Che ruolo ha la tecnologia nell'evoluzione dell'ufficio moderno

Trasformazione del posto di lavoro

Il passaggio a nuovi modi di lavorare è iniziato molto prima di Covid-19. All'inizio del millennio, le persone sono diventate consapevoli dei rischi di passare troppo tempo seduti alle scrivanie e abbiamo iniziato a vedere un cambiamento nel design dei mobili per ufficio, con l'introduzione di scrivanie da seduti per promuovere il benessere dei dipendenti. Una migliore capacità ICT ha anche cambiato la natura degli spazi di lavoro e le persone dotate di un computer portatile e di accesso al WIFI potevano lavorare da qualsiasi luogo. Non più dipendenti da una scrivania in un ufficio, le persone potevano ora lavorare a casa, in un caffè o in un hotel o in un'area di pausa dell'ufficio. Potevano lavorare ovunque e in qualsiasi momento. Questo ha portato alcune organizzazioni a iniziare a cambiare lo scopo dell'ufficio, che è diventato un luogo di incontro per supportare il lavoro flessibile o basato sulle attività (ABW). Sempre più persone andavano in ufficio per incontrare colleghi, clienti o partner. Questo ha portato a un aumento della domanda di sale riunioni. Improvvisamente i sistemi cartacei per il controllo e la gestione degli spazi per le riunioni non erano più sufficienti e la battaglia tra colleghi di lavoro per gli spazi per le riunioni era all'ordine del giorno.

Ecco perché abbiamo sviluppato una soluzione di prenotazione sale riunioni, è da lì che abbiamo iniziato a GoBright. Si poteva vedere che la tecnologia era necessaria per aiutare a guidare i cambiamenti nell'ambiente dell'ufficio. Poi è arrivato COVID e ha accelerato questa tendenza. Uffici intelligenti sono gli uffici del futuro.

Gestire il ritorno della forza lavoro ibrida

Inizialmente, quando gli uffici sono stati chiusi ovunque, l'attenzione era rivolta alla sopravvivenza e questo significava sostenere il lavoro a distanza. Ma la pandemia è diventata un catalizzatore per un completo ripensamento delle esigenze di spazio degli uffici e del modo in cui lo spazio può essere ottimizzato. Le aziende stanno considerando le implicazioni a lungo termine della gestione di una forza lavoro ibrida e la creazione di un ambiente di lavoro sicuro, produttivo e sano. L'anno scorso inventavamo e costruivamo soluzioni di lavoro sicure, come i sistemi di igiene delle scrivanie, ora sono la norma. Ora le organizzazioni devono adattarsi ed evolversi molto rapidamente per gestire un nuovo panorama.

I team con la responsabilità di sviluppare e gestire la strategia di ritorno in ufficio hanno bisogno di molte informazioni per sostenere le loro decisioni. Garantire la disponibilità di dati in tempo reale richiede un investimento nella giusta tecnologia.

Pianificare lo spazio necessario è difficile e ci potrebbero essere implicazioni significative sui costi se si sbaglia. Se la vostra organizzazione ha 1000 dipendenti che vogliono lavorare in modo flessibile, di quante scrivanie avete bisogno? 1000? 750? 500? Sarebbe fantastico se si potesse misurare l'utilizzo fin dall'inizio e regolare la capacità man mano che si procede. L'implementazione di una tecnologia di gestione dell'ambiente di lavoro come GoBright è un buon punto di partenza. Le nostre soluzioni sono tutte volte a supportare nuovi modi di lavorare.

sale riunioniesiste già da un po', ma una piattaforma totale che include sale riunioni booking, desk booking, locker booking, visitor management, tutto in un'unica soluzione significa avere una piattaforma digitale che fornisce tutti i dati in un unico posto.

Nel nostro ufficio abbiamo implementato soluzioni che ci permettono di raccogliere dati per misurare l'utilizzo dello spazio. Se apriamo 500 scrivanie, per esempio, misuriamo qual è il tasso di occupazione di quelle 500 scrivanie in un dato periodo. Se è del 90%, probabilmente dovremmo distribuire più scrivanie. Se è del 30% possiamo fare delle riduzioni. Se hai 1.000 impiegati e hai solo un tasso di occupazione del 30%, dove sono tutte queste persone? In quali giorni arrivano e quali spazi usano di più? Non c'è una "taglia unica", ogni organizzazione ha esigenze diverse. La raccolta di dati sul comportamento dei dipendenti è un passo fondamentale per aiutare le aziende a progettare l'ambiente di lavoro che meglio soddisfa le loro esigenze attuali e future.

Fornire il miglior ambiente per i dipendenti

Le soluzioni per il posto di lavoro offrono anche ai dipendenti una serie di vantaggi. Possono vedere dove si trovano i compagni di squadra e i colleghi e prenotare uno spazio conveniente vicino a loro. Possono anche scegliere di segnalare quando sono disponibili e quando non vogliono essere disturbati. Gli uffici devono anche riflettere l'identità del marchio e avere un ambiente moderno può aiutare ad attrarre i migliori talenti. Se un ufficio rimane lo stesso per 10 anni, 20 anni, 30 anni, diventa vecchio stile. I dipendenti più giovani possono essere appena usciti dal college o dall'università. Queste sedi sono probabilmente ben attrezzate con aree di pausa, sale riunionisoluzioni di prenotazione efficienti, mobili comodi e una serie di aree di lavoro flessibili, quindi sono abituati a standard elevati negli ambienti di lavoro. Quindi, se il loro primo lavoro è in un ufficio che ha avuto lo stesso interno per 30 anni, potrebbero chiedersi se questo è il posto giusto per loro. Le organizzazioni devono fare qualcosa per creare un ambiente in cui i giovani talenti si sentano a loro agio, rilassati e possano prosperare.

Parlare con gli esperti

Raccomandiamo ai clienti di rivolgersi agli esperti. Parlate con il vostro integratore di fiducia, parlate con noi su GoBright. Approfittate delle conoscenze già disponibili. Siamo tutti lì per aiutarvi a iniziare a sviluppare il vostro futuro posto di lavoro.

Gli integratori possono lavorare con i team che conducono la strategia di ritorno in ufficio per capire le loro sfide e condividere la conoscenza e il pensiero delle migliori pratiche. I clienti avranno una serie di requisiti e priorità e spetta agli integratori lavorare in partnership con loro per trovare la soluzione che meglio soddisfa le loro esigenze.