Noi di GoBright vediamo il Smart Office è un luogo di lavoro in cui software e hardware si combinano per facilitare il lavoro in ufficio. E dove l'analisi dei dati viene utilizzata per gestire il luogo di lavoro e per sostenere le scelte strategiche. Strumenti con cui è possibile cercare e prenotare facilmente il proprio posto di lavoro, invitare visitatori, comunicare con i propri dipendenti o scoprire dove si trova il collega preferito.
Perché lavorare in uno Smart Office?
Le persone vogliono perdere meno tempo possibile in attività inutili come la ricerca di un posto di lavoro. Ma quando si recano in ufficio, vogliono essere sicuri di avere un posto di lavoro adeguato. Gli Smart Office sono stati creati per offrire ai dipendenti il miglior ambiente di lavoro. Uffici più efficienti dal punto di vista energetico, più sicuri e più confortevoli. Le aziende che utilizzano le Smart Technologies notano che i loro dipendenti si sentono meglio, sono più produttivi e più impegnati.
I vantaggi dell'utilizzo delle soluzioni Smart Office per il datore di lavoro sono molteplici. Grazie a un software intelligente, vengono raccolti dati utili sui tassi di occupazione e sul modo in cui l'ufficio viene utilizzato dai dipendenti.
Da dove cominciare?
Ogni (grande) cambiamento inizia con la creazione di un piano. Assicuratevi che i team e i dipendenti chiave comprendano l'importanza del cambiamento. Viceversa, anche gli interessi e le condizioni dei dipendenti devono essere inclusi nei nuovi piani. La comunicazione è fondamentale prima di affrontare le questioni pratiche necessarie per la creazione di uno Smart Office. È importante che Smart Office è importante che le tecnologie Smart Office contribuiscano e supportino il comportamento e le esigenze di tutti coloro che lavorano in ufficio. Nella situazione ideale, ogni cambiamento porta a una maggiore flessibilità, comodità ed efficienza. Una volta che i principi sono stati tracciati internamente, siete pronti a progettare il vostro Smart Office. Come possiamo realizzarlo? In questo articolo vi illustreremo alcuni passi da compiere e vi presenteremo le soluzioni GoBright .
1. Uso ottimale dello spazio per uffici
Prenotazione delle scrivanie
È importante sfruttare in modo efficiente lo spazio a disposizione. Un buon modo per iniziare a farlo è integrare il software Desk Booking. Con GoBright Desk Booking, l'ufficio diventa uno spazio di lavoro flessibile. Con i nuovi modelli di lavoro, come l'Hybrid Working, l'hot desking e la condivisione delle scrivanie, non tutti i dipendenti si trovano in ufficio nello stesso momento. Quando i dipendenti vogliono lavorare o collaborare in ufficio, possono prenotare la loro scrivania nel portale online o nell'app. La missione di GoBrightè creare disponibilità. Il sistema di prenotazione delle scrivanie GoBright assicura che i dipendenti abbiano sempre a disposizione un posto di lavoro flessibile, personalizzabile, sicuro e pulito. La mappa interattiva e funzioni come Team Booking e Find My Colleague rendono divertente e ancora più facile lavorare nello Smart Office.
Prenotazione sale riunioni
Oltre al Desk Booking, sale riunioni Booking garantisce anche un utilizzo ottimale degli spazi. Con il softwaresale riunioni Booking, i dipendenti possono avere flessibilità e controllo pur rimanendo connessi tra loro. Il sistema di prenotazionesale riunioni GoBright consente ai dipendenti di prenotare una sale riunioni nel portale online o nell'app mobile e di filtrare in base a preferenze quali: capienza, attrezzature AV e Catering & Services. Le prenotazioni ad hoc possono essere effettuate anche con il pannello GoBright sale riunioni situato al di fuori delle sale riunioni. Con ilpannello di controllo GoBright sale riunioni , i dipendenti possono controllare le apparecchiature AV, l'illuminazione e persino avvisare il Facility Manager in caso di problemi.
Perché dovrei misurare l'occupazione?
sale riunioni e Desk Booking sono entrambi strumenti importanti per conoscere il tasso di occupazione dell'ufficio. Misurare l'occupazione effettiva è fondamentale quando si tratta di risparmiare sui costi immobiliari, rendere l'ufficio più sostenibile e ottenere una visione del comportamento dei dipendenti e altre analisi rilevanti. Di conseguenza, l'ufficio sarà in grado di innovare e rappresentare meglio le esigenze dei dipendenti e gli obiettivi aziendali.
2. Analizzare la comunicazione
In secondo luogo, è importante non solo valutare come si utilizza lo spazio dell'ufficio, ma anche come viene organizzata la comunicazione all'interno dell'ufficio. Nella maggior parte delle organizzazioni di oggi, ci sono molti lavoratori remoti o ibridi. Ecco come garantire che la comunicazione non diventi una sfida:
Utilizzo di sale riunioni intelligenti
La flessibilità di stabilire dove i dipendenti vogliono lavorare e/o incontrarsi è molto importante al giorno d'oggi. Ad alcuni dipendenti piace molto lavorare in ufficio, mentre altri potrebbero essere più produttivi altrove. Utilizzando il software sale riunioni Booking e gli strumenti per le conferenze, i dipendenti rimangono in contatto. I dipendenti che vogliono lavorare insieme in ufficio possono facilmente prenotare uno spazio adatto nel portale o nell'app GoBright . I lavoratori remoti possono semplicemente partecipare online, tramite Teams o altri strumenti di videoconferenza, in modo che ogni riunione si svolga senza problemi.
Considerate la possibilità di incorporare il Digital Signage
Possiamo immaginare che all'interno di ogni organizzazione ci siano molte informazioni da condividere. Come si può garantire che tutte le informazioni rilevanti arrivino ai gruppi giusti? È qui che entra in gioco il digital signage. La soluzione di Digital Signage di GoBrightè una parte essenziale di una moderna strategia di comunicazione. La soluzione basata su cloud può essere utilizzata sia per applicazioni generali che per esigenze specifiche di dati (dashboard, dati di vendita, KPI). Attraverso le schermate informative, è possibile visualizzare le planimetrie in tempo reale (mappatura), vedere la disponibilità dei posti di lavoro e generare percorsi per la prossima riunione(Wayfinding). GoBright Digital Signage rende le informazioni accessibili a tutti.
Accogliere i visitatori
E l'area della reception? Anche in questo caso è possibile lavorare con le soluzioni Smart Office e ottimizzare la comunicazione. L'accoglienza dei visitatori esterni è importante tanto quanto l'esperienza dei dipendenti nello Smart Office Smart Office. GoBright Visitor Registration è una soluzione digitale, intuitiva e plug & play per la registrazione dei visitatori. Non ci sono più documenti inutili e complicati alla reception, i visitatori possono effettuare il check-in e il check-out da soli. I dipendenti vengono avvisati dell'arrivo dei visitatori.
Con GoBright si utilizzano più soluzioni all'interno della stessa piattaforma. Quindi, se state pianificando una riunione con lasale riunioni Booking GoBright , potete invitare e pre-registrare i vostri visitatori all'interno dello stesso strumento.
3. Dispositivi IoT, software e hardware
L'ambiente d'ufficio diventa ancora più smart e intelligente con la giusta combinazione di hardware e software.
Perché utilizzare i sensori nello Smart Office?
L'uso di sensori rende i dati precisi, affidabili e misurabili. Questo è un aspetto importante dello Smart Office. I sensori registrano l'occupazione di ogni scrivania o sale riunioni e la rendono visibile nel portale GoBright . Anche se il posto di lavoro viene utilizzato senza prenotazione. D'altra parte, quando si lascia la postazione di lavoro prima, senza fare il check-out, il sensore rileverà che non c'è alcun movimento e la scrivania si libererà nuovamente per altri colleghi. I sensori misurano l'occupazione con una certezza del 100%.
Grazie a queste misurazioni è possibile fare previsioni basate sui fatti per ottimizzare o riprogettare il luogo di lavoro. Il nostro software e le nostre applicazioni forniscono queste importanti informazioni all'interno del portale online GoBright . Verificate il numero di scrivanie e di stanze prenotate, ottenete informazioni in tempo reale sui tassi di occupazione con i sensori per scrivanie e i sensori per sale riunioni e i check-in tramite GoBright Connect e Interact.
Che altro?
Oltre ai sensori, ci sono altri tipi di hardware che contribuiscono all'esperienza e all'efficienza dello Smart Office. Con GoBright Connect i dipendenti possono effettuare il check-in e il check-out alla propria scrivania utilizzando una scheda NFC/RFID o un'app mobile. Possono anche salvare in anticipo le loro preferenze di seduta e l'altezza in piedi. I colori a led indicano lo stato di occupazione. Anche GoBright Glow contribuisce a indicare lo stato di occupazione della scrivania. GoBright Glow può essere attaccato al monitor o alla parete divisoria, fornendo una panoramica visiva chiara dello stato di occupazione dello Smart Office.
4. Analisi e approfondimenti
Il cambiamento è stato annunciato internamente, i dipendenti chiave sono stati informati e gli interessi sono stati presi in considerazione -> Verifica.
L'ufficio è dotato degli strumenti GoBright -> Verifica.
Come si fa a conoscere le nostre soluzioni? E come potete far lavorare i dati per voi?
GoBright Workplace Analytics raccoglie tutti i dati rilevanti e li visualizza sulla dashboard di GoBright . In questo modo, è possibile ottenere facilmente informazioni sul tasso di occupazione, sul comportamento e sulle preferenze dei dipendenti. Oggi i dati sono una parte essenziale della strategia Smart Office . La comprensione dei dati garantisce la possibilità di fare scelte migliori per quanto riguarda la progettazione, la funzionalità e la strategia dell'ufficio. Comprendendo e implementando queste intuizioni è possibile creare nuovi modi di lavorare. I dati sono la chiave dell'innovazione nell'ambiente Smart Office .
Abbiamo lanciato un'API adatta a estrarre i dati di analisi dalla piattaforma GoBright . In questo modo è possibile combinare i dati di GoBright con altri dati all'interno dello strumento di analisi preferito, per effettuare analisi più approfondite e disporre di un cruscotto completo. È possibile, ad esempio, ottenere approfondimenti sui dati storici o fornire maggiori informazioni sull'occupazione in tempo reale.
Tutti i dati vengono raccolti e conservati in modo sicuro. Consideriamo la protezione dei dati una questione molto seria. Per questo motivo, GoBright è certificata ISO 9001 e ISO 27001.
