Fleksibelt arbeid påvirker både arbeidsgivere og arbeidstakere

Hva er konsekvensene av fleksibelt arbeid?

Innføringen av et fleksibelt kontor medfører store endringer, både for den ansatte og for arbeidsgiveren. Endringer i kommunikasjon, planlegging, samarbeid, produktivitet... Du kan nevne noe! Fleksibelt kontor innebærer at de ansatte kan jobbe fra andre steder enn kontoret og selv velge arbeidstid. Mange jobber hjemmefra, og godt over halvparten av de ansatte velger å jobbe fleksibelt. Nederland, Sverige og Finland er de landene som har de mest fleksible arbeidsmiljøene (kilde: Centraal Bureau voor de Statistiek). Denne arbeidsformen påvirker både arbeidstakere og arbeidsgivere. Men endring betyr ikke nødvendigvis krise. Det kan faktisk være en god ting.

Hvilken innvirkning vil fleksible arbeidsmodeller ha på arbeidsgivere?

Som arbeidsgiver ønsker du det beste for virksomheten din. Enhver profesjonell gründer vet imidlertid at de ansatte er avgjørende for bedriftens suksess. Som nevnt har fleksibelt arbeid blitt en standard for dagens arbeidstakere, i så stor grad at de er villige til å si opp jobben sin hvis den ikke oppfyller denne standarden. Fagfolk snakker til og med om The Great Resignation: Ansatte sier opp i stort omfang når arbeidsforholdene ikke lenger holder mål. Som arbeidsgiver må du ligge i forkant av denne trenden. Selv om mange arbeidsgivere gjerne vil se sine ansatte på kontoret, enten det er av hensyn til bedriftskulturen eller ledelsen, er det ikke lenger realistisk. Det er ingen tvil om at fleksible arbeidstidsordninger er noe enhver arbeidsgiver må implementere på kontoret. Men hvordan kommer det arbeidsgiveren til gode?

Folket

Først og fremst vil det øke medarbeidernes tilfredshet og glede, noe som vil resultere i en bedre Employee Experience. I tillegg vil det forbedre teamets kvaliteter. De dyktige medarbeiderne du allerede har, vil bli værende, og du får flere muligheter til å ansette nye talenter. Hvis det er mulig å jobbe hjemmefra, har du tross alt et større utvalg av personer å velge mellom til en ledig stilling. Produktiviteten vil også øke for en stor gruppe mennesker: En Gartner-studie viste at 43 % av respondentene var mer produktive når de jobbet fleksibelt. Det kan konkluderes med at fleksibelt arbeid har en svært gunstig innvirkning på kollegene dine.

Tilbake til virksomheten

I tillegg til de menneskelige fordelene, gir fleksible kontorer også fordeler når det gjelder kostnadseffektivitet. Når de ansatte jobber hjemmefra oftere, blir kontoret selvsagt brukt mye mindre. Dette vil automatisk føre til lavere energikostnader, for eksempel når det gjelder oppvarming, klimaanlegg, belysning og AV-utstyr som vil være slått av oftere. Resultatet er at virksomheten din vil oppleve en reduksjon i de variable kostnadene, samtidig som den jobber for å oppfylle målene for bærekraftig utvikling.

I tillegg til variable kostnader kan et fleksibelt arbeidsmiljø imidlertid også gi budsjettfordeler i form av statiske kostnader, for eksempel til eiendom. Når du bruker de riktige Smart Workplace-verktøyene, for eksempel løsninger for rombooking og skrivebordsbooking, kan du samle inn nøyaktige data om belegget på kontoret. Dette kan hjelpe deg med å innse at du har altfor mye ledig kontorplass og rettferdiggjøre beslutningen om å gi slipp på en del av gulvarealet. På denne måten kan du redusere eiendomskostnadene uten at det går ut over de ansatte.

Hvilken innvirkning vil fleksible arbeidstidsordninger ha på de ansatte?

Medarbeidertilfredshet

Fleksibel arbeidstid har flere fordeler for de ansattes prestasjoner. Den største fordelen er en bedre balanse mellom arbeid og privatliv. Når de ansatte har en fleksibel arbeidstid, kan de tilpasse andre forpliktelser, som for eksempel barna sine, til jobben. Medarbeiderne vil oftere jobbe hjemmefra, noe som betyr at pendling blir mindre utbredt. Det sparer dem for tid og stress før og etter jobb. Forskning fra Atlassian tyder til og med på at personer som jobber fleksibelt, har 22 % mindre sannsynlighet for å oppleve symptomer på utbrenthet.

Bedre evne til å holde på de ansatte

Fleksibelt arbeid er en god måte å holde på de ansatte på. Når de ansatte får lov til å jobbe hjemmefra, føler de seg trygge og verdsatt. Det er også mindre sannsynlig at de forlater jobben sin til fordel for en annen som tilbyr bedre fleksibilitet. Dette reduserer turnoverraten, noe som kan være kostbart for bedrifter.

Økt produktivitet

Å jobbe i et fleksibelt miljø øker produktiviteten fordi de ansatte kan jobbe på de mest produktive tidene. Forskning har vist at folk har ulike topproduktivitetsperioder, og ved å la de ansatte jobbe på disse tidspunktene kan man oppnå bedre resultater. I tillegg eliminerer fjernarbeid behovet for lange arbeidsreiser, noe som betyr at de ansatte har mer tid til å jobbe og er mindre utsatt for utmattelse.

Alt i alt vil fleksibelt arbeid føre til en bedre balanse mellom arbeid og fritid og økt tilfredshet med jobben, noe som igjen fører til mer engasjerte medarbeidere.

Så hvorfor tviler du?

Dette er nesten alle fordeler. Så hvorfor tviler noen arbeidsgivere fortsatt? Det er sant at innføringen av et fleksibelt kontor også fører med seg noen utfordringer.

Hvor skal jeg begynne?

Det kan være en utfordring å bestemme seg for hvilken fleksibel arbeidsmodell man skal implementere. Fleksibelt arbeid handler ikke bare om å jobbe på forskjellige steder; det kan også innebære å jobbe andre tider eller færre dager i uken. Hva passer best for din virksomhet og de ansatte? Du kan bare ta en slik beslutning hvis du har en klar idé om virksomhetens nåværende lokalisering, dine mål og dine ansattes ønsker. Hva forventer du av virksomheten din om noen år? Og hva betyr hybridarbeid for teamet ditt?

Når du har funnet ut av dette, kan beslutningen snart tas. Fortsett å kommunisere med teamet ditt, og ha en klar visjon.

Arbeid er ikke lenger bare på kontoret

Beslutningen er tatt, og du har etablert et fleksibelt arbeidsmiljø. De ansatte jobber på forskjellige steder og kanskje til og med i forskjellige tidssoner. Du vil merke at kontoret brukes sjeldnere, og den gjennomsnittlige arbeidsplassen vil være hjemme. Spesielt i dag betyr dette at du ikke lenger bare må optimalisere hovedkontoret, men også de ansattes hjemmekontorer. Det digitale arbeidsområdet vil være avgjørende for den fleksible arbeidsplassen din.

Derfor trenger du smarte arbeidsplassløsninger som støtter samarbeid og kommunikasjon mellom alle ansatte. Disse kan hjelpe deg med å planlegge og organisere arbeidsdagen til medarbeiderne dine, uansett hvor de befinner seg. Når du skal velge hvilke av disse Smart Workplace-verktøyene du skal bruke, bør du sørge for å velge et som er integrert i systemer du allerede bruker, for eksempel FMIS-systemer, Microsoft Teams, Outlook og Google Workspace. På den måten unngår du at medarbeiderne dine mister tid og føler seg overveldet på grunn av for mange ulike systemer.

Optimalisering av hovedkontoret

Nå som de ansatte jobber mer hjemmefra, vil du merke at kontoret ditt ikke lenger trenger å tilrettelegge for alle ansatte på en gang. Det er på tide å nedbemanne. Men hvordan bestemmer du hva du skal gi slipp på? I vår bransje bruker vi begrepet beleggsmåling. Bruk data fra rom- eller bordbookingsprogramvaren til å måle hvordan kontoret brukes av de ansatte, og få innsikt i hva som ikke lenger er nødvendig. Kanskje oppdager du at du kan gi slipp på en viss mengde skrivebord og kanskje til og med gulvplass.

Ledelse av en desentralisert arbeidsstyrke

Den største utfordringen som arbeidsgivere står overfor på en fleksibel arbeidsplass, er sannsynligvis å administrere de ansatte når de alle jobber på forskjellige tidspunkter og på forskjellige steder. Det viser at ingenting er viktigere enn kommunikasjon og samarbeid. Invester i et velfungerende videokonferanseverktøy som Microsoft Teams for å holde kontakten med alle, og for å holde samarbeidet mellom de ansatte på topp. Vil du vite hva mer du kan gjøre for å stimulere til samarbeid i et fleksibelt kontor?