Flexibles Arbeiten ist derzeit das meistgenutzte magische Schlagwort. Das Angebot von Flexibilität für Ihre Mitarbeiter im Hinblick auf das "Wie, Wo und Wann" ist das, was die Arbeitgeber beschäftigt. Laut einer Studie von Ernst & Young Global würde mehr als die Hälfte der befragten Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz aufgeben, wenn ihnen nicht irgendeine Art von Flexibilität geboten würde. In diesem Artikel erfahren Sie, warum Flexibilität am Arbeitsplatz so wichtig ist, welche Auswirkungen die neuen Arbeitsformen auf die Arbeitgeber haben und wie flexible Arbeitsformen für Arbeitgeber wie Sie von Vorteil sein können.
Welche Auswirkungen hat die flexible Arbeit?
Die Einführung eines flexiblen Büros bringt viele Veränderungen mit sich, sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber. Veränderungen in der Kommunikation, der Zeitplanung, der Zusammenarbeit, der Produktivität... Sie wissen schon! Der Begriff "flexibles Büro" bezieht sich auf die Möglichkeit der Arbeitnehmer, an anderen Orten als im Büro zu arbeiten und ihre Arbeitszeiten selbst zu bestimmen. Viele Menschen arbeiten von zu Hause aus, weit mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer entscheiden sich für eine flexible Arbeitsweise. Die Niederlande, Schweden und Finnland sind die Länder mit dem flexibelsten Arbeitsumfeld (Quelle: Centraal Bureau voor de Statistiek). Diese Form des Arbeitens wirkt sich sowohl auf die Arbeitnehmer als auch auf die Arbeitgeber aus. Veränderungen bedeuten jedoch nicht unbedingt eine Krise. Er kann sogar etwas Gutes sein.
Welche Auswirkungen werden flexible Arbeitsmodelle auf die Arbeitgeber haben?
Als Arbeitgeber wollen Sie nur das Beste für Ihr Unternehmen. Jeder professionelle Unternehmer weiß jedoch, dass seine Mitarbeiter für den Geschäftserfolg entscheidend sind. Wie bereits erwähnt, ist die Bedeutung der Flexibilität am Arbeitsplatz zu einem Standard für die Arbeitnehmer von heute geworden, und zwar so sehr, dass sie bereit sind, ihren Arbeitsplatz aufzugeben, wenn er nicht diesem Standard entspricht. Fachleute sprechen sogar von der "Großen Kündigung": Arbeitnehmer kündigen in großem Umfang, wenn die Arbeitsbedingungen nicht mehr den Anforderungen entsprechen. Als Arbeitgeber müssen Sie diesem Trend voraus sein. Viele Arbeitgeber würden ihre Mitarbeiter zwar gerne im Büro sehen, sei es aus Gründen der Unternehmenskultur oder des Managements, aber das ist nicht mehr realistisch. Es ist unbestreitbar, dass flexible Arbeitszeiten etwas sind, das jeder Arbeitgeber im Büro einführen muss. Aber welchen Nutzen hat der Arbeitgeber davon?
Das Volk
In erster Linie wird es die Zufriedenheit und das Glück der Mitarbeiter verbessern, was zu einer besseren Employee Experience führt. Darüber hinaus wird es die Qualitäten Ihres Teams verbessern. Talentierte Mitarbeiter, die Sie bereits haben, werden bleiben, und Sie haben mehr Möglichkeiten, neue Talente einzustellen. Denn wenn Fernarbeit möglich ist, haben Sie eine größere Auswahl an Personen, die Sie für eine freie Stelle auswählen können. Auch die Produktivität einer großen Gruppe von Menschen wird steigen: Eine Gartner-Studie ergab, dass 43 % der Befragten produktiver waren, wenn sie flexibel arbeiteten. Die Auswirkungen des neuen Arbeitsmodells auf die Kollegen sind also sehr positiv.
Zurück zum Geschäft
Neben den Vorteilen für die Mitarbeiter haben flexible Büros auch Vorteile in Bezug auf die Kosteneffizienz. Wenn Mitarbeiter häufiger von zu Hause aus arbeiten, wird das Büro natürlich viel weniger genutzt. Dies führt automatisch zu einer Senkung der Energiekosten - denken Sie an Heizung, Klimaanlage, Beleuchtung und AV-Geräte, die häufiger ausgeschaltet bleiben. Das Ergebnis ist eine Senkung der variablen Kosten für Ihr Unternehmen, das gleichzeitig an der Erreichung der Ziele der nachhaltigen Entwicklung arbeitet.
Neben den variablen Kosten kann ein flexibles Arbeitsumfeld aber auch Ihr Budget bei den statischen Kosten, z. B. für Immobilien, entlasten. Wenn Sie die richtigen Smart Workplace Tools wie Raumbuchungs- und Schreibtischbuchungslösungen verwenden, können Sie genaue Daten über die Belegung Ihres Büros sammeln. Dies kann Ihnen helfen zu erkennen, dass Sie viel zu viel Bürofläche zur Verfügung haben und die Entscheidung rechtfertigen, einen Teil der Fläche aufzugeben. Auf diese Weise können Sie Immobilienkosten einsparen, ohne Ihren Mitarbeitern Nachteile zuzufügen.
Welche Auswirkungen haben flexible Arbeitszeiten auf die Arbeitnehmer?
Zufriedenheit der Mitarbeiter
Zu den Vor- und Nachteilen der flexiblen Arbeit gehören mehrere Aspekte. Der größte Vorteil ist eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Wenn Arbeitnehmer mit einem flexiblen Arbeitsplan arbeiten, können sie andere Verpflichtungen wie ihre Kinder mit der Arbeit vereinbaren. Die Beschäftigten werden häufiger von zu Hause aus arbeiten, was bedeutet, dass sie weniger pendeln müssen. Das spart ihnen Zeit und Stress vor und nach der Arbeit. Untersuchungen von Atlassian legen sogar nahe, dass Menschen, die flexibel arbeiten, 22 % seltener an Burn-out-Symptomen leiden.
Verbesserte Mitarbeiterbindung
Zu den Vorteilen des flexiblen Arbeitens für die Beschäftigten gehört eine bessere Mitarbeiterbindung. Wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten dürfen, fühlen sie sich vertrauenswürdig und wertgeschätzt. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie ihren Arbeitsplatz für einen anderen, der mehr Flexibilität bietet, verlassen. Dadurch sinkt die Fluktuationsrate, was für die Unternehmen kostspielig sein kann.
Höhere Produktivität
Die Arbeit in einem flexiblen Arbeitsumfeld erhöht die Produktivität, da die Mitarbeiter zu ihren produktivsten Zeiten arbeiten können. Untersuchungen haben gezeigt, dass Menschen zu unterschiedlichen Zeiten am produktivsten sind, und wenn man ihnen die Möglichkeit gibt, zu diesen Zeiten zu arbeiten, kann dies zu einer besseren Leistung führen. Außerdem entfallen bei der Telearbeit lange Anfahrtswege, was bedeutet, dass die Mitarbeiter mehr Zeit zum Arbeiten haben und seltener unter Ermüdung leiden.
Alles in allem führt flexibles Arbeiten zu einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und zu einer höheren allgemeinen Arbeitszufriedenheit, was wiederum zu einem größeren Engagement der Mitarbeiter führt.
Warum also die Zweifel?
Das sind fast alle Vorteile. Warum also zweifeln manche Arbeitgeber noch? Es stimmt, dass die Einführung eines flexiblen Büros auch einige Herausforderungen mit sich bringt.
Wo soll ich anfangen?
Die Entscheidung, welches flexible Arbeitsmodell eingeführt werden soll, kann eine Herausforderung darstellen. Flexibles Arbeiten bedeutet nicht nur, an verschiedenen Orten zu arbeiten, sondern kann auch andere Arbeitszeiten oder weniger Tage pro Woche bedeuten. Die Vorteile der flexiblen Arbeit für Arbeitgeber hängen vom Unternehmen und seinen Mitarbeitern ab. Was passt am besten zu Ihrem Unternehmen und seinen Mitarbeitern? Eine solche Entscheidung können Sie nur treffen, wenn Sie eine klare Vorstellung davon haben, wo sich Ihr Unternehmen derzeit befindet, welche Ziele Sie verfolgen und welche Wünsche Ihre Mitarbeiter haben. Was erwarten Sie von Ihrem Unternehmen in ein paar Jahren? Und was bedeutet hybrides Arbeiten für Ihr Team?
Sobald Sie dies festgestellt haben, kann die Entscheidung bald getroffen werden. Kommunizieren Sie weiter mit Ihrem Team und haben Sie eine klare Vision.
Arbeit findet nicht mehr nur im Büro statt
Die Entscheidung ist gefallen und Sie haben ein flexibles Arbeitsumfeld geschaffen. Ihre Mitarbeiter arbeiten an verschiedenen Orten und vielleicht sogar in verschiedenen Zeitzonen. Sie werden feststellen, dass das Büro immer seltener genutzt wird und der durchschnittliche Arbeitsplatz zu Hause ist. Gerade in der heutigen Zeit bedeutet dies, dass Sie nicht mehr nur das Firmenbüro optimieren müssen, sondern auch die Heimarbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter. Der digitale Arbeitsplatz ist das A und O für Ihren flexiblen Arbeitsplatz.
Deshalb brauchen Sie Smart Workplace Solutions, die die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen allen Mitarbeitern unterstützen. Diese können helfen, die Arbeitstage Ihrer Mitarbeiter zu planen und zu organisieren, egal wo sie sich befinden. Achten Sie bei der Entscheidung für eines dieser Smart Workplace Tools darauf, dass es in die von Ihnen bereits genutzten Systeme wie FMIS-Systeme, Microsoft Teams, Outlook und Google Workspace integriert ist. So verhindern Sie, dass Ihre Mitarbeiter Zeit verlieren und sich durch das Überangebot an verschiedenen Systemen überfordert fühlen.
Optimierung des Firmensitzes
Jetzt, wo Ihre Mitarbeiter vermehrt von zu Hause aus arbeiten, werden Sie feststellen, dass Ihr Büro nicht mehr alle Mitarbeiter auf einmal aufnehmen muss. Es ist an der Zeit, den Personalbestand zu verringern. Aber wie entscheiden Sie, was Sie loslassen sollen? In unserem Bereich verwenden wir den Begriff Belegungsmessung. Mithilfe von Daten aus der Raumbuchungs- oder Schreibtischbuchungssoftware können Sie messen, wie Ihr Büro von Ihren Mitarbeitern genutzt wird, und Erkenntnisse darüber gewinnen, was nicht mehr benötigt wird. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie sich von einer bestimmten Anzahl von Schreibtischen und vielleicht sogar von Flächen trennen können.
Verwaltung einer dezentralisierten Belegschaft
Die wahrscheinlich größte Herausforderung für Arbeitgeber an einem flexiblen Arbeitsplatz ist die Verwaltung der Mitarbeiter, die alle zu unterschiedlichen Zeiten und an verschiedenen Orten arbeiten. Es zeigt sich, dass nichts wichtiger ist als Kommunikation und Zusammenarbeit. Investieren Sie in ein gut funktionierendes Videokonferenz-Tool wie Microsoft Teams, um mit allen in Verbindung zu bleiben und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern auf höchstem Niveau zu halten. Möchten Sie wissen, was Sie sonst noch tun können, um die Zusammenarbeit in einem flexiblen Büro zu fördern?
