På GoBright ser vi Smart Office som en arbetsplats där mjukvara och hårdvara kombineras för att göra det enklare att arbeta på kontoret. Och där dataanalys används för att hantera arbetsplatsen och för att underbygga strategiska val. Verktyg med vilka du enkelt kan söka och boka din arbetsplats, bjuda in besökare, kommunicera med dina medarbetare eller ta reda på var din favoritkollega befinner sig.
Varför arbeta på Smart Office?
Människor vill slösa så lite tid som möjligt på onödiga tidskrävande saker som att söka efter en arbetsplats. Men när de väl går till kontoret vill de vara säkra på att de har en lämplig arbetsplats. Smart Offices är skapade för att erbjuda medarbetarna den bästa arbetsmiljön. Kontor som är mer energieffektiva, säkrare och mer bekväma. Företag som använder smart teknik märker att deras anställda mår bättre, är mer produktiva och mer engagerade.
Fördelarna med att använda Smart Office lösningar för arbetsgivaren är mångsidiga. Tack vare smart programvara kan användbara data om beläggningsgrad och hur kontoret används av de anställda samlas in.
Var ska man börja?
Varje (stor) förändring börjar med att skapa en plan. Se till att nyckelteam och medarbetare förstår vikten av förändringen. Omvänt måste medarbetarnas intressen och villkor också inkluderas i nya planer. Kommunikation är nyckeln innan man tittar på de praktiska frågor som behövs för att skapa en Smart Office. Det är viktigt att Smart Office tekniken bidrar till och stödjer beteenden och behov hos alla som arbetar på kontoret. I den ideala situationen leder alla förändringar till ökad flexibilitet, bekvämlighet och effektivitet. När principerna har kartlagts internt är du redo att utforma din Smart Office. Hur kan vi förverkliga detta? I den här artikeln går vi igenom några steg som du kan ta och presenterar lösningarna på GoBright .
1. Optimal användning av kontorsutrymmen
Bokning vid skrivbordet
Det är viktigt att utnyttja golvytan på ett effektivt sätt. Ett bra sätt att börja göra detta är att integrera Desk Booking-programvaran. Med GoBright Desk Booking blir kontoret en flexibel arbetsplats. Med nya arbetsmodeller som Hybrid Working, hot desking och desk sharing kommer inte alla medarbetare att vara på kontoret samtidigt. När medarbetarna vill arbeta eller samarbeta på kontoret kan de boka sitt skrivbord i en onlineportal eller app. GoBrightDesk Bookings uppdrag är att skapa tillgänglighet. Systemet GoBright Desk Booking säkerställer att medarbetarna alltid har tillgång till en flexibel, anpassningsbar, säker och ren arbetsplats. Den interaktiva kartan och funktioner som Team Booking och Find My Colleague gör det roligt och ännu enklare att arbeta på Smart Office.
Rumsbokning
Förutom Desk Booking säkerställer Room Booking också att du kan använda golvytan optimalt. Med Room Booking-programvaran kan medarbetarna få flexibilitet och kontroll samtidigt som de förblir uppkopplade mot varandra. Med rumsbokningssystemetGoBright kan medarbetarna boka ett rum i onlineportalen eller mobilappen och filtrera efter preferenser som: kapacitet, AV-utrustning och Catering & Services. Ad-hoc-bokningar kan också göras med GoBright Room Panel som finns utanför mötesrummet. Med GoBright Room Control Panel kan medarbetarna styra AV-utrustning, belysning och till och med varna Facility Manager när problem uppstår.
Varför ska jag mäta beläggningsgraden?
Rum- och skrivbordsbokning är båda viktiga verktyg för att få insikt i beläggningsgraden på kontoret. Att mäta den faktiska beläggningen är avgörande när det gäller att spara in på fastighetskostnader, göra kontoret mer hållbart och få insikt i medarbetarnas beteende och andra relevanta analyser. På så sätt kommer kontoret att kunna förnya sig och ännu bättre tillgodose medarbetarnas behov och företagets mål.
2. Analys av kommunikation
För det andra är det viktigt att inte bara bedöma hur ni använder kontorsutrymmet utan också hur kommunikationen fungerar på kontoret. I de flesta organisationer finns det idag en hel del distans- eller hybridmedarbetare. Så här kan du se till att kommunikationen inte blir en utmaning:
Använda intelligenta mötesrum
Flexibiliteten att kunna bestämma var medarbetarna vill arbeta och/eller träffas är mycket viktig idag. Vissa anställda gillar verkligen att arbeta på kontoret medan andra kanske är mer produktiva någon annanstans. Genom att använda programvara för rumsbokning och konferensverktyg kan medarbetarna hålla kontakten. Anställda som vill arbeta tillsammans på kontoret kan enkelt boka ett lämpligt utrymme i portalen eller appen GoBright . Distansmedarbetare kan enkelt delta online, via Teams eller andra videokonferensverktyg, så att varje möte går smidigt.
Överväg att införliva digital skyltning
Vi kan tänka oss att det inom varje organisation finns mycket information som behöver delas. Hur kan du säkerställa att all relevant information hamnar hos rätt grupper? Det är här digital signage kommer in i bilden. GoBright's Digital Signage-lösning är en viktig del av en modern kommunikationsstrategi. Den molnbaserade lösningen kan användas för allmänna applikationer såväl som för specifika datakrav (instrumentpaneler, försäljningssiffror, KPI:er). Via informationsskärmarna kan du visa planritningar i realtid (mappning), se tillgängligheten på arbetsplatser och skapa rutter till nästa möte(Wayfinding). GoBright Digital Signage gör information tillgänglig för alla.
Välkomnande av besökare
Hur är det med receptionsområdet? Även här kan du arbeta med Smart Office lösningar och optimera kommunikationen. Välkomnandet av externa besökare är lika viktigt som medarbetarnas upplevelse av Smart Office miljön. GoBright Visitor Registration är en digital, intuitiv, plug & play-baserad lösning för besöksregistrering. Inget mer onödigt och komplicerat pappersarbete i receptionen, besökarna kan checka in och ut själva. Medarbetarna får ett meddelande när deras besökare har anlänt.
Med GoBright använder du flera lösningar inom samma plattform. Så om du planerar ett möte med GoBright Room Booking kan du bjuda in och förregistrera dina besökare i samma verktyg.
3. IoT-enheter, programvara och hårdvara
Med rätt kombination av hårdvara och mjukvara blir kontorsmiljön ännu smartare och mer intelligent.
Varför ska jag använda sensorer i Smart Office?
Användningen av sensorer gör data korrekta, tillförlitliga och mätbara. Detta är en viktig aspekt av Smart Office. Sensorer registrerar varje skrivbords- eller rumsbeläggning och gör detta synligt i GoBright Portal. Även om arbetsplatsen används utan bokning. Om du å andra sidan lämnar din arbetsplats tidigare, utan att checka ut, kommer sensorn att upptäcka att ingen rörelse äger rum och skrivbordet kommer att frigöras igen för andra kollegor. Sensorer mäter beläggningen med 100 % säkerhet.
Med hjälp av dessa mätningar kan du göra faktabaserade förutsägelser för att optimera eller omforma din arbetsplats. Vår programvara och våra applikationer ger dessa viktiga insikter i GoBright Online Portal. Kontrollera hur många skrivbord och rum som är bokade, få insikt i realtid om beläggningsgraden med skrivbordssensorer och rumssensorer och check-in via GoBright Connect och Interact.
Vad mer?
Förutom sensorer finns det andra typer av hårdvara som bidrar till upplevelsen och effektiviteten på Smart Office. Med GoBright Connect kan medarbetarna checka in och ut vid sitt skrivbord med hjälp av ett NFC/RFID-kort eller en mobilapp. De kan också spara sina sittpreferenser och ståhöjd i förväg. Led-färger indikerar beläggningsstatus. GoBright Glow bidrar också till att indikera skrivbordets beläggningsstatus. GoBright Glow kan fästas på din bildskärm eller skiljevägg och ger en visuellt tydlig översikt över beläggningsstatusen på Smart Office.
4. Analys och insikt
Förändringen har meddelats internt, nyckelpersoner har informerats och hänsyn har tagits till deras intressen -> Check.
Kontoret är utrustat med GoBright verktyg -> Check.
Så, hur får du insikt i våra lösningar? Och hur kan du få data att arbeta för dig?
GoBright Workplace Analytics samlar in alla relevanta data och visar dem på instrumentpanelen på GoBright . På så sätt kan du enkelt få insikt i beläggningsgrad, beteende och preferenser hos de anställda. I dag är data en viktig del av Smart Office -strategin. Insikter i data säkerställer att du kan göra bättre val när det gäller kontorsdesign, funktionalitet och strategi. Genom att förstå och implementera dessa insikter kan du skapa nya sätt att arbeta. Data är nyckeln till innovation i Smart Office -miljön.
Vi har lanserat ett API som är lämpligt för att extrahera analysdata från GoBright Platform. På så sätt kan du kombinera GoBright -data med andra data i ditt föredragna analysverktyg för att göra mer djupgående analyser och få en komplett dashboard. Du kan t.ex. få insikter i historiska data eller ge mer information om beläggning i realtid.
Alla uppgifter samlas in och lagras på ett säkert sätt. Vi ser mycket allvarligt på skyddet av uppgifter. Av denna anledning är GoBright ISO 9001- och ISO 27001-certifierat.
