Flexibel werken is momenteel het meest gebruikte magische modewoord. Je werknemers flexibiliteit bieden in het 'hoe, waar en wanneer' is wat werkgevers bezighoudt. Uit onderzoek van Ernst & Young Global blijkt zelfs dat meer dan de helft van de ondervraagde werknemers ontslag zou nemen als ze niet over enige vorm van flexibiliteit zouden beschikken. In dit artikel lees je waarom het belang van flexibiliteit op de werkplek cruciaal is, wat de impact van het nieuwe werkpatroon is op werkgevers en hoe flexibel werken werkgevers zoals jij ten goede kan komen.
Wat zijn de impacts van flexibel werken?
De implementatie van een flexibel kantoor brengt veel veranderingen met zich mee, zowel voor de werknemer als voor de werkgever. Veranderingen in communicatie, planning, samenwerking, productiviteit... Noem maar op! Het verwijst naar de mogelijkheid van werknemers om op andere locaties dan hun kantoor te werken en hun eigen werktijden te kiezen. Veel mensen werken vanuit huis, meer dan de helft van de werknemers kiest voor flexibel werken. Nederland, Zweden en Finland zijn de landen met de meeste flexibele werkomgevingen (bron: Centraal werkplek voor de Statistiek). Deze vorm van werken heeft een impact op zowel werknemers als werkgevers. Verandering hoeft echter niet per se een crisis te betekenen. Het kan juist een goede zaak zijn.
Welke impact zullen flexibele werkmodellen hebben op werkgevers?
Als werkgever wil je het beste voor je bedrijf. Elke professionele ondernemer weet echter dat zijn werknemers cruciaal zijn voor het succes van zijn bedrijf. Zoals gezegd is het belang van flexibiliteit op het werk een standaard geworden voor hedendaagse werknemers, zozeer zelfs dat ze bereid zijn hun baan op te geven als die niet aan die standaard voldoet. Professionals spreken zelfs van De Grote Ontslagname: Werknemers nemen op grote schaal ontslag als de werkomstandigheden niet meer voldoen. Als werkgever moet je deze trend voor zijn. Hoewel veel werkgevers hun werknemers graag op kantoor zien, of het nu voor de bedrijfscultuur is of voor het management, is dit niet langer realistisch. Het valt niet te ontkennen dat flexibele werkroosters iets is dat elke werkgever op kantoor moet implementeren. Maar wat levert het de werkgever op?
De mensen
Eerst en vooral zal het de tevredenheid en het geluk van de werknemers verbeteren, wat zal resulteren in een betere Werknemerservaring. Daarnaast zal het de kwaliteiten van je team verbeteren. Getalenteerde werknemers die je al hebt, zullen blijven en je hebt meer mogelijkheden om talent aan te nemen. Immers, als werken op afstand mogelijk is, heb je een groter aanbod van mensen om te selecteren voor een vacature. De productiviteit zal ook toenemen voor een grote groep mensen: Uit een onderzoek van Gartner bleek dat 43% van de respondenten productiever was terwijl ze flexibel werkten. De impact van het nieuwe werkpatroon op collega's is dus zeer gunstig.
Vanuit zakelijk oogpunt
Naast de voordelen met betrekking tot je mensen, hebben flexibele kantoren ook voordelen op het gebied van kostenefficiëntie. Wanneer werknemers vaker thuis werken, wordt het kantoor natuurlijk veel minder gebruikt. Dit resulteert automatisch in een daling van de energiekosten, denk aan verwarming, airconditioning, verlichting en AV-apparatuur die vaker uit blijft. Als gevolg hiervan zal je bedrijf een verlaging van de variabele kosten ervaren en tegelijkertijd werken aan het behalen van de doelstellingen op het gebied van duurzame ontwikkeling.
Naast variabele kosten kan een flexibele werkomgeving echter ook voordelig zijn voor je budget wat betreft statische kosten zoals vastgoed. Als je de juiste Smart Workplace Tools gebruikt, zoals Room Booking en Desk Booking oplossingen, kun je nauwkeurige gegevens verzamelen over de bezetting van je kantoor. Dit kan je helpen realiseren dat je veel te veel kantoorruimte beschikbaar hebt en de beslissing rechtvaardigen om een deel van het vloeroppervlak te verhuren. Op deze manier kunt u besparen op vastgoedkosten zonder uw werknemers te benadelen.
Welke impact hebben flexibele werkroosters op werknemers?
Tevredenheid van werknemers
De voor- en nadelen van flexibel werken omvatten verschillende aspecten. Het grootste voordeel is een betere balans tussen werk en privé. Wanneer werknemers met een flexibel werkrooster werken, kunnen ze andere verplichtingen zoals hun kinderen inpassen rond het werk. Werknemers zullen vaker vanuit huis werken, wat betekent dat ze minder vaak hoeven te pendelen. Het bespaart hen tijd en stress voor en na het werk. Uit onderzoek van Atlassian blijkt zelfs dat mensen die flexibel werken 22% minder kans hebben op burn-out symptomen.
Verbeterde retentie van werknemers
De voordelen van flexibel werken voor werknemers zijn onder andere een betere retentie. Als werknemers thuis mogen werken, voelen ze zich vertrouwd en gewaardeerd. Ze zullen ook minder snel hun baan verlaten voor een andere baan die meer flexibiliteit biedt. Dit vermindert het personeelsverloop, wat voor bedrijven duur kan zijn.
Verhoogde productiviteit
Werken in een flexibele werkomgeving verhoogt de productiviteit omdat werknemers kunnen werken tijdens hun meest productieve uren. Onderzoek heeft aangetoond dat mensen verschillende piekuren in productiviteit hebben, en werknemers toestaan om tijdens deze uren te werken kan resulteren in een betere output. Bovendien maakt werken op afstand lange pendeltijden overbodig, waardoor werknemers meer tijd hebben om te werken en minder snel vermoeid raken.
Al met al zal flexibel werken leiden tot een betere balans tussen werk en privé en een grotere algemene werktevredenheid, wat leidt tot een grotere betrokkenheid van werknemers.
Dus vanwaar de twijfel?
Dit zijn bijna allemaal voordelen. Waarom twijfelen sommige werkgevers dan nog? Het is zo dat de invoering van een flexibel kantoor ook enkele uitdagingen met zich meebrengt.
Waar moet ik beginnen?
Het kan een uitdaging zijn om te beslissen welk model van flexibel werken je wilt implementeren. Flexibel werken heeft niet alleen te maken met werken op verschillende locaties; het kan ook gaan om andere werktijden of minder dagen per week werken. De voordelen van flexibel werken voor werkgevers hangen af van het bedrijf en zijn werknemers. Wat past het beste bij jouw bedrijf en je werknemers? Je kunt zo'n beslissing alleen nemen als je een duidelijk beeld hebt van de huidige locatie van je bedrijf, je doelen en de wensen van je werknemers. Wat verwacht je van je bedrijf over een paar jaar? En wat betekent hybride werken voor je team?
Zodra je dit hebt vastgesteld, kan de beslissing snel worden genomen. Blijf communiceren met je team en houd een duidelijke visie.
Werk is niet langer alleen op kantoor
Het besluit is genomen en je hebt een flexibele werkomgeving gecreëerd. Je werknemers werken op verschillende locaties en misschien zelfs in verschillende tijdzones. Je zult merken dat het kantoor minder vaak wordt gebruikt en dat de gemiddelde werkplek zich thuis bevindt. Zeker vandaag de dag betekent dit dat je niet meer alleen het bedrijfskantoor moet optimaliseren, maar ook de thuiskantoren van je medewerkers. De digitale werkplek is dan ook een bepalende factor voor je flexibele werkplek.
Daarom zul je Smart Workplace Solutions nodig hebben die de samenwerking en communicatie tussen alle werknemers ondersteunen. Deze kunnen helpen bij het plannen en regelen van de werkdagen van je werknemers, ongeacht waar ze zich bevinden. Wanneer je beslist welke van deze Smart Workplace Tools je wilt gebruiken, zorg er dan voor dat je er een kiest die geïntegreerd is in systemen die je al gebruikt, zoals FMIS-systemen, Microsoft Teams, Outlook en / of Google Workspace. Zo voorkom je dat je medewerkers tijd verliezen en zich overweldigd voelen door een overvloed aan verschillende systemen.
Het bedrijfskantoor optimaliseren
Nu je medewerkers meer vanuit huis werken, zul je merken dat je kantoor niet langer alle medewerkers tegelijk hoeft te faciliteren. Het is tijd om af te slanken. Maar hoe bepaal je wat je moet loslaten? In ons vakgebied gebruiken we de term bezettingsgraadmeting. Gebruik gegevens van Ruimte- of Werkplekreserveringssoftware om te meten hoe jouw kantoor wordt gebruikt door je medewerkers, en krijg inzicht in wat niet langer nodig is. Misschien ontdek je dat je een aantal bureaus en misschien zelfs vloeroppervlak kunt laten gaan.
Het managen van een verspreid team
Misschien wel de grootste uitdaging waarmee werkgevers op een flexibele werkplek worden geconfronteerd, is het managen van de werknemers wanneer zij allemaal op verschillende uren en locaties werken. Het bewijst dat niets belangrijker is dan communicatie en samenwerking. Investeer in een goed werkende videoconferentietool zoals Microsoft Teams om met iedereen in contact te blijven en de samenwerking tussen werknemers top te houden. Wil je weten wat je nog meer kunt doen om samenwerking in een flexibel kantoor te stimuleren?
