Vilken roll spelar tekniken i utvecklingen av det moderna kontoret?

Förändring på arbetsplatsen

Övergången till nya arbetssätt började långt före covid-19. I början av millenniet blev människor medvetna om riskerna med att tillbringa för mycket tid sittande vid skrivbord och vi började se en förändring i utformningen av kontorsmöbler, med införandet av sittande skrivbord för att främja medarbetarnas välbefinnande. Bättre IKT-kapacitet förändrade också arbetsplatsernas karaktär och människor utrustade med en bärbar dator och tillgång till WIFI kunde arbeta från vilken plats som helst. Man var inte längre beroende av ett skrivbord på ett kontor, utan kunde nu arbeta hemma, på ett kafé eller hotell eller i ett av kontorets pausutrymmen. De kunde arbeta var som helst och när som helst. Detta ledde till att vissa organisationer började ändra kontorens syfte och de blev mötesplatser för att stödja flexibelt eller aktivitetsbaserat arbete (ABW). Allt fler människor gick till kontoret för att träffa kollegor, kunder eller partners. Detta ledde till en ökad efterfrågan på mötesrum. Plötsligt var pappersbaserade system för att styra och hantera mötesutrymmen inte tillräckligt bra och kampen mellan arbetskollegor om mötesutrymmen blev en del av vardagen.

Det var därför vi utvecklade en lösning för rumsbokning, det var där vi började på GoBright. Man kunde se att det behövdes teknik för att driva på förändringarna i kontorsmiljön. Sedan kom COVID och det påskyndade bara den här trenden. Smarta kontor är framtidens kontor.

Hantering av hybridarbetskraftens återkomst

I början, när kontoren stängdes överallt, låg fokus på överlevnad och det innebar att man stödde distansarbete. Men pandemin har blivit en katalysator för en fullständig omprövning av behoven av kontorsutrymme och hur utrymmet kan optimeras. Företagen överväger de långsiktiga konsekvenserna av att hantera en hybrid arbetsstyrka och skapa en säker, produktiv och hälsosam arbetsmiljö. Förra året uppfann och byggde vi lösningar för säkra arbetsplatser, t.ex. system för skrivbordshygien, men nu är de normen. Nu måste organisationerna anpassa sig och utvecklas mycket snabbt för att hantera det nya landskapet.

Team med ansvar för att utveckla och hantera strategin för återgång till kontoret behöver mycket information som stöd för sina beslut. För att säkerställa att data finns tillgänglig i realtid krävs investeringar i rätt teknik.

Att planera det utrymme som behövs är svårt och det kan bli stora kostnader om man gör fel. Om din organisation har 1000 anställda som vill arbeta flexibelt, hur många skrivbord behöver du då? 1000? 750? 500? Det vore bra om du kunde mäta användningen redan från början och justera kapaciteten efter hand. Att använda teknik för arbetsplatshantering som GoBright är ett bra ställe att börja på. Våra lösningar handlar om att stödja nya sätt att arbeta.

Rumsbokning har funnits ett tag, men en total plattform som omfattar rumsbokning, skrivbordsbokning, skåpsbokning och besökshantering i en och samma lösning innebär att du har en digital plattform som levererar all data på ett ställe.

På vårt eget kontor har vi infört lösningar som gör det möjligt för oss att samla in data för att mäta hur mycket utrymme vi utnyttjar. Om vi till exempel öppnar 500 skrivbord mäter vi hur stor beläggningsgraden är för dessa 500 skrivbord under en viss period. Om den är 90 procent bör vi förmodligen placera ut fler skrivbord. Om den är 30 procent kan vi göra neddragningar. Om du har 1 000 anställda och bara har en beläggningsgrad på 30 procent, var är då alla dessa människor? Vilka dagar kommer de in och vilka utrymmen använder de mest? Det finns ingen "one size fits all", utan varje organisation har olika behov. Att samla in data om medarbetarnas beteende är ett viktigt steg för att hjälpa företag att utforma den arbetsplats som bäst uppfyller deras behov nu och i framtiden.

Att erbjuda den bästa miljön för medarbetarna

Arbetsplatslösningar ger också de anställda en rad fördelar. De kan se var teamkamrater och kollegor befinner sig och boka en bekväm plats i närheten av dem. De kan också välja att signalera när de är tillgängliga och när de inte vill bli störda. Kontoren måste också spegla varumärkets identitet och en modern miljö kan bidra till att locka till sig de bästa talangerna. Om ett kontor ser likadant ut i 10, 20 eller 30 år blir det gammalmodigt. Yngre medarbetare kan vara nyutexaminerade från college eller universitet. Dessa platser är sannolikt välutrustade med grupprum, rumseffektiva bokningslösningar, bekväma möbler och en rad flexibla arbetsområden så att de är vana vid höga standarder i arbetsmiljön. Så om deras första jobb är på ett kontor som har haft samma inredning i 30 år kan de ifrågasätta om det är rätt för dem. Organisationerna måste göra något för att skapa en miljö där unga talanger känner sig bekväma, avslappnade och kan utvecklas.

Prata med experterna

Vi rekommenderar att kunderna vänder sig till experterna. Prata med din pålitliga integratör, prata med oss på GoBright. Dra nytta av den kunskap som redan finns tillgänglig. Vi finns alla där för att hjälpa dig att börja utveckla din framtida arbetsplats.

Integratörer kan arbeta med team som leder strategin för återgång till kontoret för att förstå deras utmaningar och dela med sig av kunskap och bästa praxis. Kunderna har en rad olika krav och prioriteringar och det är upp till integratörerna att arbeta i partnerskap med dem för att hitta den lösning som bäst uppfyller deras behov.