Hoe maak je een Smart Office met GoBright?
Bij GoBright zien we de Smart Office als een werkplek waar software en hardware worden gecombineerd om het werken op kantoor gemakkelijker te maken. En waar data analytics worden gebruikt om de werkplek te beheren en strategische keuzes te onderbouwen. Tools waarmee je eenvoudig je werkplek kunt zoeken en boeken, bezoekers kunt uitnodigen, kunt communiceren met je medewerkers, of kunt achterhalen waar je favoriete collega zich bevindt.
Waarom werken in een Smart Office?
Mensen willen zo weinig mogelijk tijd verspillen aan onnodige tijdrovende zaken zoals het zoeken naar een werkplek. Maar als ze dan toch naar kantoor gaan, willen ze er zeker van zijn dat ze een geschikte plek hebben om te werken. Smart Offices zijn gecreëerd om werknemers de beste werkomgeving te bieden. Kantoren die energie-efficiënter, veiliger en comfortabeler zijn. Bedrijven die gebruik maken van Smart Technologies merken dat hun werknemers zich beter in hun vel voelen, productiever zijn en meer betrokken zijn.
De voordelen van het gebruik van Smart Office oplossingen voor de werkgever zijn veelzijdig. Dankzij slimme software worden nuttige gegevens verzameld over de bezettingsgraad en de manier waarop het kantoor door de werknemers wordt gebruikt.
Waar moet ik beginnen?
Elke (grote) verandering begint met het maken van een plan. Zorg ervoor dat de belangrijkste teams en medewerkers het belang van de verandering inzien. Omgekeerd moeten ook de belangen en voorwaarden van de werknemers in de nieuwe plannen worden opgenomen. Communicatie is de sleutel voordat wordt gekeken naar praktische zaken die nodig zijn om een Smart Office op te zetten. Het is belangrijk dat Smart Office technologieën bijdragen en het gedrag en de behoeften van iedereen die op kantoor werkt, ondersteunen. In de ideale situatie leidt elke verandering tot meer flexibiliteit, gemak en efficiëntie. Als de uitgangspunten intern in kaart zijn gebracht, ben je klaar om je Smart Office in te richten. Hoe kunnen we dit realiseren? In dit artikel lopen we met u door een aantal te nemen stappen en laten we u kennismaken met de GoBright oplossingen.
1. Optimaal gebruik van kantoorruimte
Werkplek reservering
Het is belangrijk om efficiënt gebruik te maken van uw vloeroppervlakte. Een goede manier om hiermee te beginnen is door het integreren van Desk Booking software. Met GoBright Desk Booking wordt het kantoor een flexibele werkplek. Met nieuwe werkmodellen zoals Hybride Werken, hot desking, en desk sharing zullen niet alle werknemers op hetzelfde moment op kantoor zijn. Wanneer medewerkers wel op kantoor willen werken of samenwerken, kunnen ze hun bureau reserveren in de online portal of app. GoBrightDe missie van is het creëren van beschikbaarheid. Het GoBright Desk Booking systeem zorgt ervoor dat medewerkers altijd een flexibele, aanpasbare, veilige en schone werkplek tot hun beschikking hebben. De interactieve kaart en functies zoals Team Booking en Find My Collega maken het leuk en nog makkelijker om te werken in de Smart Office.
Ruimte Reservering
Naast Desk Booking zorgt Room Booking er ook voor dat u vloeroppervlakte optimaal kunt benutten. Met Room Booking software hebben medewerkers flexibiliteit en controle terwijl ze met elkaar verbonden blijven. Met het GoBright Room Booking systeem kunnen medewerkers in de online portal of mobiele app een ruimte boeken en filteren op voorkeuren zoals: capaciteit, AV-apparatuur en Catering & Services. Ad-hoc boekingen kunnen ook worden gemaakt met het GoBright Room Panel dat zich buiten de vergaderruimte bevindt. Met het GoBright Room Control panel kunnen medewerkers AV-apparatuur en verlichting bedienen en zelfs de Facility Manager waarschuwen als er problemen zijn.
Waarom moet ik de bezettingsgraad meten?
Room Booking en Desk Booking zijn beide belangrijke instrumenten om inzicht te krijgen in de bezettingsgraad van het kantoor. Het meten van de daadwerkelijke bezetting is cruciaal als het gaat om het besparen van vastgoedkosten, het verduurzamen van het kantoor en het verkrijgen van inzicht in het gedrag van medewerkers en andere relevante analytics. Hierdoor kan het kantoor innoveren en nog beter inspelen op de behoeften van werknemers en bedrijfsdoelstellingen.
2. Analyse van de communicatie
Ten tweede is het belangrijk om niet alleen te beoordelen hoe u uw kantoorruimte gebruikt, maar ook hoe de communicatie binnen het kantoor is geregeld. In de meeste organisaties werken tegenwoordig heel wat mensen op afstand of hybride. Hier leest u hoe u ervoor kunt zorgen dat communicatie geen probleem wordt:
Intelligente vergaderruimten gebruiken
De flexibiliteit om te bepalen waar werknemers willen werken en/of vergaderen is tegenwoordig erg belangrijk. Sommige werknemers werken graag op kantoor, terwijl anderen elders misschien productiever zijn. Door gebruik te maken van Room Booking software en conferencing tools blijven werknemers met elkaar verbonden. Werknemers die op kantoor willen samenwerken kunnen eenvoudig een geschikte ruimte reserveren in de GoBright portal of app. Externe werknemers kunnen gewoon online meedoen, via Teams of andere videoconferencingtools, zodat elke vergadering soepel verloopt.
Overweeg de integratie van Digital Signage
We kunnen ons voorstellen dat er binnen elke organisatie veel informatie is die gedeeld moet worden. Hoe kunt u ervoor zorgen dat alle relevante informatie bij de juiste groepen terecht komt? Dit is waar digital signage om de hoek komt kijken. GoBright's Digital Signage oplossing is een essentieel onderdeel van een moderne communicatiestrategie. De cloud-gebaseerde oplossing kan worden gebruikt voor algemene toepassingen, maar ook voor specifieke databehoeften (dashboards, verkoopcijfers, KPI's). Via de informatieschermen kunt u live plattegronden bekijken (mapping), de beschikbaarheid van werkplekken zien en routes genereren naar uw volgende vergadering(wayfinding). GoBright digital signage maakt informatie toegankelijk voor iedereen.
Bezoekers verwelkomen
Hoe zit het met de ontvangstruimte? Ook hier kunt u werken met Smart Office oplossingen en de communicatie optimaliseren. Het onthaal van externe bezoekers is net zo belangrijk als de ervaring van de werknemers in de Smart Office omgeving. GoBright Bezoekersregistratie is een digitale, intuïtieve, plug & play gebaseerde oplossing voor bezoekersregistratie. Geen onnodig en ingewikkeld papierwerk meer bij de receptie, bezoekers kunnen zelf in- en uitchecken. Medewerkers krijgen een melding wanneer hun bezoeker is gearriveerd.
Met GoBright gebruikt u meerdere oplossingen binnen hetzelfde platform. Dus, plant u een vergadering met GoBright Room Booking, dan kunt u uw bezoekers uitnodigen en pre-registreren binnen dezelfde tool.
3. IoT-apparaten, -software en -hardware
De kantooromgeving wordt nog slimmer en intelligenter met de juiste combinatie van hardware en software.
Waarom zou ik sensoren gebruiken in de Smart Office?
Het gebruik van sensoren maakt gegevens nauwkeurig, betrouwbaar en meetbaar. Dit is een belangrijk aspect van de Smart Office. Sensoren registreren elke bureau- of kamerbezetting en maken dit zichtbaar binnen de GoBright Portal. Ook als de werkplek zonder reservering wordt gebruikt. Aan de andere kant, wanneer je eerder je werkplek verlaat, zonder uit te checken, detecteert de sensor dat er geen beweging plaatsvindt en wordt het bureau weer vrijgegeven voor andere collega's. Sensoren meten de bezetting met 100% zekerheid.
Met deze metingen kunt u op feiten gebaseerde voorspellingen doen voor het optimaliseren of herinrichten van uw werkplek. Onze software en applicaties bieden deze belangrijke inzichten binnen de GoBright Online Portal. Controleer hoeveel bureaus en kamers zijn geboekt, krijg real-time inzicht in de bezettingsgraad met bureausensoren en kamersensoren en check-ins via de GoBright Connect.
Wat nog meer?
Naast sensoren zijn er nog andere soorten hardware die bijdragen aan de ervaring en efficiëntie van de Smart Office. Met de GoBright Connect kunnen werknemers aan hun bureau in- en uitchecken met behulp van een NFC/RFID-kaart of mobiele app. Ze kunnen ook hun zitvoorkeuren en stahoogte vooraf opslaan. Led kleuren geven de bezettingsstatus aan. GoBright Glow draagt ook bij aan de indicatie van de bezettingsstatus van het bureau. GoBright Glow kan aan uw monitor of scheidingswand worden bevestigd waardoor een visueel duidelijk overzicht ontstaat van de bezettingsstatus van de Smart Office.
4. Analytics en Inzicht
Verandering is intern aangekondigd, belangrijke medewerkers zijn geïnformeerd en er wordt rekening gehouden met belangen -> Check.
Het kantoor is uitgerust met de GoBright tools -> Check.
Dus, hoe krijgt u inzicht in onze oplossingen? En hoe kunt u de gegevens voor u laten werken?
GoBright Workplace Analytics verzamelt alle relevante gegevens en toont deze op het GoBright dashboard. Zo krijgt u eenvoudig inzicht in de bezettingsgraad, het gedrag en de voorkeuren van medewerkers. Tegenwoordig is data een essentieel onderdeel van de Smart Office strategie. Inzicht in data zorgt ervoor dat u in staat bent betere keuzes te maken als het gaat om kantoorinrichting, functionaliteit en strategie. Door deze inzichten te begrijpen en te implementeren kunt u nieuwe manieren van werken creëren. Data is de sleutel tot innovatie in de Smart Office omgeving.
Wij hebben een API gelanceerd die geschikt is om analysegegevens uit het GoBright Platform te halen. Op deze manier kunt u de GoBright data combineren met andere data binnen uw favoriete analyse tool, om meer diepgaande analyses te doen en een compleet dashboard te hebben. U kunt bijvoorbeeld inzicht krijgen in historische gegevens of meer informatie geven over real time bezetting.
Alle gegevens worden op een veilige manier verzameld en opgeslagen. Wij beschouwen de bescherming van gegevens als een zeer serieuze zaak. Om deze reden is GoBright ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd.
