Hvordan oppretter du en Smart Office med GoBright?

Hvorfor jobbe i en Smart Office?

Folk ønsker å kaste bort så lite tid som mulig på unødvendige tidkrevende ting som å lete etter en arbeidsplass. Men når de først er på kontoret, vil de være sikre på at de har et egnet sted å jobbe. Smart Offices er skapt for å tilby de ansatte det beste arbeidsmiljøet. Kontorer som er mer energieffektive, sikrere og mer komfortable. Bedrifter som bruker smarte teknologier, merker at de ansatte føler seg bedre, er mer produktive og mer engasjerte.

Fordelene med å bruke Smart Office løsninger for arbeidsgiveren er mange. Takket være smart programvare kan man samle inn nyttige data om beleggsprosent og hvordan kontoret brukes av de ansatte.

Hvor skal jeg begynne?

Alle (store) endringer starter med å lage en plan. Sørg for at nøkkelteam og medarbeidere forstår viktigheten av endringen. Omvendt må også de ansattes interesser og vilkår inkluderes i de nye planene. Kommunikasjon er nøkkelen før man ser på de praktiske tingene som må til for å sette opp en Smart Office. Det er viktig at Smart Office teknologien bidrar til og støtter atferden og behovene til alle som jobber på kontoret. I den ideelle situasjonen fører enhver endring til mer fleksibilitet, bekvemmelighet og effektivitet. Når prinsippene er kartlagt internt, er du klar til å utforme Smart Office. Hvordan kan vi realisere dette? I denne artikkelen går vi gjennom noen trinn og presenterer løsningene på GoBright .

1. Optimal utnyttelse av kontorlokaler

Desk Booking

Det er viktig å utnytte gulvarealet effektivt. En god måte å begynne å gjøre dette på er å integrere Desk Booking-programvare. Med GoBright Desk Booking blir kontoret et fleksibelt arbeidsområde. Med nye arbeidsmodeller som Hybrid Working, hot desking og skrivebordsdeling vil ikke alle ansatte være på kontoret samtidig. Når de ansatte ønsker å jobbe eller samarbeide på kontoret, kan de booke skrivebordet sitt i en nettportal eller app. GoBrightFormålet med Desk Booking er å skape tilgjengelighet. GoBright Desk Booking-systemet sørger for at medarbeiderne alltid har en fleksibel, tilpasningsdyktig, trygg og ren arbeidsplass tilgjengelig. Det interaktive kartet og funksjoner som Team Booking og Find My Colleague gjør det morsomt og enda enklere å jobbe på Smart Office.

Bestilling av rom

I tillegg til Desk Booking sørger Room Booking også for at du kan bruke gulvplassen optimalt. Med Room Booking-programvaren kan de ansatte få fleksibilitet og kontroll, samtidig som de holder kontakten med hverandre. Med GoBright Room Booking-systemet kan de ansatte bestille rom i nettportalen eller mobilappen og filtrere i henhold til preferanser som kapasitet, AV-utstyr og catering og tjenester. Ad-hoc-bestillinger kan også gjøres via GoBright Room Panel, som er plassert utenfor møterommet. Med GoBright Room Control-panelet kan de ansatte kontrollere AV-utstyr og belysning, og til og med varsle Facility Manager når det oppstår problemer.

Hvorfor skal jeg måle belegget?

Rom- og skrivebordsbooking er begge viktige verktøy for å få innsikt i beleggsprosenten på kontoret. Å måle det faktiske belegget er avgjørende når det gjelder å spare eiendomskostnader, gjøre kontoret mer bærekraftig og få innsikt i de ansattes atferd og andre relevante analyser. På den måten vil kontoret kunne innovere og representere de ansattes behov og bedriftens mål på en enda bedre måte.

2. Analyse av kommunikasjon

For det andre er det viktig å ikke bare vurdere hvordan dere bruker kontorlokalene, men også hvordan kommunikasjonen er organisert på tvers av kontoret. I de fleste organisasjoner er det i dag en god del fjernarbeidere eller hybridarbeidere. Slik kan du sørge for at kommunikasjonen ikke blir en utfordring:

Bruk av intelligente møterom

Fleksibiliteten til å bestemme hvor de ansatte ønsker å jobbe og/eller møtes, er svært viktig i dag. Noen ansatte liker å jobbe på kontoret, mens andre kanskje er mer produktive et annet sted. Ved å bruke rombookingsprogramvare og konferanseverktøy kan de ansatte holde kontakten. Ansatte som ønsker å jobbe sammen på kontoret, kan enkelt bestille et passende rom i portalen eller appen GoBright . Fjernarbeidere kan enkelt delta på nettet, via Teams eller andre videokonferanseverktøy, slik at alle møter går som smurt.

Vurder å innlemme digital skilting

Vi kan tenke oss at det er mye informasjon som må deles i enhver organisasjon. Hvordan kan du sikre at all relevant informasjon havner hos de riktige gruppene? Det er her digital skilting kommer inn i bildet. GoBrightDigital Signage-løsningen er en viktig del av en moderne kommunikasjonsstrategi. Den skybaserte løsningen kan brukes til både generelle applikasjoner og spesifikke datakrav (dashbord, salgstall, KPI-er). Via informasjonsskjermene kan du se plantegninger i sanntid (mapping), se tilgjengeligheten til arbeidsplasser og generere ruter til neste møte(Wayfinding). GoBright Digital Signage gjør informasjon tilgjengelig for alle.

Ønsker besøkende velkommen

Hva med resepsjonsområdet? Også her kan du jobbe med Smart Office løsninger og optimalisere kommunikasjonen. Å ønske eksterne besøkende velkommen er like viktig som de ansattes opplevelse av Smart Office miljøet. GoBright Visitor Registration er en digital, intuitiv, plug & play-basert løsning for besøksregistrering. Nå slipper du unødvendig og komplisert papirarbeid i resepsjonen, og besøkende kan sjekke inn og ut selv. De ansatte får beskjed når den besøkende har ankommet.

Med GoBright bruker du flere løsninger innenfor samme plattform. Så planlegger du et møte med GoBright Room Booking, kan du invitere og forhåndsregistrere dine besøkende i samme verktøy.

3. IoT-enheter, programvare og maskinvare

Kontormiljøet blir enda smartere og mer intelligent med den rette kombinasjonen av maskinvare og programvare.

Hvorfor skal jeg bruke sensorer i Smart Office?

Bruken av sensorer gjør dataene nøyaktige, pålitelige og målbare. Dette er et viktig aspekt ved Smart Office. Sensorene registrerer hver eneste arbeidsplass eller hvert eneste rom som er opptatt, og gjør dette synlig i GoBright Portal. Selv om arbeidsplassen brukes uten at det er bestilt. Hvis du derimot forlater arbeidsplassen tidligere, uten å sjekke ut, vil sensoren registrere at det ikke skjer noen bevegelse, og skrivebordet vil bli frigjort igjen for andre kolleger. Sensorer måler belegget med 100 % sikkerhet.

Med disse målingene kan du lage faktabaserte prognoser for å optimalisere eller redesigne arbeidsplassen din. Programvaren og applikasjonene våre gir denne viktige innsikten i nettportalen GoBright . Sjekk hvor mange skrivebord og rom som er booket, få sanntidsinnsikt i beleggsprosenten med skrivebordssensorer og romsensorer, og sjekk inn via GoBright Connect and Interact.

Hva mer?

I tillegg til sensorer finnes det andre typer maskinvare som bidrar til opplevelsen og effektiviteten på Smart Office. Med GoBright Connect kan de ansatte sjekke inn og ut ved skrivebordet ved hjelp av et NFC/RFID-kort eller en mobilapp. De kan også forhåndslagre sine sittepreferanser og ståhøyde. Led-farger indikerer belegningsstatus. GoBright Glow bidrar også til å indikere skrivebordets belegningsstatus. GoBright Glow kan festes til skjermen eller skilleveggen og gir en visuelt tydelig oversikt over belegget på Smart Office.

4. Analyse og innsikt

Endringen er kunngjort internt, nøkkelmedarbeidere er informert og det er tatt hensyn til deres interesser -> Sjekk.
Kontoret er utstyrt med GoBright -verktøy -> Sjekk.

Så hvordan får du innsikt i løsningene våre? Og hvordan kan du få dataene til å fungere for deg?

GoBright Workplace Analytics samler inn alle relevante data og viser dem på dashbordet på GoBright . På denne måten kan du enkelt få innsikt i beleggsprosent, atferd og preferanser blant de ansatte. I dag er data en viktig del av Smart Office -strategien. Innsikt i data sikrer at du kan ta bedre valg når det gjelder kontordesign, funksjonalitet og strategi. Ved å forstå og implementere denne innsikten kan du skape nye måter å jobbe på. Data er nøkkelen til innovasjon i Smart Office -miljøet.

Vi har lansert et API som er egnet til å hente ut analysedata fra GoBright Platform. På denne måten kan du kombinere GoBright -dataene med andre data i ditt foretrukne analyseverktøy, slik at du kan gjøre mer dyptgående analyser og få et komplett dashbord. Du kan for eksempel få innsikt i historiske data eller gi mer informasjon om belegg i sanntid.

Alle data samles inn og lagres på en sikker måte. Vi ser svært alvorlig på beskyttelse av data. Derfor er GoBright ISO 9001- og ISO 27001-sertifisert.