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Die 4 größten Herausforderungen für Gebäudemanager

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Ein Gebäudemanager (oder Facility Manager) ist vielleicht eine der wichtigsten Funktionen in jedem Unternehmen. Sie sind Fachleute, die alle täglichen Abläufe in einem Gebäude oder einer Liegenschaft beaufsichtigen und verwalten. Sie sind ausgezeichnete Kommunikatoren und proaktiv bei der Vorbeugung potenzieller Probleme. Aber was macht der Facility Manager? Kurz gesagt, er kümmert sich um alle Gebäudedienstleistungen wie Wartung, Elektrizität und Sanitäranlagen, aber auch um die allgemeine Sicherheit und den Schutz der Mitarbeiter. Wie Sie sich vorstellen können, sind dies viele wichtige Aufgaben. Es ist daher nicht verwunderlich, dass der Facility Manager oft mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert wird. Vor allem in einem sich schnell verändernden Arbeitsumfeld und in einer Zeit, in der die Ansprüche der Mitarbeiter steigen.


Was sind die häufigsten Probleme bei der Einrichtung?

Als Gebäudemanager müssen Sie vor allem dafür sorgen, dass das Gebäude funktioniert. Aber es gibt mehr als nur die Instandhaltung, die Sie im Auge behalten müssen. Viele Facility Manager müssen ihre täglichen Aufgaben erledigen und gleichzeitig ein Budget einhalten, das häufiger gekürzt als erweitert wird. Hier sind die 4 häufigsten Herausforderungen im Facility Management.

 

Problem Nr. 1: Veraltete Daten

Jeder professionelle Facility Manager weiß um die Bedeutung von Daten. Ohne sie können sie keine fundierten Entscheidungen treffen. Ein Problem, auf das viele Facility Manager stoßen, ist jedoch, dass sie Daten erhalten, die nicht mehr aktuell sind. Oder der Facility Manager fragt ständig nach Daten, aber aus irgendeinem Grund ist es extrem schwierig, sie abzurufen. Das hat zur Folge, dass alle Entscheidungen, die sie treffen, nicht so nützlich oder effizient sind.

 

Problem Nr. 2: Extreme Arbeitsbelastung

Die Aufgaben und Pflichten eines Facility Managers werden häufig übersehen. Aufgrund des Personalmangels können sich die Fachleute oft nicht die Zeit nehmen, neben ihren täglichen Aufgaben den Geschäftsbetrieb zu überprüfen. Beispielsweise wäre es für viele Facility Manager äußerst hilfreich, mehr Einblicke in die Raumnutzung im Unternehmen zu erhalten. Aufgrund von Zeit- und Ressourcenmangel sind sie jedoch oft nicht dazu in der Lage und verpassen daher Möglichkeiten zur Optimierung der Arbeitsabläufe.

GoBright - Facilty Manager - 4 Herausforderungen

 

Thema Nr. 3: Alte Gebäude

Die Verwaltung von Gebäuden ist ein wichtiger Aspekt des Facility Managements. Mit zunehmendem Alter der Gebäude entstehen natürlich Probleme wie Reparaturen, Leckagen, unzureichende Isolierung, schlecht funktionierende HLK-Anlagen, weil sie überlastet sind... Und denken Sie gar nicht erst an die Nachhaltigkeitsziele, die erreicht werden müssen! Die Lösung all dieser Probleme kann extrem kostspielig sein, wofür im Firmenbudget einfach kein Platz ist. Oder es scheint einfach nicht machbar zu sein.

 

Thema Nr. 4: Einführung neuer Technologien

Die meisten dieser Probleme können durch den Einsatz geeigneter Technologien gelöst werden. Ja, ein Gewinn für den Facility Manager! Aber auch dies kann Probleme mit sich bringen. Was sind zum Beispiel Ihre Ziele, was ist die richtige Technologie für Ihr Unternehmen, und wie holen Sie das Beste aus ihr heraus? Oftmals zögern die Mitarbeiter beim Einsatz neuer Technologien, weil sie skeptisch sind, wie diese ihnen helfen können. In der Tat ist die Technologie nur dann hilfreich, wenn sie richtig eingesetzt und konsequent genutzt wird.

 

Tipps zur Verbesserung des Facility Management

Tipp Nr. 1: Die richtige Technologie

Obwohl die Implementierung der richtigen Technologie, wie bereits erwähnt, einige Herausforderungen mit sich bringen kann, ist sie doch der Schlüssel zur Verbesserung des Facility Managements. Durch den Einsatz von Smart-Workplace-Technologie werden Echtzeitdaten über das Gebäude generiert. Raumbuchungs- und Tischbuchungssoftware zum Beispiel liefern Informationen über die Raumnutzung am Arbeitsplatz. Der Facility Manager kann diese Informationen natürlich nutzen, um den Arbeitsplatz neu zu gestalten und so möglicherweise Immobilien- und Energiekosten zu sparen. Aber diese Informationen können auch bei der Planung von Reinigungsdiensten helfen. Denn wenn bestimmte Arbeitsbereiche seit der letzten Reinigung nicht mehr genutzt wurden, ist eine erneute Reinigung nicht erforderlich. Einige Lösungen bieten auch ein Modul Catering & Services, das Ihnen einige Arbeit abnehmen kann. Es kann z. B. für die Buchung von Catering und Einrichtungen verwendet werden, aber auch für die Meldung von Schäden oder Störungen in einem Besprechungsraum.

Im Hinblick auf die Sicherheit kann die Einführung eines nützlichen Instruments für die Besucherregistrierung dazu beitragen, die Bedenken des Facility Managers zu zerstreuen. Die Besucher können sich selbst an der Rezeption anmelden, ohne dass der Empfangsmitarbeiter zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Außerdem sammelt das System automatisch Daten darüber, welche Personen sich im Gebäude aufhalten, um im Notfall eingreifen zu können. Ein komplettes Besucherregistrierungssystem kann sogar weitere relevante Informationen über den Besucher erfassen, z. B. den Namen seines Unternehmens und seine Kontaktdaten.

GoBright Smart Office Lösungen Positive Mitarbeitererfahrung

 

Wie kann man also das Problem der Einführung neuer Technologien angehen? Für die Mitarbeiter besteht das Problem meist darin, dass die neuen Systeme schwierig und zeitaufwändig erscheinen. Stellen Sie daher sicher, dass die von Ihnen gewählten Smart-Workplace-Lösungen benutzerfreundlich und intuitiv sind. Das Erlernen des Umgangs mit der neuen Technologie sollte so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen. Entscheiden Sie sich immer für ein System, das sich mit bestehenden Programmen in Ihrem Unternehmen verbinden lässt, z. B. Microsoft Teams, Outlook oder Google Workspace, und vergewissern Sie sich, dass es Datensicherheit bietet, die rechtliche Verantwortung trägt und Formen der Unterstützung bietet.

Außerdem sollten Sie Ihren Mitarbeitern die Bedeutung und Relevanz der neuen Technologie vermitteln. Machen Sie ihnen klar, wie sie davon profitieren, und nicht nur das Unternehmen. Sobald sie sehen, wie Ihre Lösung ihnen hilft, wird sie schnell Teil ihrer täglichen Routine werden.

 

Tipp Nr. 2: Vorbeugende Wartung

Anstatt darauf zu warten, dass die Geräte ausfallen oder weniger effizient werden, sollten Sie regelmäßige vorbeugende Wartungstermine einplanen. Das mag wie eine Belastung für das Budget erscheinen, spart aber langfristig Geld, da Sie nicht alles für Reparaturen ausgeben müssen. Diese Wartung sorgt dafür, dass Ihre Geräte immer in Bestform und damit äußerst energieeffizient sind. Laut einer McKinsey-Studie konnte ein großer Hersteller von medizinischen Geräten durch die richtige vorbeugende Wartung auf der Grundlage historischer Ausfalldaten seine Wartungskosten um 18 bis 25 Prozent senken. Gut für den Geldbeutel des Unternehmens und für die Umwelt! Das Erreichen der Nachhaltigkeitsziele wird so zum Kinderspiel.

Erfahren Sie mehr über die Einrichtung eines nachhaltigen Büros

 

Tipp Nr. 3: Erstellen Sie einen individuellen Plan!

Jedes Unternehmen ist anders, und das gilt auch für sein Facility Management. Es gibt keinen Einheitsplan, der für alle passt. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihren eigenen erstellen. Machen Sie sich mit den Prioritäten des Unternehmens vertraut und besprechen Sie die Bedürfnisse und Wünsche mit Vorgesetzten und Beratern. Wenn Sie einen detaillierten Plan erstellt haben, der zu Ihrem Unternehmen passt, können Sie die Fortschritte verfolgen und bei Bedarf handeln. Während Sie sich an einen Plan halten, sammeln Sie gleichzeitig relevante Informationen über Arbeitsabläufe und Geschäftsvorgänge.

 

Tipp Nr. 4: Kommunikation ist der Schlüssel

Die Erstellung eines solchen Plans ist Gold wert, aber er ist nichts wert, wenn niemand davon weiß. Kommunizieren Sie Ihre kurz- und langfristigen Ziele mit Ihren Kollegen, sowohl in leitender als auch in nichtleitender Funktion. Stellen Sie sicher, dass jeder das Endziel versteht und sich seiner Verantwortung bewusst ist. Diese Informationen lassen sich natürlich leicht per E-Mail oder über Chatsoftware wie Microsoft Teams übermitteln. Aufgrund der engen Terminplanung vieler Mitarbeiter können diese Gespräche jedoch übersehen werden.

Ein effektiverer Ansatz in der Unternehmenskommunikation ist digital signage oder Narrowcasting. Diese Form der Kommunikation ermöglicht es, eine bestimmte Botschaft im gesamten Gebäude zu zeigen, wann immer Sie wollen. Erreichen Sie schnell und effektiv ein großes Publikum, und nutzen Sie die Macht der Wiederholung zu Ihrem Vorteil. Pro-Tipp: Investieren Sie in eine Smart Workplace-Lösung, die auch in PowerBI integriert ist, damit Sie Informationen aus Ihrer neuen Technologie in Ihrem vertrauten Dashboard erstellen und weitergeben können.

GoBright View - Digital Signage - Narrowcasting 

 

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