Welke rol speelt technologie in de moderne kantoorevolutie?

Transformatie op de werkplek

De overgang naar nieuwe manieren van werken begon lang voor Covid-19. Aan het begin van het millennium werden mensen zich bewust van de gevaren van te lang achter een bureau zitten en begonnen we een verschuiving te zien in het ontwerp van kantoormeubilair, met de introductie van zit-sta bureaus om het welzijn van werknemers te bevorderen. Betere ICT-voorzieningen veranderden ook de aard van werkplekken en mensen met een laptop en toegang tot WIFI konden vanaf elke locatie werken. Mensen waren niet langer afhankelijk van een werkplek in een kantoor, maar konden nu thuis, in een café of hotel of in een pauzeruimte op kantoor werken. Ze konden overal en op elk moment werken. Dit leidde ertoe dat sommige organisaties het doel van het kantoor begonnen te veranderen: het werden ontmoetingsplaatsen ter ondersteuning van flexibel of activiteitsgericht werken (ABW). Steeds meer mensen gingen naar kantoor om collega's, klanten of partners te ontmoeten. Dit leidde tot een toename van de vraag naar ruimten. Plotseling waren papieren systemen voor de controle en het beheer van vergaderruimte gewoon niet goed genoeg en was de strijd tussen collega's om vergaderruimte een alledaagse gebeurtenis.

Daarom hebben we een oplossing ontwikkeld voor het reserveren van ruimtes, dat is waar we zijn begonnen met GoBright. Je kon zien dat er technologie nodig was om de veranderingen in de kantooromgeving te stimuleren. Toen kwam COVID en dat heeft deze trend alleen maar versneld. Slimme kantoren zijn de kantoren van de toekomst.

De terugkeer van het hybride personeelsbestand beheren

Aanvankelijk, toen overal kantoren werden gesloten, lag de nadruk op overleven en dat betekende ondersteuning van werken op afstand. Maar de pandemie is een katalysator geworden voor een volledige heroverweging van de behoefte aan kantoorruimte en de manier waarop ruimte kan worden geoptimaliseerd. Bedrijven denken na over de langetermijnimplicaties van het managen van een hybride personeelsbestand en het creëren van een veilige, productieve en gezonde werkomgeving. Vorig jaar waren we nog bezig met het uitvinden en bouwen van veilige werkoplossingen, zoals werkplekhygiënesystemen, nu zijn ze de norm. Organisaties moeten zich nu zeer snel aanpassen en evolueren om een nieuw landschap te beheren.

Teams die verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen en beheren van de return to office strategie hebben veel informatie nodig om hun beslissingen te ondersteunen. Om ervoor te zorgen dat realtime gegevens beschikbaar zijn, moet worden geïnvesteerd in de juiste technologie.

Het plannen van de benodigde ruimte is moeilijk en kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen als je het verkeerd aanpakt. Als uw organisatie 1000 werknemers heeft die flexibel willen werken, hoeveel werkplekken heb je dan nodig? 1000? 750? 500? Het zou geweldig zijn als je het gebruik vanaf het begin zou kunnen meten en de capaciteit gaandeweg zou kunnen aanpassen. Het inzetten van werkplekbeheertechnologie zoals GoBright is een goede plek om te beginnen. Onze oplossingen zijn er volledig op gericht nieuwe manieren van werken te ondersteunen.

Kamerreservering bestaat al een tijdje, maar een totaalplatform inclusief kamerreservering, balieboeking, lockerboeking, bezoekersbeheer, alles in één oplossing betekent dat je één digitaal platform hebt dat alle gegevens op één plek levert.

In ons eigen kantoor hebben we oplossingen geïmplementeerd waarmee we gegevens kunnen verzamelen om het gebruik van de ruimte te meten. Als we bijvoorbeeld 500 bureaus openstellen, meten we wat de bezettingsgraad van die 500 bureaus is over een bepaalde periode. Als dat 90% is, moeten we waarschijnlijk meer bureaus inzetten. Als het 30% is, kunnen we het aantal verminderen. Als je 1000 werknemers hebt en de bezettingsgraad is maar 30%, waar zijn al die mensen dan? Op welke dagen komen ze binnen en welke ruimtes gebruiken ze het meest? Er is geen 'one size fits all', elke organisatie heeft andere behoeften. Het verzamelen van gegevens over het gedrag van werknemers is een belangrijke stap om bedrijven te helpen de werkplek te ontwerpen die nu en in de toekomst het beste aan hun behoeften voldoet.

De beste omgeving voor werknemers bieden

Werkplekoplossingen bieden werknemers ook een aantal voordelen. Ze kunnen zien waar teamgenoten en collega's zich bevinden en een geschikte ruimte in hun buurt reseveren. Ze kunnen ook aangeven wanneer ze beschikbaar zijn en wanneer ze niet gestoord willen worden. Kantoren moeten ook de identiteit van het merk weerspiegelen en een moderne omgeving kan helpen om de beste talenten aan te trekken. Als een kantoor 10 jaar, 20 jaar, 30 jaar hetzelfde blijft, wordt het ouderwets. Jongere werknemers komen misschien net van de universiteit of hogeschool. Deze locaties zijn waarschijnlijk goed uitgerust met pauzeruimtes, oplossingen voor het efficiënt reserveren van ruimtes, comfortabel meubilair en een reeks flexibele werkplekken, zodat ze gewend zijn aan hoge normen in werkomgevingen. Als hun eerste baan dus in een kantoor is dat al 30 jaar hetzelfde interieur heeft, kunnen ze zich afvragen of dit wel de juiste plek voor hen is. Organisaties moeten iets doen om een omgeving te creëren waarin jong talent zich prettig en ontspannen voelt en zich kan ontplooien.

Praat met de experts

Wij raden klanten aan contact op te nemen met de experts. Praat met een vertrouwde integrator, praat met ons op GoBright. Doe jouw voordeel met de kennis die al beschikbaar is. We zijn er allemaal om je te helpen bij het ontwikkelen van jouw toekomstige werkplek.

Integrators kunnen samenwerken met teams die de return to office-strategie leiden om hun uitdagingen te begrijpen en kennis en best practices te delen. Klanten hebben verschillende eisen en prioriteiten en het is aan integrators om met hen samen te werken om de oplossing te vinden die het beste aan hun behoeften voldoet.