Chez GoBright , nous voyons le Smart Office comme un lieu de travail où les logiciels et le matériel sont combinés pour faciliter le travail au bureau. Et où l'analyse des données est utilisée pour gérer le lieu de travail et étayer les choix stratégiques. Des outils qui vous permettent de rechercher et de réserver facilement votre lieu de travail, d'inviter des visiteurs, de communiquer avec vos employés ou de savoir où se trouve votre collègue préféré.
Pourquoi travailler dans un Smart Office?
Les gens veulent perdre le moins de temps possible à des tâches inutiles et fastidieuses, comme la recherche d'un lieu de travail. Mais lorsqu'ils se rendent au bureau, ils veulent être sûrs de disposer d'un lieu de travail adéquat. Les bureaux intelligents sont créés pour offrir aux employés le meilleur environnement de travail possible. Des bureaux plus économes en énergie, plus sûrs et plus confortables. Les entreprises qui utilisent les technologies intelligentes remarquent que leurs employés se sentent mieux dans leur peau, sont plus productifs et plus engagés.
Les avantages de l'utilisation des solutions Smart Office pour l'employeur sont multiples. Grâce à un logiciel intelligent, des données utiles sur les taux d'occupation et la manière dont le bureau est utilisé par les employés sont recueillies.
Par où commencer ?
Tout changement (important) commence par l'élaboration d'un plan. Assurez-vous que les équipes clés et les employés comprennent l'importance du changement. Vice versa, les intérêts et les conditions des employés doivent également être inclus dans les nouveaux plans. La communication est essentielle avant d'aborder les questions pratiques nécessaires à la mise en place d'un Smart Office. Il est important que le Smart Office contribuent et soutiennent le comportement et les besoins de tous ceux qui travaillent dans le bureau. Dans l'idéal, tout changement conduit à plus de flexibilité, de commodité et d'efficacité. Une fois que les principes ont été définis en interne, vous êtes prêt à concevoir votre Smart Office. Comment le réaliser ? Dans cet article, nous allons vous guider à travers les étapes à suivre et vous présenter les solutions GoBright .
1. Utilisation optimale de l'espace de bureau
Réservation de bureaux
Il est important d'utiliser efficacement votre espace de travail. Un bon moyen d'y parvenir est d'intégrer le logicielRéservation de bureaux . Avec GoBright Réservation de bureaux le bureau devient un espace de travail flexible. Avec les nouveaux modèles de travail tels que le travail hybride, le hot desking et le desk sharing, tous les employés ne seront pas au bureau en même temps. Lorsque les employés souhaitent travailler ou collaborer au bureau, ils peuvent réserver leur bureau sur le portail ou l'application en ligne. La mission de GoBrightest de créer de la disponibilité. Le système GoBright Réservation de bureaux garantit que les employés disposent toujours d'un lieu de travail flexible, personnalisable, sûr et propre. La carte interactive et les fonctionnalités telles que Team Booking et Find My Colleague rendent le travail dans le Smart Office amusant et encore plus facile.
Réservation de salles
Outre la Réservation de bureaux, la Réservation de salles permet également d'optimiser l'utilisation de l'espace au sol. Avec le logicielRéservation de salles , les employés peuvent bénéficier de flexibilité et de contrôle tout en restant connectés les uns aux autres. Le systèmeGoBright Réservation de salles permet aux employés de réserver une salle sur le portail en ligne ou l'application mobile et de filtrer selon des préférences telles que : capacité, équipement AV et Catering & Services. Des réservations ad hoc peuvent également être effectuées avec le panneau GoBright Room Panel situé à l'extérieur de la salle de réunion. Avec lepanneau de contrôle de salle GoBright , les employés peuvent contrôler l'équipement audiovisuel, l'éclairage et même alerter le gestionnaire de l'établissement en cas de problème.
Pourquoi dois-je mesurer le taux d'occupation ?
Room et Réservation de bureaux sont deux outils importants pour connaître le taux d'occupation des bureaux. La mesure de l'occupation réelle est cruciale lorsqu'il s'agit d'économiser des coûts immobiliers, de rendre le bureau plus durable et d'obtenir des informations sur le comportement des employés et d'autres analyses pertinentes. Le bureau sera ainsi en mesure d'innover et de mieux répondre aux besoins des employés et aux objectifs de l'entreprise.
2. Analyser la communication
Deuxièmement, il est important d'évaluer non seulement la façon dont vous utilisez votre espace de travail, mais aussi la façon dont la communication est organisée au sein du bureau. De nos jours, la plupart des organisations comptent un certain nombre de travailleurs à distance ou hybrides. Voici comment vous pouvez faire en sorte que la communication ne devienne pas un défi :
Utiliser des salles de réunion intelligentes
La flexibilité de déterminer où les employés veulent travailler et/ou se rencontrer est très importante de nos jours. Certains employés aiment vraiment travailler au bureau, tandis que d'autres sont plus productifs ailleurs. En utilisant le logiciel Réservation de salles et les outils de conférence, les employés restent connectés. Les employés qui souhaitent travailler ensemble au bureau peuvent facilement réserver un espace approprié sur le portail ou l'application GoBright . Les travailleurs à distance peuvent simplement se joindre en ligne, via Teams ou d'autres outils de vidéoconférence, afin que chaque réunion se déroule sans encombre.
Envisager l'intégration de l'affichage dynamique
On peut imaginer qu'au sein de chaque organisation, de nombreuses informations doivent être partagées. Comment s'assurer que toutes les informations pertinentes parviennent aux bons groupes ? C'est là que l'affichage dynamique entre en jeu. La solution de signalisation numérique de GoBrightest un élément essentiel d'une stratégie de communication moderne. La solution basée sur le cloud peut être utilisée pour des applications générales ainsi que pour des besoins de données spécifiques (tableaux de bord, chiffres de vente, KPI's). Grâce aux écrans d'information, vous pouvez consulter des plans d'étage en direct (cartographie), voir la disponibilité des postes de travail et générer des itinéraires pour vous rendre à votre prochaine réunion(Wayfinding). GoBright Digital Signage rend l'information accessible à tous.
Accueil des visiteurs
Qu'en est-il de l'espace d'accueil ? Ici aussi, vous pouvez utiliser les solutions Smart Office et optimiser la communication. L'accueil des visiteurs extérieurs est tout aussi important que l'expérience des employés dans l'espace de réception du Smart Office l'accueil des visiteurs externes est tout aussi important que l'expérience des employés. GoBright Visitor Registration est une solution numérique, intuitive et prête à l'emploi pour l'enregistrement des visiteurs. Plus de paperasserie inutile et compliquée à la réception, les visiteurs peuvent s'enregistrer eux-mêmes. Les employés sont informés de l'arrivée de leur visiteur.
Avec GoBright , vous utilisez plusieurs solutions au sein d'une même plateforme. Ainsi, si vous organisez une réunion avec GoBright Réservation de salles, vous pouvez inviter et pré-enregistrer vos visiteurs dans le même outil.
3. Dispositifs, logiciels et matériel IdO
L'environnement de bureau devient encore plus intelligent avec la bonne combinaison de matériel et de logiciel.
Pourquoi utiliser des capteurs dans le Smart Office?
L'utilisation de capteurs rend les données précises, fiables et mesurables. Il s'agit d'un aspect important du Smart Office. Les capteurs enregistrent chaque occupation de bureau ou de salle et la rendent visible sur le portail GoBright . Même si le lieu de travail est utilisé sans réservation. Par ailleurs, si vous quittez votre poste de travail plus tôt, sans l'avoir quitté, le capteur détectera qu'il n'y a pas de mouvement et le bureau sera à nouveau libéré pour d'autres collègues. Les capteurs mesurent l'occupation avec une certitude de 100 %.
Grâce à ces mesures, vous pouvez faire des prévisions basées sur des faits pour optimiser ou réaménager votre lieu de travail. Notre logiciel et nos applications fournissent ces informations importantes sur le portail en ligne GoBright . Vérifiez combien de bureaux et de salles sont réservés, obtenez des informations en temps réel sur les taux d'occupation grâce aux capteurs de bureau et aux capteurs de salle, ainsi que sur les enregistrements via GoBright Connect et Interact.
Quoi d'autre ?
Outre les capteurs, d'autres types de matériel contribuent à l'expérience et à l'efficacité du Smart Office. Avec le GoBright Connect, les employés peuvent s'enregistrer à leur bureau et en sortir à l'aide d'une carte NFC/RFID ou d'une application mobile. Ils peuvent également enregistrer à l'avance leurs préférences d'assise et la hauteur à laquelle ils se tiennent debout. Des diodes électroluminescentes indiquent l'état d'occupation. GoBright Glow contribue également à indiquer l'état d'occupation du bureau. GoBright Glow peut être fixé à votre moniteur ou à votre cloison de séparation, ce qui permet d'obtenir un aperçu visuel clair de l'état d'occupation du Smart Office.
4. Analyse et vision
Le changement a été annoncé en interne, les employés clés ont été informés et leurs intérêts ont été pris en compte -> Check.
Le bureau est équipé des outils GoBright -> Check.
Alors, comment comprendre nos solutions ? Et comment faire en sorte que les données travaillent pour vous ?
GoBright Workplace Analytics collecte toutes les données pertinentes et les affiche sur le tableau de bord GoBright . De cette manière, vous pouvez facilement avoir un aperçu du taux d'occupation, du comportement et des préférences des employés. De nos jours, les données sont un élément essentiel de la stratégie Smart Office . L'analyse des données vous permet de faire de meilleurs choix en matière d'aménagement, de fonctionnalité et de stratégie des bureaux. En comprenant et en mettant en œuvre ces informations, vous pouvez créer de nouvelles méthodes de travail. Les données sont la clé de l'innovation dans l'environnement Smart Office .
Nous avons lancé une API permettant d'extraire des données d'analyse de la plateforme GoBright . Vous pouvez ainsi combiner les données GoBright avec d'autres données dans votre outil d'analyse préféré, afin d'effectuer des analyses plus approfondies et de disposer d'un tableau de bord complet. Vous pouvez par exemple obtenir des informations sur les données historiques ou fournir plus d'informations sur l'occupation en temps réel.
Toutes les données sont collectées et stockées en toute sécurité. Nous considérons la protection des données comme une affaire très sérieuse. C'est pourquoi GoBright est certifié ISO 9001 et ISO 27001.
