Bij GoBright zien we de Smart Office als een werkplek waar software en hardware worden gecombineerd om het werken op kantoor makkelijker te maken. En waar data analytics wordt gebruikt om de werkplek te beheren en strategische keuzes te onderbouwen. Tools waarmee je eenvoudig je werkplek kunt zoeken en boeken, bezoekers kunt uitnodigen, kunt communiceren met je medewerkers of kunt achterhalen waar je favoriete collega zich bevindt.
Waarom werken in een Smart Office?
Mensen willen zo min mogelijk tijd verspillen aan onnodige tijdrovende zaken zoals het zoeken naar een werkplek. Maar als ze toch naar kantoor gaan, willen ze er zeker van zijn dat ze een geschikte werkplek hebben. Smart Offices zijn gemaakt om werknemers de beste werkomgeving te bieden. Kantoren die energiezuiniger, veiliger en comfortabeler zijn. Bedrijven die gebruik maken van slimme technologieën merken dat hun werknemers zich beter in hun vel voelen, productiever zijn en zich meer betrokken voelen.
De voordelen van het gebruik van Smart Office voor de werkgever zijn veelzijdig. Dankzij slimme software worden nuttige gegevens verzameld over bezettingsgraden en de manier waarop het kantoor door werknemers wordt gebruikt.
Waar moet ik beginnen?
Elke (grote) verandering begint met het maken van een plan. Zorg ervoor dat de belangrijkste teams en werknemers het belang van de verandering begrijpen. Omgekeerd moeten de belangen en voorwaarden van werknemers ook worden meegenomen in nieuwe plannen. Communicatie is essentieel voordat er wordt gekeken naar praktische zaken die nodig zijn om een Smart Office op te zetten. Het is belangrijk dat Smart Office technologieën bijdragen aan en ondersteuning bieden voor het gedrag en de behoeften van iedereen die op kantoor werkt. In de ideale situatie leidt elke verandering tot meer flexibiliteit, gemak en efficiëntie. Als de principes intern in kaart zijn gebracht, ben je klaar om je Smart Office in te richten. Hoe kunnen we dit realiseren? In dit artikel nemen we een aantal stappen met je door en laten we je kennismaken met de oplossingen GoBright .
1. Optimaal gebruik van kantoorruimte
Werkplek reservering
Het is belangrijk om efficiënt gebruik te maken van je vloeroppervlak. Een goede manier om hiermee te beginnen is door Desk Booking software te integreren. Met GoBright Desk Booking wordt het kantoor een flexibele werkplek. Met nieuwe werkmodellen zoals Hybride Werken, hot desking en desk sharing zullen niet alle werknemers op hetzelfde moment op kantoor zijn. Wanneer medewerkers wel op kantoor willen werken of samenwerken, kunnen ze hun bureau reserveren in de online portal of app. De missie van GoBrightis het creëren van beschikbaarheid. Het GoBright Desk Booking systeem zorgt ervoor dat medewerkers altijd een flexibele, aanpasbare, veilige en schone werkplek tot hun beschikking hebben. De interactieve plattegrond en functies als Team Booking en Find My Colleague maken het leuk en nog makkelijker om in het Smart Office te werken.
Ruimte Reservering
Naast Desk Booking zorgt Room Booking er ook voor dat je de vloeroppervlakte optimaal kunt gebruiken. Met Room Booking software hebben medewerkers flexibiliteit en controle terwijl ze met elkaar verbonden blijven. Met het GoBright Room Booking systeem kunnen medewerkers een ruimte boeken in de online portal of mobiele app en filteren op voorkeuren zoals: capaciteit, AV-apparatuur en Catering & Services. Ad-hoc boekingen kunnen ook worden gemaakt met het GoBright Room Panel dat zich buiten de vergaderruimte bevindt. Met het GoBright Room Control panel kunnen medewerkers AV-apparatuur en verlichting bedienen en zelfs de Facility Manager waarschuwen als er problemen optreden.
Waarom zou ik de bezettingsgraad meten?
Room Booking en Desk Booking zijn beide belangrijke tools om inzicht te krijgen in de bezettingsgraad op kantoor. Het meten van de daadwerkelijke bezetting is cruciaal als het gaat om het besparen van vastgoedkosten, het verduurzamen van het kantoor en het verkrijgen van inzicht in het gedrag van werknemers en andere relevante analyses. Hierdoor kan het kantoor innoveren en de behoeften van werknemers en bedrijfsdoelen nog beter vertegenwoordigen.
2. Communicatie analyseren
Ten tweede is het belangrijk om niet alleen na te gaan hoe je je kantoorruimte gebruikt, maar ook hoe de communicatie op kantoor is geregeld. In de meeste organisaties zijn er tegenwoordig veel externe of hybride werknemers. Dit is hoe je ervoor kunt zorgen dat communicatie geen probleem wordt:
Intelligente vergaderruimten gebruiken
De flexibiliteit om te bepalen waar werknemers willen werken en/of vergaderen is tegenwoordig erg belangrijk. Sommige werknemers werken graag op kantoor, terwijl anderen misschien elders productiever zijn. Door gebruik te maken van Room Booking software en vergadertools blijven werknemers met elkaar verbonden. Werknemers die willen samenwerken op kantoor kunnen eenvoudig een geschikte ruimte boeken in de GoBright portal of app. Werknemers op afstand kunnen eenvoudig online deelnemen, via Teams of andere tools voor videovergaderen, zodat elke vergadering soepel verloopt.
Overweeg de integratie van Digital Signage
We kunnen ons voorstellen dat er binnen elke organisatie veel informatie is die gedeeld moet worden. Hoe zorg je ervoor dat alle relevante informatie bij de juiste groepen terechtkomt? Dit is waar digital signage om de hoek komt kijken. De Digital Signage oplossing van GoBrightis een essentieel onderdeel van een moderne communicatiestrategie. De cloudgebaseerde oplossing kan worden gebruikt voor algemene toepassingen, maar ook voor specifieke databehoeften (dashboards, verkoopcijfers, KPI's). Via de informatieschermen kunt u live plattegronden bekijken (mapping), de beschikbaarheid van werkplekken zien en routes naar uw volgende vergadering genereren(Wayfinding). GoBright Digital Signage maakt informatie toegankelijk voor iedereen.
Bezoekers verwelkomen
Hoe zit het met de receptie? Ook hier kunt u werken met Smart Office en de communicatie optimaliseren. Het verwelkomen van externe bezoekers is net zo belangrijk als de ervaring van medewerkers in het Smart Office omgeving. GoBright Visitor Registration is een digitale, intuïtieve, plug & play gebaseerde oplossing voor bezoekersregistratie. Geen onnodig en ingewikkeld papierwerk meer bij de receptie, bezoekers kunnen zelf in- en uitchecken. Medewerkers krijgen een melding wanneer hun bezoeker is gearriveerd.
Met GoBright gebruik je meerdere oplossingen binnen hetzelfde platform. Dus, plan je een vergadering met GoBright Room Booking, dan kun je bezoekers uitnodigen en voorregistreren binnen dezelfde tool.
3. IoT-apparaten, software en hardware
De kantooromgeving wordt nog slimmer en intelligenter met de juiste combinatie van hardware en software.
Waarom zou ik sensoren gebruiken in het Smart Office?
Het gebruik van sensoren maakt gegevens nauwkeurig, betrouwbaar en meetbaar. Dit is een belangrijk aspect van Smart Office. Sensoren registreren elke bureau- of kamerbezetting en maken dit zichtbaar binnen de GoBright Portal. Ook als de werkplek zonder reservering wordt gebruikt. Aan de andere kant, wanneer je je werkplek eerder verlaat, zonder uit te checken, zal de sensor detecteren dat er geen beweging plaatsvindt en wordt het bureau weer vrijgemaakt voor andere collega's. Sensoren meten de bezetting met 100% zekerheid.
Met deze metingen kunt u op feiten gebaseerde voorspellingen doen voor het optimaliseren of herinrichten van uw werkplek. Onze software en applicaties bieden deze belangrijke inzichten binnen de GoBright Online Portal. Controleer hoeveel bureaus en kamers geboekt zijn, krijg realtime inzicht in bezettingsgraden met bureausensoren en kamersensoren en check-ins via de GoBright Connect en Interact.
Wat nog meer?
Naast sensoren zijn er andere soorten hardware die bijdragen aan de ervaring en efficiëntie van het Smart Office. Met de GoBright Connect kunnen werknemers in- en uitchecken aan hun bureau met een NFC/RFID-kaart of mobiele app. Ze kunnen ook hun zitvoorkeuren en stahoogte vooraf opslaan. Ledkleuren geven de bezettingsstatus aan. GoBright Glow draagt ook bij aan de indicatie van de bezettingsstatus van het bureau. GoBright Glow kan worden bevestigd aan uw beeldscherm of scheidingswand en biedt een visueel duidelijk overzicht van de bezettingsstatus van het Smart Office.
4. Analytics en inzicht
Verandering is intern aangekondigd, belangrijke medewerkers zijn geïnformeerd en er wordt rekening gehouden met belangen -> Check.
Het kantoor is uitgerust met de GoBright tools -> Check.
Hoe krijg je inzicht in onze oplossingen? En hoe kunt u de gegevens voor u laten werken?
GoBright Workplace Analytics verzamelt alle relevante gegevens en toont deze op het GoBright dashboard. Zo krijgt u eenvoudig inzicht in de bezettingsgraad, het gedrag en de voorkeuren van medewerkers. Tegenwoordig is data een essentieel onderdeel van de Smart Office strategie. Inzicht in data zorgt ervoor dat je betere keuzes kunt maken als het gaat om kantoorinrichting, functionaliteit en strategie. Door deze inzichten te begrijpen en te implementeren kun je nieuwe manieren van werken creëren. Data is de sleutel tot innovatie in de Smart Office .
We hebben een API gelanceerd die geschikt is om analysegegevens uit het GoBright Platform te halen. Op deze manier kunt u de GoBright data combineren met andere data binnen uw favoriete analyse tool, om meer diepgaande analyses te doen en een compleet dashboard te hebben. U kunt bijvoorbeeld inzicht krijgen in historische gegevens of meer informatie geven over realtime bezetting.
Alle gegevens worden veilig verzameld en opgeslagen. Wij beschouwen de bescherming van gegevens als een zeer serieuze zaak. Daarom is GoBright ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd.
