Flexibel werken is momenteel het meest gebruikte magische modewoord. Het bieden van flexibiliteit aan je werknemers en het 'hoe, waar en wanneer' is wat werkgevers nu bezighoudt. Uit onderzoek van Ernst & Young Global blijkt zelfs dat meer dan de helft van de ondervraagde werknemers ontslag zou nemen als ze niet over een of andere vorm van flexibiliteit zouden beschikken. In dit artikel lees je waarom flexibel werken belangrijk is, wat de impact van flexibel werken is op werkgevers en hoe flexibel werken werkgevers zoals jij ten goede kan komen.
Wat zijn de impacts van flexibel werken?
De implementatie van een flexibel kantoor brengt veel verandering met zich mee, zowel voor de werknemer als voor de werkgever. Veranderingen in communicatie, planning, samenwerking, productiviteit... Noem maar op! Het verwijst naar de mogelijkheid van werknemers om op andere locaties dan het kantoor te werken en hun eigen werktijden te kiezen. Deze vorm van werken heeft gevolgen voor zowel werknemers als werkgevers. Verandering betekent echter niet per se een crisis. Het kan zelfs juist iets goeds zijn.
Welke gevolgen zullen flexibele werkmodellen hebben voor werkgevers?
Als werkgever wil je het beste voor je bedrijf. Elke professionele ondernemer weet echter dat zijn werknemers cruciaal zijn voor het succes van het bedrijf. Zoals gezegd is flexibel werken een standaard geworden voor hedendaagse werknemers, zozeer zelfs dat ze bereid zijn hun baan op te geven als die niet aan deze standaard voldoet. Professionals spreken zelfs van The Great Resignation: Werknemers nemen op grote schaal ontslag als de arbeidsvoorwaarden niet meer voldoen. Als werkgever moet je deze trend voor zijn. Hoewel veel werkgevers hun werknemers graag op kantoor zien, zij het voor de bedrijfscultuur of het management, is dat niet langer realistisch. Het valt niet te ontkennen dat flexibele werkroosters iets is dat elke werkgever op kantoor moet implementeren. Maar wat zijn dan precies de voordelen voor jou als werkgever?
De mensen
Allereerst zal het de tevredenheid en het geluk van je werknemers verbeteren, wat zal resulteren in een betere Employee Experience. Daarnaast zal het de kwaliteiten van je team verbeteren. Getalenteerde medewerkers die je al hebt, zullen bij het bedrijf blijven en je hebt meer mogelijkheden om talent aan te nemen. Immers, als werken op afstand mogelijk is, heb je een groter aanbod van mensen om te selecteren voor een vacature. De productiviteit zal ook toenemen voor een grote groep mensen: Uit een onderzoek van Gartner bleek dat 43% van de respondenten productiever was tijdens het flexibel werken. Conclusie: de impact van flexibel werken op je collega's is zeer gunstig.
Vanuit zakelijk oogpunt
Naast de voordelen met betrekking tot je mensen, hebben flexibele kantoren ook voordelen op het gebied van kostenefficiëntie. Wanneer werknemers vaker thuis werken, wordt het kantoor natuurlijk veel minder gebruikt. Dit resulteert automatisch in een daling van de energiekosten, denk aan verwarming, airconditioning, verlichting en AV-apparatuur die vaker uit blijft. Als gevolg hiervan zal je bedrijf een verlaging van de variabele kosten ervaren en tegelijkertijd werken aan het behalen van de doelstellingen op het gebied van duurzame ontwikkeling.
Naast variabele kosten kan een flexibele werkomgeving echter ook uw budget ten goede komen in statische kosten zoals vastgoed. Wanneer u de juiste Smart Workplace Tools gebruikt, zoals Room Booking en Desk Booking oplossingen, kunt u nauwkeurige gegevens verzamelen over de bezetting van uw kantoor. Dit kan u helpen realiseren dat u veel te veel kantoorruimte beschikbaar heeft en de beslissing rechtvaardigen om een deel van de vloeroppervlakte te laten vallen. Zo kunt u besparen op vastgoedkosten zonder uw werknemers te benadelen.
Welke gevolgen hebben flexibele werkroosters voor werknemers?
Tevredenheid van de werknemers
Het effect van flexibele werktijden op de prestaties van werknemers kent verschillende voordelen. Het grootste voordeel is een betere balans tussen werk en privéleven. Wanneer werknemers met een flexibel werkrooster werken, kunnen zij andere verplichtingen zoals hun kinderen om het werk heen plannen. Werknemers zullen vaker thuis werken, waardoor er minder woon-werkverkeer is. Het bespaart hen tijd en stress voor en na het werk. Uit onderzoek van Atlassian blijkt zelfs dat mensen die flexibel werken 22% minder kans hebben op burn-out symptomen.
Beter behoud van werknemers
Flexibel werken is een geweldige manier om het behoud van werknemers te verbeteren. Wanneer werknemers thuis mogen werken, voelen ze zich vertrouwd en gewaardeerd. Ze zijn ook minder geneigd hun baan te verlaten voor een andere die meer flexibiliteit biedt. Dit vermindert het personeelsverloop, dat voor bedrijven kostbaar kan zijn.
Verhoogde productiviteit
Werken in een flexibele omgeving verhoogt de productiviteit omdat werknemers tijdens hun meest productieve uren kunnen werken. Onderzoek heeft aangetoond dat mensen verschillende piekuren in productiviteit hebben, en werknemers toestaan om tijdens deze uren te werken kan leiden tot een betere output. Bovendien maakt werken op afstand lange pendeltijden overbodig, waardoor werknemers meer tijd hebben om te werken en minder snel vermoeid raken.
Al met al zal flexibel werken leiden tot een beter evenwicht tussen werk en privé en een grotere algemene arbeidstevredenheid, wat leidt tot een grotere betrokkenheid van de werknemers.
Dus vanwaar de twijfel?
Dit zijn bijna allemaal voordelen. Waarom twijfelen sommige werkgevers dan nog? Het is zo dat de invoering van een flexibel kantoor ook enkele uitdagingen met zich meebrengt.
Waar moet ik beginnen?
Het kan een uitdaging zijn om te beslissen welk model van flexibel werken je wilt invoeren. Flexibel werken gaat niet alleen over werken op verschillende locaties; het kan ook betekenen dat je andere uren of minder dagen per week werkt. Wat past het beste bij jouw bedrijf en jouw werknemers? Je kunt een dergelijke beslissing alleen nemen als je een duidelijk beeld hebt van de huidige locatie van je bedrijf, je doelstellingen en de wensen van je werknemers. Wat verwacht je van jouw bedrijf over een paar jaar? En wat betekent hybride werken voor jouw team?
Zodra je dit hebt vastgesteld, kan de beslissing snel worden genomen. Blijf communiceren met je team en houd een duidelijke visie.
Werk is niet langer alleen op kantoor
Het besluit is genomen en je hebt een flexibele werkomgeving gecreëerd. Je werknemers werken op verschillende locaties en misschien zelfs in verschillende tijdzones. Je zult merken dat het kantoor minder vaak wordt gebruikt en dat de gemiddelde werkplek zich thuis bevindt. Zeker vandaag de dag betekent dit dat je niet meer alleen het bedrijfskantoor moet optimaliseren, maar ook de thuiskantoren van je medewerkers. De digitale werkplek is dan ook een bepalende factor voor je flexibele werkplek.
Daarom zul je Smart Workplace Solutions nodig hebben die de samenwerking en communicatie tussen alle werknemers ondersteunen. Deze kunnen helpen bij het plannen en regelen van de werkdagen van je werknemers, ongeacht waar ze zich bevinden. Wanneer je beslist welke van deze Smart Workplace Tools je wilt gebruiken, zorg er dan voor dat je er een kiest die geïntegreerd is in systemen die je al gebruikt, zoals FMIS-systemen, Microsoft Teams, Outlook en / of Google Workspace. Zo voorkom je dat je medewerkers tijd verliezen en zich overweldigd voelen door een overvloed aan verschillende systemen.
Het bedrijfskantoor optimaliseren
Nu je medewerkers meer vanuit huis werken, zul je merken dat je kantoor niet langer alle medewerkers tegelijk hoeft te faciliteren. Het is tijd om af te slanken. Maar hoe bepaal je wat je moet loslaten? In ons vakgebied gebruiken we de term bezettingsgraadmeting. Gebruik gegevens van Ruimte- of Werkplekreserveringssoftware om te meten hoe jouw kantoor wordt gebruikt door je medewerkers, en krijg inzicht in wat niet langer nodig is. Misschien ontdek je dat je een aantal bureaus en misschien zelfs vloeroppervlak kunt laten gaan.
Het managen van een verspreid team
Misschien wel de grootste uitdaging waarmee werkgevers op een flexibele werkplek worden geconfronteerd, is het managen van de werknemers wanneer zij allemaal op verschillende uren en locaties werken. Het bewijst dat niets belangrijker is dan communicatie en samenwerking. Investeer in een goed werkende videoconferentietool zoals Microsoft Teams om met iedereen in contact te blijven en de samenwerking tussen werknemers top te houden. Wil je weten wat je nog meer kunt doen om samenwerking in een flexibel kantoor te stimuleren?
