeitnehmer immer beliebter, regelmäßig von zu Hause aus zu arbeiten. Die Arbeitsumgebungen haben sich drastisch verändert, ebenso wie die Arbeitsweisen der Menschen. Angesichts dieser Entwicklung stellen sich viele Arbeitgeber logischerweise die Frage, welche Auswirkungen dies auf die Produktivität ihrer Mitarbeiter hat. Obwohl die Gesamtproduktivität der Arbeitnehmer dank flexibler Arbeitsregelungen zu steigen scheint, gibt es noch einige Dinge, die Sie tun können, um Ihr Arbeitsumfeld weiter zu optimieren. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um die Produktivität am neuen Arbeitsplatz zu verbessern.
Welche Faktoren beeinflussen die Produktivität der Mitarbeiter?
Bevor man entscheidet, wie man die Arbeitsproduktivität in einem hybriden Arbeitsumfeld steigern kann, muss man zunächst wissen, welche Faktoren die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter beeinflussen. Was können Sie als Arbeitgeber oder Kollege tun, und wie wirkt sich das Arbeitsumfeld auf die Produktivität aus?
Unternehmenskultur
Laut einer Studie aus dem Jahr 2021 sind die wichtigsten Faktoren, die die Produktivität der Mitarbeiter beeinflussen, Konflikte, Solidarität, Kreativität und Zielklarheit.
An allen Arbeitsplätzen, vor allem an hybriden, sind Konflikte unvermeidlich. Unterschiedliche Persönlichkeiten, Meinungen, Kulturen und Erfahrungen treffen manchmal aufeinander, was zu einer Vielzahl von Kommunikationsfehlern und Missverständnissen führen kann. Es ist jedoch unmöglich, Konflikte völlig auszuschließen. Deshalb ist es wichtig, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Konflikte respektvoll gelöst werden können.
Neben der Konfliktlösung ist es auch wichtig, eine Kultur der Solidarität zu schaffen. Nicht jeder kann in Bezug auf die Arbeit immer auf der Höhe sein, denn das Leben geht auch nach der Arbeit weiter. Vielleicht sind sie mit dem Tod eines geliebten Menschen konfrontiert, leiden unter Burnout-Symptomen oder fühlen sich einfach nicht wohl. Sie dafür zu kritisieren, wird die Situation nicht verbessern, und deshalb ist Solidarität am Platz. Das bedeutet nicht, dass Sie Ihre Bedenken über die Situation nicht äußern sollten: Wenn Sie Ihre Meinung zurückhalten, kann dies zu Ressentiments gegenüber einer Person führen und das gesamte Team gefährden. Führen Sie lieber ein offenes und ehrliches Gespräch mit der betreffenden Person und äußern Sie Ihre Bedenken mit Mitgefühl.
Entgegen der landläufigen Meinung steigert Kreativität die Produktivität. Das mag wie ein Gegensatz erscheinen, aber Kreativität kann tatsächlich die Produktivität steigern, indem sie innovatives Denken fördert, ein sicheres Umfeld schafft, um mit Ideen zu experimentieren, und die Mitarbeiter in die Mission des Unternehmens einbindet.
Und schließlich kann die Produktivität durch klare Ziele gesteigert werden. Untersuchungen aus dem Jahr 2015 haben ergeben, dass die Festlegung von Zielen die Leistung von Arbeitnehmern um 12 bis 15 % steigern würde. Dies ist sinnvoll, da die Mitarbeiter wissen, was bis zu einem bestimmten Zeitpunkt von ihnen erwartet wird, und in der Lage sind, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten aufzuteilen.
Arbeitsumfeld
Neben der Unternehmenskultur hat auch die physische Umgebung, in der ein Mitarbeiter tagtäglich arbeitet, einen enormen Einfluss auf seine Produktivität. Laut einer Harvard-Studie aus dem Jahr 2021 kann beispielsweise die Luftqualität in einem Büro erhebliche Auswirkungen auf die kognitiven Funktionen der Mitarbeiter haben, etwa auf die Konzentrationsfähigkeit und Produktivität. Auch die Temperatur hat Auswirkungen auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter: Untersuchungen haben gezeigt, dass eine Temperatur von etwa 22 ⁰C für die Mitarbeiter optimal ist. Natürliche Beleuchtung, leise Musik und Hintergrundgeräusche sowie die richtigen Farben steigern ebenfalls die Produktivität.
Mitarbeiter sind am produktivsten in einer Umgebung, in der sie sich wohl fühlen und in der sie Zugang zu den richtigen Einrichtungen haben. Stellen Sie sicher, dass Sie im Büro die grundlegenden Dinge zur Verfügung stellen, z. B. einen guten Drucker, eine stabile Internetverbindung und - ganz wichtig - einen Facility Manager.
Was die physischen Räume betrifft, so ist die beste Methode, um zu verstehen, was Ihre Mitarbeiter wollen und brauchen, die Belegungsmessung. Mit dieser Methode wird die Art und Weise, wie Ihr Büro genutzt wird, gemessen und berichtet. Die Analyse kann Ihnen beispielsweise zeigen, dass Sie mehr Besprechungsräume oder anders platzierte Schreibtische benötigen. Andererseits können die Ergebnisse darauf hindeuten, dass Sie von beiden Einrichtungen mehr als genug haben und dass Sie Kosten sparen können, indem Sie Flächen aufgeben.
Wie wirkt sich die Fernarbeit auf die Produktivität aus?
Es ist offensichtlich, dass immer mehr Menschen aus der Ferne arbeiten. Laut einer McKinsey-Studie nehmen 87 % der Arbeitnehmer, denen die Möglichkeit geboten wird, an einem anderen Ort zu arbeiten, dieses Angebot ihres Arbeitgebers an. Obwohl viele Menschen davon ausgehen, dass sich die Arbeit an einem anderen Ort negativ auf die Arbeitsproduktivität auswirkt, könnte dies nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Laut einer Studie des Zukunftsforums berichten Arbeitnehmer, die die Möglichkeit haben, ihren Tag flexibel zu gestalten, über eine um 29 % höhere Produktivität als diejenigen, die dies nicht tun. Die Auswirkungen der Fernarbeit auf die Produktivität scheinen also positiv zu sein!
Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, gibt es einige Möglichkeiten, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu messen. Am besten eignen sich dafür natürlich die bekannten Key Performance Indicators (KPIs). Sie werden in der Regel zur Messung der individuellen Leistung verwendet und können von Person zu Person variieren. Neben diesen KPIs können Sie auch Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs) verwenden. Diese legen größere Ziele für das Unternehmen fest und unterteilen diese Ziele in kleinere Aufgaben, die dann auf das Team aufgeteilt werden können. Zusammengenommen sind sie die perfekte Mischung, um die Produktivität bei der Arbeit zu messen, da Sie Aufgaben leicht delegieren und deren Fortschritt verfolgen können.
Obwohl Sie die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern bei der Verfolgung der Produktivität auf keinen Fall vernachlässigen sollten, verstehen wir, dass Sie diesen Fortschritt nicht immer manuell für jedes Projekt verfolgen möchten. Das kann als aufdringlich empfunden werden und wird wahrscheinlich auch viel Zeit in Anspruch nehmen. In solchen Fällen sollten Sie in eine Projektmanagementsoftware investieren. Solche Programme ermöglichen es Ihnen als Arbeitgeber, die Entwicklung eines Projekts zu verfolgen, ohne dass Sie sich ständig bei Ihren Mitarbeitern melden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Projektmanagementlösung finden, die zu Ihrem Unternehmen passt, und wir sind sicher, dass es bald die erhöhte Produktivität aufgrund von Fernarbeit beweisen wird.
Tipps zur Arbeitsproduktivität
Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie schon mit kleinen Details ein optimales Arbeitsumfeld für die Produktivität schaffen. Achten Sie auf Ihr eigenes Verhalten und das Ihrer Mitarbeiter und schaffen Sie eine aufgeschlossene und tolerante Arbeitskultur. Fügen Sie Ihrem Büro einige Farbtupfer hinzu, lüften Sie die Luft gut und halten Sie die Temperatur bei etwa 22 ⁰C, um den praktischen Anforderungen gerecht zu werden.
Aber was können Sie tun, um Ihre eigene Produktivität zu steigern? Hier finden Sie eine Liste mit Produktivitätstipps für die Arbeit, die Sie für sich selbst nutzen können.
1. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit
Das ständige Wechseln zwischen den Aufgaben nimmt viel Zeit in Anspruch, und Ihre Konzentration ist auch konstanter, wenn Sie bei einer Aufgabe bleiben, bis sie abgeschlossen ist.
2. Machen Sie Pausen!
Jeder von uns kennt das: die eine Aufgabe zu Ende bringen, obwohl schon Mittagspause ist, oder der Kaffee wird kalt, weil man vergessen hat, ihn zu trinken... Zeit für Pausen! Eine Technik, die sich als sehr effektiv erwiesen hat, ist die Pomodoro-Technik: Arbeiten Sie 25 Minuten, dann machen Sie 5 Minuten Pause. Nach fünf dieser Pausen legen Sie eine längere Pause ein. Auch wenn es kontraintuitiv erscheinen mag, hat die Forschung gezeigt, dass Pausen die Produktivität erhöhen und die Gefahr eines Burnouts verringern.
3. Die Zwei-Minuten-Regel
Das Wesentliche dieser Regel ist, dass Sie Aufgaben, die weniger als zwei Minuten Zeit in Anspruch nehmen, direkt erledigen. Wenn Sie sie aufschieben, müssen Sie viel mehr Zeit aufwenden, um sie zu erledigen. Diese kleinen Aufgaben können auch für den Wechsel zwischen zwei größeren Aufgaben verwendet werden,
4. Unterbrechungen begrenzen
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Telefon und/oder Ihren Laptop auf "Nicht stören" stellen, oder installieren Sie Benachrichtigungen nach Ihren Wünschen, um Unterbrechungen zu vermeiden. Diese können Sie aus Ihrer Konzentration reißen und Ihre Produktivität beeinträchtigen.
