Een facilitair manager (of facility manager) is misschien wel een van de belangrijkste functies in elk bedrijf. Het zijn professionals die alle dagelijkse werkzaamheden in een gebouw of pand overzien en beheren. Ze beschikken over uitstekende communicatie en zijn pro-actief in het voorkomen van mogelijke problemen. Maar wat doet zo'n facilitair manager precies? Kort gezegd regelen zij alle diensten binnen het gebouw, zoals onderhoud, elektriciteit en sanitair, maar ook de algemene beveiliging en de veiligheid van de werknemers. Je kunt je voorstellen dat dit veel belangrijke verantwoordelijkheden zijn. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de facilitair manager vaak tegen allerlei uitdagingen aanloopt. Vooral in snel veranderende werkomgevingen en in een tijdperk waarin de eisen van de werknemers toenemen.
Wat zijn de meest voorkomende facilitaire problemen?
Als facilitair manager is je voornaamste zorg het gebouw draaiende te houden. Maar er is meer dan alleen onderhoud om rekening mee te houden. Veel facilitair managers moeten hun dagelijkse taken uitvoeren en zich tegelijkertijd houden aan een budget, dat vaker wordt gekort dan uitgebreid. Hier zijn de 4 meest voorkomende facilitaire uitdagingen.
Probleem #1: Gedateerde data
Elke professionele facilitaire manager kent het belang van gegevens. Zonder die gegevens kunnen zij geen verantwoorde beslissingen nemen. Een probleem waar veel facility managers echter tegenaan lopen, is dat ze gegevens aangeleverd krijgen die niet meer actueel zijn. Of, de facility manager vraagt voortdurend om gegevens, maar om de een of andere reden zijn die uiterst moeilijk te achterhalen. Als gevolg daarvan zal elke beslissing die ze nemen niet zo nuttig of efficiënt zijn.
Probleem #2: Extreme werklast
De taken en plichten van een facilitair manager worden vaak sterk over het hoofd gezien. Door onvoldoende personeel kunnen professionals buiten hun dagelijkse taken vaak geen tijd vrijmaken om de bedrijfsvoering te beoordelen. Zo zou het voor veel facilitaire managers uiterst nuttig zijn om meer inzicht te krijgen in het ruimtegebruik binnen het bedrijf. Door een gebrek aan tijd en middelen zijn ze daar echter vaak niet toe in staat en missen ze dus kansen om de workflow te optimaliseren.
Probleem #3: Oude gebouwen
Het beheer van gebouwen is een belangrijk aspect van facilitair management. Naarmate gebouwen ouder worden, kunnen ze natuurlijk zorgen opleveren, zoals reparaties, lekkages, onvoldoende isolatie, slecht functionerende HVAC-installaties omdat ze in overdrive zijn... En dan hebben we het nog niet eens over duurzaamheidsdoelstellingen die gehaald moeten worden! Het oplossen van al deze problemen kan extreem duur zijn, waarvoor het bedrijfsbudget gewoon geen ruimte heeft. Of, het lijkt gewoon niet haalbaar.
Probleem #4: Invoeren van nieuwe technologieën
De meeste van deze problemen kunnen worden opgelost door geschikte technologie te implementeren. Yes, een overwinning voor de facility manager! Maar zelfs dit kan problemen opleveren. Wat zijn bijvoorbeeld je doelstellingen, wat is de juiste technologie voor je bedrijf, en hoe haal je er het meeste uit? Het komt daarnaast ook vaak voor dat werknemers aarzelen bij het gebruik van nieuwe technologie, sceptisch over hoe die hen kan helpen. Uiteindelijk is technologie alleen nuttig als deze goed wordt geïmplementeerd en consequent wordt gebruikt.
Tips om het facility management te verbeteren
Tip #1: De juiste technologie
Hoewel de implementatie van de juiste technologie, zoals eerder vermeld, voor enkele uitdagingen kan zorgen, is het in feite de sleutel tot een beter facilitair beheer. Het gebruik van Smart Workplace Technology genereert real-time gegevens over het gebouw. Ruimte- en Werkplekreserveringssystemen leveren bijvoorbeeld informatie op over het ruimtegebruik op de werkplek. De facilitair manager kan deze informatie natuurlijk gebruiken om de werkplek opnieuw in te richten, waardoor het bedrijf mogelijk kan besparen op vastgoed- en energiekosten. Maar deze informatie kan ook helpen bij het plannen van schoonmaakdiensten. Immers, als bepaalde werkruimten niet zijn gebruikt sinds de laatste schoonmaakbeurt, hoeft er niet opnieuw te worden schoongemaakt. Sommige oplossingen bieden ook een Catering & Services module, die wat werk uit handen kan nemen. Het kan bijvoorbeeld gebruikt worden om catering en faciliteiten te boeken, maar ook om schade of storingen binnen een vergaderruimte te melden.
Wat de veiligheid betreft, kan de invoering van een nuttig instrument voor bezoekersregistratie de bezorgdheid van de facility manager wegnemen. Bezoekers kunnen zichzelf registreren bij de receptie, zonder dat het de receptionist veel tijd kost. Bovendien verzamelt het systeem automatisch gegevens over welke mensen in het gebouw aanwezig zijn in geval van nood. Een compleet bezoekersregistratiesysteem kan zelfs andere relevante informatie over de bezoeker verzamelen, zoals de naam van het bedrijf en contactgegevens.
Dus hoe pak je het probleem aan bij de invoering van nieuwe technologie? Voor werknemers is het probleem meestal dat de nieuwe systemen moeilijk en tijdrovend lijken. Zorg er daarom voor dat de Smart Workplace Solutions die je kiest, gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn. Het leren gebruiken van de nieuwe technologie moet zo min mogelijk tijd kosten. Kies altijd voor een systeem dat aansluit op bestaande programma's binnen jouw organisatie, zoals Microsoft Teams, Outlook of Google Workspace, en zorg ervoor dat het voorziet in gegevensbeveiliging, juridische verantwoordelijkheid draagt en vormen van ondersteuning biedt.
Help je werknemers bovendien het belang en de relevantie van de nieuwe technologie te begrijpen. Maak hen duidelijk hoe zij er baat bij hebben, in plaats van alleen het bedrijf. Zodra ze zien hoe je oplossing hen helpt, zal het snel deel uitmaken van hun dagelijkse routine.
Tip #2: Preventief onderhoud
In plaats van te wachten tot apparatuur kapot gaat of minder efficiënt wordt, kun je beter periodieke preventieve onderhoudsafspraken maken. Dit lijkt misschien een aanslag op het budget, maar op de lange termijn bespaar je juist geld omdat je niet alles uitgeeft aan reparaties. Dit onderhoud houdt je apparatuur op zijn best, en dus het meest energie-efficiënt. Volgens een studie van McKinsey leverde het uitvoeren van het juiste preventieve onderhoud op basis van historische storingsgegevens een grote fabrikant van medische apparatuur 18 tot 25 procent minder onderhoudskosten op. Goed voor de portemonnee én voor het milieu! Het halen van die duurzaamheidsdoelstellingen wordt een fluitje van een cent.
Tip #3: Maak een plan op maat!
Elk bedrijf is anders, en dus ook hun facilitair management. Er bestaat niet zoiets als een uniform facilitair plan. Daarom is het cruciaal dat je je eigen plan opstelt. Begrijp de prioriteiten van het bedrijf en bespreek de behoeften en wensen met leidinggevenden en adviseurs. Als je een gedetailleerd plan hebt gemaakt dat past bij je bedrijf, kun je de vooruitgang bijhouden en handelen wanneer dat nodig is. Terwijl je zich aan een plan houdt, verzamel je tegelijkertijd relevante informatie over werkstromen en bedrijfsvoering.
Tip #4: Blijf in contact!
Het maken van zo'n plan is goud waard, maar het is niets waard als niemand ervan weet. Communiceer je korte- en langetermijndoelstellingen met je collega's, zowel in leidinggevende als niet-leidinggevende functies. Zorg ervoor dat iedereen het einddoel begrijpt en zich bewust is van zijn aandeel in de verantwoordelijkheid. Het communiceren van deze informatie kan natuurlijk gemakkelijk via e-mail of chatsoftware zoals Microsoft Teams. Door de strakke planning van veel medewerkers kunnen deze gesprekken echter over het hoofd worden gezien.
Een effectievere aanpak in bedrijfscommunicatie is digital signage of narrowcasting. Met deze vorm van communicatie kan een bepaalde boodschap op elk gewenst moment in het hele gebouw worden getoond. Bereik snel en effectief een groot publiek en gebruik de kracht van herhaling in je voordeel. Pro tip: Investeer in een Smart Workplace oplossing die ook geïntegreerd is met PowerBI, zodat je informatie van je nieuwe technologie kunt creëren en delen in je vertrouwde eigen dashboard.
