En fastighetsförvaltare (eller facility manager) kan vara en av de viktigaste rollerna i ett företag. De är yrkesmänniskor som övervakar och sköter all daglig verksamhet i en byggnad eller fastighet. De är utmärkta kommunikatörer och proaktiva när det gäller att förebygga potentiella problem. Men vad gör egentligen en fastighetsskötare? I korthet sköter de all service i byggnaden, t.ex. underhåll, el och VVS, men också den allmänna säkerheten och de anställdas trygghet. Som du kan föreställa dig är det många viktiga ansvarsområden. Det är därför inte förvånande att fastighetsförvaltaren ofta stöter på en rad olika utmaningar. Särskilt i snabbt föränderliga arbetsmiljöer och i en tid då medarbetarnas krav ökar.
Vilka är de vanligaste problemen med anläggningen?
Som fastighetsförvaltare är din främsta uppgift att se till att byggnaden fungerar. Men det finns mer än bara underhåll att ta hänsyn till. Många fastighetsförvaltare måste utföra sina dagliga uppgifter samtidigt som de måste hålla sig till en budget som oftare skärs ned än utökas. Här är de 4 vanligaste utmaningarna för fastighetsförvaltare.
Problem #1: Föråldrad data
Alla professionella fastighetsförvaltare vet hur viktiga data är. De kan inte fatta välgrundade beslut utan den. Ett problem som många fastighetsförvaltare stöter på är dock att de får data som inte längre är aktuella. Eller så ber fastighetsförvaltaren kontinuerligt om data, men av någon anledning är den extremt svår att få tag på. Följden blir att de beslut som fattas inte blir lika användbara eller effektiva.
Problem 2: Extrem arbetsbelastning
En fastighetsförvaltares uppgifter och skyldigheter är ofta mycket förbisedda. På grund av otillräcklig personalstyrka kan yrkesverksamma ofta inte avsätta tid utanför sina dagliga arbetsuppgifter för att granska affärsverksamheten. Det skulle till exempel vara till stor hjälp för många fastighetsförvaltare att få mer insikt i hur lokalerna används inom företaget. Men på grund av brist på tid och resurser kan de ofta inte göra det och går därför miste om möjligheter att optimera arbetsflödet.
Fråga #3: Gamla byggnader
Att förvalta byggnader är en viktig aspekt av fastighetsförvaltning. När byggnader åldras kan de naturligtvis orsaka problem som reparationer, läckage, otillräcklig isolering, felaktiga HVAC-system eftersom de är överbelastade ... Och börja inte ens med hållbarhetsmål som måste uppnås! Att lösa alla dessa problem kan bli extremt dyrt, vilket det helt enkelt inte finns utrymme för i företagets budget. Eller så verkar det helt enkelt inte genomförbart.
Fråga #4: Implementering av ny teknik
De flesta av dessa problem kan lösas genom att implementera lämplig teknik. Ja, en vinst för fastighetsförvaltaren! Men även detta kan leda till problem. Vilka är t.ex. dina mål, vilken är rätt teknik för ditt företag och hur får du ut mesta möjliga av den? Det händer ofta att de anställda tvekar inför att använda ny teknik och är skeptiska till hur den kan hjälpa dem. Tekniken kommer bara att vara till hjälp om den implementeras på rätt sätt och används konsekvent.
Tips för att förbättra fastighetsskötseln
Tips #1: Rätt teknik
Även om implementeringen av rätt teknik, som tidigare nämnts, kan innebära vissa utmaningar, är den i själva verket nyckeln till att förbättra fastighetsförvaltningen. Genom att använda smart arbetsplatsteknik kan man generera realtidsdata om byggnaden. Programvara för rums- och skrivbordsbokning ger t.ex. information om hur mycket utrymme som används på arbetsplatsen. Facility Managern kan naturligtvis använda den här informationen för att omforma arbetsplatsen, vilket kan leda till att företaget sparar in på fastighets- och energikostnader. Men den här informationen kan också vara till hjälp vid schemaläggning av städtjänster. Om vissa arbetsytor inte har använts sedan den senaste städningen finns det ju ingen anledning att städa igen. Vissa lösningar har också en Catering & Services-modul, som kan ta bort en del arbete från händerna. Den kan till exempel användas för att boka catering och lokaler, men kan också användas för att rapportera skador eller fel i ett mötesrum.
När det gäller säkerhet kan implementeringen av ett användbart verktyg för besöksregistrering bidra till att minska fastighetsförvaltarens oro. Besökarna kan registrera sig själva i receptionen utan att ta upp för mycket av receptionistens tid. Dessutom samlar systemet automatiskt in uppgifter om vilka personer som befinner sig i byggnaden i händelse av en nödsituation. Ett komplett system för besöksregistrering kan även samla in annan relevant information om besökaren, t.ex. företagets namn och kontaktuppgifter.
Så hur tacklar man problemet med att implementera ny teknik? För medarbetarna är problemet oftast att de nya systemen verkar svåra och tidskrävande. Se därför till att de smarta arbetsplatslösningar som du väljer är användarvänliga och intuitiva. Att lära sig använda den nya tekniken bör ta så lite tid som möjligt. Välj alltid ett system som kan kopplas till befintliga program inom organisationen, till exempel Microsoft Teams, Outlook eller Google Workspace, och se till att det ger datasäkerhet, har juridiskt ansvar och erbjuder olika former av support.
Hjälp dessutom dina anställda att förstå vikten och relevansen av den nya tekniken. Få dem att förstå hur den gynnar dem, istället för bara företaget. Så snart de ser hur din lösning hjälper dem kommer den snabbt att bli en del av deras dagliga rutin.
Tips #2: Förebyggande underhåll
Istället för att vänta på att utrustningen ska gå sönder eller bli mindre effektiv kan du planera in regelbundna möten för förebyggande underhåll. Det kan verka som en belastning på budgeten, men det kommer faktiskt att spara pengar i det långa loppet eftersom du inte kommer att spendera allt på reparationer. Detta underhåll kommer att hålla din utrustning på topp och därmed mest energieffektiv. Enligt en McKinsey-studie kunde en stor tillverkare av medicinsk utrustning minska sina underhållskostnader med 18-25 procent genom att genomföra rätt förebyggande underhåll utifrån historiska data om fel. Bra för företagets plånbok och för miljön! Att uppfylla hållbarhetsmålen kommer att bli en barnlek.
Tips #3: Gör en anpassad plan!
Alla företag är olika, och det gäller även deras fastighetsförvaltning. Det finns inget som heter "en storlek passar alla"-anläggningsplan. Därför är det viktigt att du skapar din egen. Förstå företagets prioriteringar och diskutera behov och önskemål med chefer och konsulter. Om du har gjort en detaljerad plan som passar ditt företag kan du följa framstegen och agera när det behövs. Samtidigt som du håller dig till planen samlar du in relevant information om arbetsflöden och affärsverksamhet.
Tips #4: Kommunikation är nyckeln
Att skapa en sådan plan är guld värt, men den är inte värd någonting om ingen känner till den. Kommunicera dina kort- och långsiktiga mål med dina kollegor, både i ledande och icke ledande roller. Se till att alla förstår slutmålet och är medvetna om sin del av ansvaret. Att kommunicera den här informationen kan naturligtvis enkelt göras via e-post eller chattprogram som Microsoft Teams. Men på grund av många medarbetares snäva tidsramar kan dessa samtal förbises.
En mer effektiv metod för företagskommunikation är digital signage eller narrowcasting. Den här formen av kommunikation gör det möjligt att visa ett visst budskap i hela byggnaden när du vill. Nå ut till en stor publik snabbt och effektivt och utnyttja kraften i upprepning till din fördel. Proffstips: Investera i en Smart Workplace Solution som också är integrerad i PowerBI, så att du kan skapa och dela information från din nya teknik i din egen instrumentpanel.
