På GoBright ser vi Smart Office som en arbejdsplads, hvor software og hardware kombineres for at gøre arbejdet på kontoret lettere. Og hvor dataanalyse bruges til at styre arbejdspladsen og understøtte strategiske valg. Værktøjer, hvor du nemt kan søge og booke din arbejdsplads, invitere besøgende, kommunikere med dine medarbejdere eller finde ud af, hvor din yndlingskollega befinder sig.
Hvorfor arbejde på Smart Office?
Folk vil gerne spilde så lidt tid som muligt på unødvendige, tidskrævende ting som at lede efter en arbejdsplads. Men når de tager på kontoret, vil de gerne være sikre på, at de har et passende sted at arbejde. Smart Offices er skabt til at tilbyde medarbejderne det bedste arbejdsmiljø. Kontorer, der er mere energieffektive, mere sikre og mere komfortable. Virksomheder, der bruger smarte teknologier, bemærker, at deres medarbejdere har det bedre med sig selv, er mere produktive og mere engagerede.
Fordelene ved at bruge Smart Office løsninger for arbejdsgiveren er alsidige. Takket være smart software indsamles nyttige data om belægningsgrad og den måde, kontoret bruges på af medarbejderne.
Hvor skal jeg begynde?
Enhver (stor) forandring starter med at lave en plan. Sørg for, at nøgleteams og medarbejdere forstår vigtigheden af forandringen. Omvendt skal medarbejdernes interesser og vilkår også inddrages i nye planer. Kommunikation er nøglen, før man ser på de praktiske forhold, der er nødvendige for at oprette en Smart Office. Det er vigtigt, at Smart Office teknologier bidrager til og understøtter adfærd og behov hos alle, der arbejder på kontoret. I den ideelle situation fører enhver ændring til mere fleksibilitet, bekvemmelighed og effektivitet. Når principperne er blevet kortlagt internt, er du klar til at designe din Smart Office. Hvordan kan vi realisere dette? I denne artikel gennemgår vi nogle af de skridt, du skal tage, og præsenterer dig for løsningerne på GoBright .
1. Optimal brug af kontorlokaler
Skrivebordsbooking
Det er vigtigt at udnytte din gulvplads effektivt. En god måde at begynde at gøre det på er ved at integrere Desk Booking-software. Med GoBright Desk Booking bliver kontoret et fleksibelt arbejdsområde. Med nye arbejdsmodeller som Hybrid Working, hot desking og skrivebordsdeling er det ikke alle medarbejdere, der er på kontoret på samme tid. Når medarbejderne ønsker at arbejde eller samarbejde på kontoret, kan de booke deres skrivebord i onlineportalen eller appen. GoBrightDesk Bookings mission er at skabe tilgængelighed. Systemet GoBright Desk Booking sikrer, at medarbejderne altid har en fleksibel, tilpasselig, sikker og ren arbejdsplads til rådighed. Det interaktive kort og funktioner som Team Booking og Find My Colleague gør det sjovt og endnu nemmere at arbejde på Smart Office.
Booking af værelse
Ud over Desk Booking sikrer Room Booking også, at du kan bruge gulvpladsen optimalt. Med Room Booking-software kan medarbejderne få fleksibilitet og kontrol, samtidig med at de forbliver forbundet med hinanden. Med GoBright Room Booking-systemet kan medarbejderne booke et lokale i onlineportalen eller mobilappen og filtrere efter præferencer som: kapacitet, AV-udstyr og Catering & Services. Ad hoc-bookinger kan også foretages med GoBright Room Panel, der er placeret uden for mødelokalet. Med GoBright Room Control-panelet kan medarbejderne styre AV-udstyr, belysning og endda advare Facility Manager, når der opstår problemer.
Hvorfor skal jeg måle belægningen?
Værelses- og skrivebordsbooking er begge vigtige værktøjer til at få indsigt i belægningsgraden på kontoret. Måling af den faktiske belægning er afgørende, når det gælder om at spare på ejendomsomkostningerne, gøre kontoret mere bæredygtigt og få indsigt i medarbejdernes adfærd og andre relevante analyser. Som følge heraf vil kontoret være i stand til at innovere og repræsentere medarbejdernes behov og virksomhedens mål endnu bedre.
2. Analyse af kommunikation
For det andet er det vigtigt ikke kun at vurdere, hvordan du bruger dine kontorlokaler, men også hvordan kommunikationen er arrangeret på tværs af kontoret. I de fleste organisationer er der i dag en del fjernarbejdere eller hybridarbejdere. Se her, hvordan du kan sikre, at kommunikationen ikke bliver en udfordring:
Brug af intelligente mødelokaler
Fleksibiliteten til at bestemme, hvor medarbejderne vil arbejde og/eller mødes, er meget vigtig i dag. Nogle medarbejdere kan virkelig godt lide at arbejde på kontoret, mens andre måske er mere produktive et andet sted. Ved at bruge Room Booking-software og konferenceværktøjer kan medarbejderne holde forbindelsen. Medarbejdere, der ønsker at arbejde sammen på kontoret, kan nemt booke et passende lokale i GoBright portalen eller appen. Fjernarbejdere kan blot deltage online via Teams eller andre videokonferenceværktøjer, så alle møder forløber gnidningsløst.
Overvej at indarbejde digital skiltning
Vi kan forestille os, at der i enhver organisation er en masse information, der skal deles. Hvordan kan du sikre, at alle relevante oplysninger ender hos de rigtige grupper? Det er her, digital skiltning kommer ind i billedet. GoBright's Digital Signage-løsning er en vigtig del af en moderne kommunikationsstrategi. Den cloud-baserede løsning kan bruges til generelle applikationer såvel som til specifikke datakrav (dashboards, salgstal, KPI'er). Via informationsskærmene kan du se live plantegninger (mapping), se tilgængeligheden af arbejdspladser og generere ruter til dit næste møde(Wayfinding). GoBright Digital Signage gør information tilgængelig for alle.
At byde besøgende velkommen
Hvad med receptionsområdet? Også her kan man arbejde med Smart Office løsninger og optimere kommunikationen. At byde eksterne besøgende velkommen er lige så vigtigt som medarbejdernes oplevelse af miljøet. Smart Office miljøet. GoBright Visitor Registration er en digital, intuitiv, plug & play-baseret løsning til registrering af besøgende. Ikke mere unødvendigt og kompliceret papirarbejde i receptionen, besøgende kan selv tjekke ind og ud. Medarbejderne får besked, når deres besøgende er ankommet.
Med GoBright bruger du flere løsninger inden for samme platform. Så hvis du planlægger et møde med GoBright Room Booking, kan du invitere og forhåndsregistrere dine gæster i det samme værktøj.
3. IoT-enheder, software og hardware
Kontormiljøet bliver endnu mere smart og intelligent med den rigtige kombination af hardware og software.
Hvorfor skal jeg bruge sensorer på Smart Office?
Brugen af sensorer gør data nøjagtige, pålidelige og målbare. Det er et vigtigt aspekt af Smart Office. Sensorer registrerer hver eneste skrivebords- eller værelsesbelægning og gør det synligt på GoBright Portal. Selv hvis arbejdspladsen bruges uden booking. På den anden side, når du forlader din arbejdsplads tidligere uden at tjekke ud, vil sensoren registrere, at der ikke sker nogen bevægelse, og skrivebordet vil blive frigjort igen til andre kolleger. Sensorer måler belægningen med 100 % sikkerhed.
Med disse målinger kan du lave faktabaserede forudsigelser for at optimere eller redesigne din arbejdsplads. Vores software og applikationer giver denne vigtige indsigt i GoBright Online Portal. Tjek, hvor mange skriveborde og værelser der er booket, få indsigt i belægningsgraden i realtid med skrivebordssensorer og værelsessensorer og check-in via GoBright Connect og Interact.
Hvad ellers?
Ud over sensorer er der andre typer hardware, som bidrager til oplevelsen og effektiviteten på Smart Office. Med GoBright Connect kan medarbejderne tjekke ind og ud ved deres skrivebord ved hjælp af et NFC/RFID-kort eller en mobilapp. De kan også gemme deres siddepræferencer og ståhøjde på forhånd. Led-farver angiver belægningsstatus. GoBright Glow bidrager også til indikationen af skrivebordets belægningsstatus. GoBright Glow kan fastgøres til din skærm eller skillevæg og giver et visuelt klart overblik over belægningsstatus på Smart Office.
4. Analyse og indsigt
Ændringer er blevet annonceret internt, nøglemedarbejdere er blevet informeret, og der er taget hensyn til deres interesser -> Tjek.
Kontoret er udstyret med GoBright værktøjer -> Check.
Så hvordan får du indsigt i vores løsninger? Og hvordan kan du få dataene til at arbejde for dig?
GoBright Workplace Analytics indsamler alle relevante data og viser dem på GoBright dashboardet. På den måde kan du nemt få indsigt i belægningsgrad, adfærd og medarbejdernes præferencer. I dag er data en vigtig del af strategien på Smart Office . Indsigt i data sikrer, at du er i stand til at træffe bedre valg, når det gælder kontordesign, funktionalitet og strategi. Ved at forstå og implementere disse indsigter kan man skabe nye måder at arbejde på. Data er nøglen til innovation i Smart Office -miljøet.
Vi har lanceret en API, der er velegnet til at udtrække analysedata fra GoBright platformen. På den måde kan du kombinere GoBright data med andre data i dit foretrukne analyseværktøj, så du kan lave mere dybdegående analyser og få et komplet dashboard. Du kan f.eks. få indsigt i historiske data eller give flere oplysninger om belægning i realtid.
Alle data indsamles og opbevares sikkert. Vi betragter beskyttelsen af data som en meget alvorlig sag. Derfor er GoBright ISO 9001- og ISO 27001-certificeret.
