Omdat de moderne werkwereld voortdurend verandert en digitaliseert, wordt het voor werknemers steeds interessanter om op afstand te werken. Het bespaart immers tijd in woon-werkverkeer, biedt een veilige en rustige plek om te werken en het kan helpen bij het behouden van een gezonde balans tussen werk en privé.
Uitdagingen van werken op afstand
Hoewel werken op afstand zeker veel verschillende voordelen kan bieden, zijn er ook een paar dingen waar werknemers op afstand dagelijks mee worstelen. Welke uitdagingen zijn er voor werken op afstand en hoe kun je ze oplossen?
Nooit "out of office"
Een van de grootste uitdagingen van thuiswerken is dat je nooit echt "out of office" bent. Als je op kantoor werkt, sluit je je laptop aan het einde van je dienst om naar huis te gaan, en meestal open je hem pas weer als je volgende dienst begint. Omdat mensen die werken op afstand hun kantoor thuis hebben ingericht, is er nooit een vaste tijd om uit te loggen en weg te gaan. Mensen komen in de verleiding om toch die ene taak af te maken, of die ene vergadering te plannen, zelfs als dat buiten kantooruren is. Uit onderzoek blijkt dat 25% van de werknemers op afstand moeite heeft met de stekker eruit te trekken! Uiteindelijk kan het niet kunnen stellen van grenzen ten opzichte van het werk verschillende problemen veroorzaken. Het kan de kans op een burn-out vergroten en zelfs averechts werken met betrekking tot de balans tussen werk en privé. Het is daarom een belangrijk probleem om zo snel mogelijk aan te pakken.
Als werkgever kun je een werknemer met dit probleem helpen door hen niet te benaderen buiten hun werkuren. Op die manier voelen ze zich niet verplicht om werk af te krijgen, zelfs als ze vrij zijn. Maar het meeste werk moet de werknemer zelf oppakken. Stel harde grenzen voor werktijd en vraag je familie en collega's om hulp om de stekker eruit te trekken als je je eigen grenzen overschrijdt.
Wat ook helpt bij het afsluiten is om thuis een aparte ruimte te creëren waar je kunt werken, uit het zicht. Als je in de woonkamer of in de keuken werkt, is je laptop altijd zichtbaar, waardoor het makkelijker is om in te checken, ook al ben je weg.
Tijd management
Bij het thuiswerken hebben veel mensen moeite met het effectief beheren van hun tijd. Er is altijd die verleiding om andere dingen te doen terwijl je thuis bent, ook al ben je aan het werk. De was doen, de kinderen naar school brengen of zelfs een snelle afspraak bij de kapper. Aan de ene kant is dit een enorm voordeel omdat de mogelijkheid om dit allemaal te doen zorgt voor een gezonde balans tussen werk en privé, maar aan de andere kant gebeurt het te vaak dat dit slechte tijdmanagement ertoe leidt dat je de verloren tijd buiten werktijd moet compenseren.
Een aangewezen ruimte om te werken vermindert ook effectief het aantal afleidingen, omdat je je andere 'taken' minder ziet. Het is echter niet altijd mogelijk om alle geluidsafleidingen te elimineren. Een goed begin is echter om de melodietjes van je elektrische apparaten zoals de wasmachine uit te zetten, zodat je je niet gehaast voelt om de roep te beantwoorden. Minimaliseer meldingen op je telefoon en, hoe gek het ook mag lijken, kleed je alsof je naar kantoor gaat. Dit helpt je om 's ochtends wakker te worden en productief te blijven.
Eenzaamheid en geestelijke gezondheid
We hebben het zien toenemen tijdens de pandemie, maar het is een probleem van alle tijden: Een studie van voor de pandemie van Lynn Holdsworth heeft aangetoond dat fulltime op afstand werken gevoelens van eenzaamheid met 67% kan doen toenemen! Dit probleem mag niet worden genegeerd: Naast de voor de hand liggende gevolgen van eenzaamheid voor de werknemer, vertaalt het zich ook rechtstreeks naar het bedrijf. Eenzame mensen zijn minder productief, betrokken en gemotiveerd.
Het helpt werknemers op afstand om eenzaamheid te bestrijden als het bedrijf moeite doet om de communicatie tussen teamleden te onderhouden, zowel wat betreft werk als informele chit chat. Het is daarom belangrijk dat een bedrijf zijn werknemers voorziet van goede communicatietools zoals Microsoft Teams, zodat werknemers gemakkelijk met elkaar in contact kunnen blijven. Het is ook handig als er vooraf vastgestelde wekelijkse vergaderingen zijn waarin werknemers de tijd kunnen nemen om een band met elkaar op te bouwen en zich los te maken van het werk. Op deze manier voelt niemand zich schuldig dat ze hun tijd niet voor werk gebruiken en krijgen mensen tegelijkertijd de kans om elkaar beter te leren kennen.
Het creëren van een veilige ruimte in je werkomgeving voor je werknemers kan hen meer zekerheid geven om je in vertrouwen te nemen wanneer ze te maken hebben met psychische problemen en kan zelfs een gesprek tussen collega's over het onderwerp op gang brengen.
Pro-tip: organiseer af en toe vergaderingen en bijeenkomsten op kantoor om die connectie te vinden.
Communicatie en teamwerk
Wanneer een team bestaat uit mensen die niet regelmatig op kantoor werken, kan het moeilijk worden om te communiceren en samen te werken. Dit is vooral het geval met mensen die in verschillende tijdzones werken: Dit heeft tot gevolg dat sommige teamleden nooit kunnen communiceren en dat kan het teamwerk in het bedrijf verslechteren.
Deze zelfde uitdaging kan leiden tot een afname van de sociale cohesie binnen het team. Omdat de thuiswerker niet fysiek op kantoor is met zijn collega's, mist hij niet alleen de kleine gesprekken op kantoor, maar ook de grotere dingen, zoals bedrijfsexcursies of borrels. Dit kan leiden tot problemen in het contact met collega's en resulteren in het gevoel geen deel uit te maken van het team.
Als de thuiswerker vanuit een ander land werkt, is het natuurlijk moeilijk om af en toe naar kantoor te komen. In deze gevallen kan het ook nuttig zijn om regelmatig videogesprekken te voeren met het team en de teammanager om contact te houden. Zo krijgt iedereen de kans om een band met elkaar op te bouwen.
Samenwerking
In lijn met het communicatieprobleem ligt de uitdaging om samen te werken. Het is moeilijk om samen te werken met werknemers die liever thuis werken en dus niet altijd op kantoor zijn. In deze situaties is het handig om te investeren in Smart Workplace Solutions.
Wanneer er op kantoor moet worden samengewerkt, kunnen deze oplossingen helpen om dat soepel te organiseren. De oplossingen van GoBright zijn speciaal voor dit doel ontworpen. Een zeer handige functie is bijvoorbeeld 'Vind mijn collega', voor als je op kantoor werkt en wilt weten waar je collega is. Je hoeft alleen maar diens naam in te typen en de software vertelt je precies bij welk bureau of in welke vergaderruimte die is ingecheckt. Geen tijd meer verliezen met het vinden van je collega in een groot gebouw!
Maar er zijn ook grotere tools voor samenwerking binnen het GoBright ecosysteem. De Microsoft Teams integratie bijvoorbeeld, waarmee gebruikers gebruik kunnen maken van het volledige GoBright platform binnen hun Microsoft Teams omgeving. Dit betekent dat je gemakkelijker toegang hebt tot de functies van GoBrightterwijl je je standaardtaken uitvoert.
En binnenkort komt GoBright met onze Weekplanner: Een revolutionaire aanvulling op onze huidige systemen. In de Weekplanner kunnen gebruikers zien waar hun collega's de hele week werken. Met deze informatie kunnen ze effectief vergaderingen en samenwerkingsmomenten inplannen met specifieke mensen.
Technische problemen
En tot slot is het natuurlijk de technologie die ons soms in de steek laat. Wi-fi die niet werkt, defecte beeldschermen en fouten in communicatiesystemen. Bijna elk kantoor heeft een IT-afdeling die kan helpen in geval van problemen, maar thuis heb je meestal alleen jezelf. Tenzij je echtgenoot een IT-wonder is natuurlijk. Het kantoor zorgt ook voor professionele faciliteiten, zoals printers en hoogwaardige beeldschermen. En daarbij voldoet het ook aan bepaalde gezondheids- en veiligheidseisen, zoals ergonomische stoelen en in hoogte verstelbare bureaus. Deze dingen zijn duur om zelf te voorzien in een thuiskantoor.
