Auf GoBright sehen wir den Smart Office als einen Arbeitsplatz, an dem Software und Hardware kombiniert werden, um die Arbeit im Büro zu erleichtern. Und wo Datenanalysen zur Verwaltung des Arbeitsplatzes und zur Untermauerung strategischer Entscheidungen genutzt werden. Tools, mit denen Sie Ihren Arbeitsplatz einfach suchen und buchen, Besucher einladen, mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren oder herausfinden können, wo sich Ihr Lieblingskollege befindet.
Warum in einer Smart Office arbeiten?
Die Menschen wollen so wenig Zeit wie möglich mit unnötigen, zeitraubenden Dingen wie der Suche nach einem Arbeitsplatz verschwenden. Aber wenn sie ins Büro gehen, wollen sie sicher sein, dass sie einen geeigneten Arbeitsplatz haben. Smart Offices wurden geschaffen, um den Mitarbeitern die beste Arbeitsumgebung zu bieten. Büros, die energieeffizienter, sicherer und komfortabler sind. Unternehmen, die intelligente Technologien einsetzen, stellen fest, dass sich ihre Mitarbeiter wohler fühlen, produktiver sind und sich mehr engagieren.
Die Vorteile des Einsatzes von Smart Office Lösungen für den Arbeitgeber sind vielfältig. Dank der intelligenten Software werden nützliche Daten über die Auslastung und die Art und Weise, wie das Büro von den Mitarbeitern genutzt wird, gesammelt.
Wo soll man anfangen?
Jede (große) Veränderung beginnt mit der Erstellung eines Plans. Stellen Sie sicher, dass wichtige Teams und Mitarbeiter die Bedeutung der Veränderung verstehen. Umgekehrt müssen auch die Interessen und Bedingungen der Mitarbeiter in die neuen Pläne einbezogen werden. Kommunikation ist der Schlüssel, bevor man sich mit den praktischen Dingen befasst, die für die Einrichtung einer Smart Office erforderlich sind. Es ist wichtig, dass Smart Office Technologien das Verhalten und die Bedürfnisse aller Mitarbeiter im Büro unterstützen. Im Idealfall führt jede Veränderung zu mehr Flexibilität, Bequemlichkeit und Effizienz. Sobald die Grundsätze intern abgesteckt sind, können Sie Ihr Smart Office entwerfen. Wie können wir das realisieren? In diesem Artikel werden wir Sie durch einige Schritte führen und Ihnen die Lösungen von GoBright vorstellen.
1. Optimale Nutzung der Bürofläche
Arbeitsplatzbuchung
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Räumlichkeiten effizient nutzen. Eine gute Möglichkeit, damit zu beginnen, ist die Integration der Desk Booking Software. Mit GoBright Desk Booking wird das Büro zu einem flexiblen Arbeitsraum. Mit neuen Arbeitsmodellen wie Hybrid Working, Hot Desking und Desk Sharing sind nicht mehr alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit im Büro. Wenn Mitarbeiter im Büro arbeiten oder zusammenarbeiten wollen, können sie ihren Schreibtisch über ein Online-Portal oder eine App buchen. GoBrightDie Aufgabe von Desk Booking ist es, Verfügbarkeit zu schaffen. Das GoBright Desk Booking System sorgt dafür, dass den Mitarbeitern immer ein flexibler, individuell anpassbarer, sicherer und sauberer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die interaktive Karte und Funktionen wie Team Booking und Find My Colleague machen die Arbeit im Smart Office noch einfacher und angenehmer.
Raumbuchung
Neben Desk Booking sorgt auch Room Booking dafür, dass Sie Ihre Räumlichkeiten optimal nutzen können. Mit der Room Booking Software können Mitarbeiter flexibel und kontrolliert arbeiten und gleichzeitig miteinander in Verbindung bleiben. Das GoBright Room Booking System ermöglicht es Mitarbeitern, einen Raum im Online-Portal oder in der mobilen App zu buchen und nach Präferenzen zu filtern, wie z.B.: Kapazität, AV-Ausstattung und Catering & Services. Ad-hoc-Buchungen können auch über das GoBright Room Panel vorgenommen werden, das sich außerhalb des Besprechungsraums befindet. Mit dem GoBright Room Control Panel können die Mitarbeiter die AV-Ausstattung und die Beleuchtung steuern und sogar den Facility Manager alarmieren, wenn Probleme auftreten.
Warum sollte ich die Auslastung messen?
Raum- und Schreibtischbuchungen sind beides wichtige Instrumente, um einen Einblick in die Belegungsrate im Büro zu erhalten. Die Messung der tatsächlichen Belegung ist entscheidend, wenn es darum geht, Immobilienkosten zu sparen, das Büro nachhaltiger zu gestalten und Einblicke in das Mitarbeiterverhalten und andere relevante Analysen zu erhalten. Auf diese Weise kann das Büro innovativ sein und die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Unternehmensziele noch besser vertreten.
2. Analyse der Kommunikation
Zweitens ist es wichtig, nicht nur zu prüfen, wie Sie Ihren Büroraum nutzen, sondern auch, wie die Kommunikation im Büro organisiert ist. In den meisten Unternehmen gibt es heutzutage eine ganze Reihe von Mitarbeitern, die an verschiedenen Orten arbeiten. Hier erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass die Kommunikation nicht zu einer Herausforderung wird:
Nutzung intelligenter Sitzungsräume
Heutzutage ist es sehr wichtig, dass die Mitarbeiter flexibel entscheiden können, wo sie arbeiten und/oder sich treffen wollen. Einige Mitarbeiter arbeiten gerne im Büro, während andere vielleicht anderswo produktiver sind. Durch den Einsatz von Raumbuchungssoftware und Konferenztools bleiben die Mitarbeiter miteinander verbunden. Mitarbeiter, die im Büro zusammenarbeiten möchten, können über das Portal oder die App GoBright ganz einfach einen geeigneten Raum buchen. Remote-Mitarbeiter können einfach online über Teams oder andere Videokonferenz-Tools teilnehmen, so dass jede Besprechung reibungslos verläuft.
Erwägen Sie die Einbeziehung von Digital Signage
Wir können uns vorstellen, dass es in jeder Organisation eine Menge Informationen gibt, die ausgetauscht werden müssen. Wie können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Informationen bei den richtigen Gruppen landen? Genau hier digital signage ins Spiel. GoBrightDie Lösung vonDigital Signage ist ein wesentlicher Bestandteil einer modernen Kommunikationsstrategie. Die cloudbasierte Lösung kann sowohl für allgemeine Anwendungen als auch für spezifische Datenanforderungen (Dashboards, Verkaufszahlen, KPIs) genutzt werden. Über die Informationsbildschirme können Sie Live-Grundrisse anzeigen (Mapping), die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen einsehen und Routen zu Ihrem nächsten Meeting generieren(Wayfinding). GoBright Digital Signage macht Informationen für alle zugänglich.
Begrüßung der Besucher
Was ist mit dem Empfangsbereich? Auch hier können Sie mit Smart Office Lösungen arbeiten und die Kommunikation optimieren. Die Begrüßung externer Besucher ist ebenso wichtig wie die Erfahrung der Mitarbeiter in der Smart Office Umgebung. GoBright Visitor Registration ist eine digitale, intuitive, Plug & Play-basierte Lösung für die Besucherregistrierung. Kein unnötiger und komplizierter Papierkram mehr am Empfang, Besucher können selbst ein- und auschecken. Die Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn ihr Besucher eingetroffen ist.
Mit GoBright nutzen Sie mehrere Lösungen innerhalb derselben Plattform. Wenn Sie also ein Meeting mit GoBright Room Booking planen, können Sie Ihre Besucher mit demselben Tool einladen und vorregistrieren.
3. IoT-Geräte, Software und Hardware
Mit der richtigen Kombination aus Hardware und Software wird die Büroumgebung noch intelligenter.
Warum sollte ich Sensoren auf der Smart Office verwenden?
Durch den Einsatz von Sensoren werden die Daten genau, zuverlässig und messbar. Dies ist ein wichtiger Aspekt des Smart Office. Sensoren registrieren jede Tisch- oder Raumbelegung und machen diese im GoBright Portal sichtbar. Auch wenn der Arbeitsplatz ohne Buchung genutzt wird. Verlässt man hingegen seinen Arbeitsplatz früher, ohne sich abzumelden, erkennt der Sensor, dass keine Bewegung stattfindet und der Schreibtisch wird wieder für andere Kollegen frei. Sensoren messen die Belegung mit 100%iger Sicherheit.
Mit diesen Messungen können Sie faktenbasierte Vorhersagen zur Optimierung oder Neugestaltung Ihres Arbeitsplatzes treffen. Unsere Software und Anwendungen liefern diese wichtigen Erkenntnisse innerhalb des GoBright Online-Portals. Überprüfen Sie, wie viele Schreibtische und Räume gebucht sind, erhalten Sie Echtzeiteinblicke in die Belegungsraten mit Schreibtischsensoren und Raumsensoren und Check-ins über GoBright Connect und Interact.
Was noch?
Neben den Sensoren gibt es noch weitere Hardware, die zum Erlebnis und zur Effizienz von Smart Office beitragen. Mit GoBright Connect können Mitarbeiter an ihrem Schreibtisch mit einer NFC/RFID-Karte oder einer mobilen App ein- und auschecken. Sie können auch ihre Sitzpräferenzen und Stehhöhe im Voraus speichern. Leuchtfarben zeigen den Belegungsstatus an. GoBright Glow trägt ebenfalls zur Anzeige des Belegungsstatus des Schreibtischs bei. GoBright Glow kann an Ihrem Monitor oder Ihrer Trennwand angebracht werden und bietet einen klaren Überblick über den Belegungsstatus des Smart Office.
4. Analytik und Einblicke
Die Änderung wurde intern angekündigt, die wichtigsten Mitarbeiter wurden informiert und die Interessen werden berücksichtigt -> Check.
Das Büro ist mit den Tools von GoBright ausgestattet -> Check.
Wie können Sie also Einblick in unsere Lösungen erhalten? Und wie können Sie die Daten für sich arbeiten lassen?
GoBright Workplace Analytics sammelt alle relevanten Daten und zeigt sie auf dem Dashboard GoBright an. Auf diese Weise können Sie auf einfache Weise Einblicke in die Auslastung, das Verhalten und die Vorlieben der Mitarbeiter gewinnen. Heutzutage sind Daten ein wesentlicher Bestandteil der Strategie von Smart Office . Der Einblick in die Daten stellt sicher, dass Sie in der Lage sind, bessere Entscheidungen zu treffen, wenn es um Bürogestaltung, Funktionalität und Strategie geht. Wenn Sie diese Erkenntnisse verstehen und umsetzen, können Sie neue Arbeitsweisen schaffen. Daten sind der Schlüssel zur Innovation im Umfeld von Smart Office .
Wir haben eine API eingeführt , mit der Analysedaten aus der Plattform GoBright extrahiert werden können. Auf diese Weise können Sie die Daten von GoBright mit anderen Daten in Ihrem bevorzugten Analysetool kombinieren, um tiefer gehende Analysen durchzuführen und ein vollständiges Dashboard zu erhalten. So können Sie beispielsweise Einblicke in historische Daten gewinnen oder mehr Informationen über die Belegung in Echtzeit bereitstellen.
Alle Daten werden auf sichere Weise erfasst und gespeichert. Wir nehmen den Schutz der Daten sehr ernst. Aus diesem Grund ist GoBright nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert.
