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Le 4 sfide principali per i responsabili delle strutture

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Il responsabile delle strutture (o facility manager) può essere uno dei ruoli più importanti in qualsiasi azienda. Si tratta di professionisti che supervisionano e gestiscono tutte le operazioni quotidiane di un edificio o di una proprietà. Sono eccellenti comunicatori e proattivi nella prevenzione di potenziali problemi. Ma cosa fa il responsabile delle strutture? In breve, si occupa di ogni singolo servizio dell'edificio, come la manutenzione, l'elettricità e l'impianto idraulico, ma anche della sicurezza generale e della custodia dei dipendenti. Come si può immaginare, si tratta di responsabilità molto importanti. Non sorprende quindi che il responsabile delle strutture si imbatta spesso in una serie di sfide. Soprattutto in ambienti di lavoro in rapida evoluzione e in un'epoca in cui le richieste dei dipendenti sono in aumento.


Quali sono i problemi più comuni della struttura?

In qualità di responsabile delle strutture, la vostra principale preoccupazione è quella di far funzionare l'edificio. Ma non c'è solo la manutenzione da tenere in considerazione. Molti responsabili delle strutture devono portare a termine le loro attività quotidiane rispettando un budget che spesso viene tagliato più che ampliato. Ecco le 4 sfide più comuni della gestione delle strutture.

 

Problema n. 1: dati obsoleti

Qualsiasi responsabile di strutture professionale conosce l'importanza dei dati. Senza di essi non si possono prendere decisioni giustificate. Tuttavia, un problema in cui molti responsabili di strutture si imbattono è quello di ricevere dati non più aggiornati. Oppure, il facility manager chiede continuamente i dati, ma per qualche motivo è estremamente difficile recuperarli. Di conseguenza, ogni decisione presa non sarà altrettanto utile o efficiente.

 

Problema n. 2: carico di lavoro estremo

I compiti e le mansioni di un responsabile delle strutture sono spesso molto trascurati. A causa di una forza lavoro insufficiente, spesso i professionisti non riescono a trovare il tempo per esaminare le operazioni aziendali al di fuori delle loro mansioni quotidiane. Ad esempio, per molti facility manager sarebbe estremamente utile avere maggiori informazioni sull'utilizzo degli spazi in azienda. Tuttavia, a causa della mancanza di tempo e risorse, spesso non sono in grado di farlo e quindi perdono opportunità per ottimizzare il flusso di lavoro.

GoBright - Facilty Manager - 4 sfide

 

Problema n. 3: vecchi edifici

La gestione degli edifici è un aspetto importante della gestione delle strutture. Naturalmente, quando gli edifici invecchiano, possono causare problemi come riparazioni, perdite, isolamento insufficiente, malfunzionamento dei sistemi HVAC perché in sovraccarico... E non parliamo poi degli obiettivi di sostenibilità che devono essere raggiunti! Risolvere tutti questi problemi può essere estremamente costoso, per il quale il budget aziendale non dispone di sale riunioni. Oppure, semplicemente, non sembra fattibile.

 

Problema n. 4: implementazione di nuove tecnologie

La maggior parte di questi problemi può essere risolta implementando una tecnologia adeguata. Sì, una vittoria per il responsabile delle strutture! Tuttavia, anche questo può comportare dei problemi. Ad esempio, quali sono i vostri obiettivi, qual è la tecnologia giusta per la vostra azienda e come potete ottenere il massimo da essa? Capita spesso che i dipendenti esitino a utilizzare le nuove tecnologie, scettici su come possano aiutarli. In realtà, la tecnologia è utile solo se viene implementata correttamente e utilizzata con costanza.

 

Suggerimenti per migliorare la gestione delle strutture

Suggerimento n. 1: la tecnologia giusta

Sebbene l'implementazione della giusta tecnologia, come già detto, possa comportare alcune sfide, è di fatto fondamentale per migliorare la gestione delle strutture. L'uso della tecnologia Smart Workplace genererà dati in tempo reale sull'edificio. sale riunioni e il software di prenotazione delle scrivanie, ad esempio, forniranno informazioni sull'utilizzo dello spazio sul posto di lavoro. Il responsabile delle strutture può ovviamente utilizzare queste informazioni per riprogettare l'ambiente di lavoro, risparmiando potenzialmente sui costi immobiliari ed energetici. Ma queste informazioni possono anche aiutare a programmare i servizi di pulizia. Dopo tutto, se alcuni spazi di lavoro non sono stati utilizzati dall'ultima pulizia, non è necessario pulirli di nuovo. Alcune soluzioni offrono anche un modulo per la ristorazione e i servizi, che può togliere un po' di lavoro dalle mani. Può essere utilizzato, ad esempio, per prenotare catering e strutture, ma anche per segnalare danni o malfunzionamenti all'interno di una riunione sale riunioni.

In termini di sicurezza, l'implementazione di uno strumento utile per la registrazione dei visitatori può contribuire ad alleviare le preoccupazioni del responsabile della struttura. I visitatori possono registrarsi da soli alla reception, senza rubare troppo tempo all'addetto. Inoltre, il sistema raccoglie automaticamente i dati relativi alle persone presenti nell'edificio in caso di emergenza. Un sistema di registrazione dei visitatori completo può anche raccogliere altre informazioni rilevanti sui visitatori, come il nome della loro azienda e i dettagli di contatto.

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Come affrontare il problema dell'implementazione di una nuova tecnologia? Per i dipendenti, di solito il problema è che i nuovi sistemi sembrano difficili e richiedono molto tempo. Assicuratevi quindi che le soluzioni Smart Workplace che scegliete siano facili da usare e intuitive. L'apprendimento dell'uso della nuova tecnologia deve richiedere il minor tempo possibile. Scegliete sempre un sistema che si colleghi ai programmi esistenti all'interno della vostra organizzazione, come Microsoft Teams, Outlook o Google Workspace, e assicuratevi che garantisca la sicurezza dei dati, la responsabilità legale e offra forme di assistenza.

Inoltre, aiutate i vostri dipendenti a comprendere l'importanza e la rilevanza della nuova tecnologia. Fate in modo che capiscano in che modo la nuova tecnologia sia vantaggiosa per loro e non solo per l'azienda. Non appena vedranno come la vostra soluzione li aiuta, diventerà rapidamente parte della loro routine quotidiana.

 

Suggerimento n. 2: Manutenzione preventiva

Invece di aspettare che le apparecchiature si rompano o diventino meno efficienti, programmate appuntamenti periodici di manutenzione preventiva. Questo può sembrare un onere per il bilancio, ma in realtà farà risparmiare denaro nel lungo periodo, poiché non lo si spenderà tutto per le riparazioni. La manutenzione manterrà le vostre apparecchiature al meglio e quindi più efficienti dal punto di vista energetico. Secondo uno studio McKinsey, l'implementazione della corretta manutenzione preventiva in base ai dati storici dei guasti ha generato in un grande produttore di dispositivi medici una riduzione del 18-25% dei costi di manutenzione. Un bene per il portafoglio dell'azienda e per l'ambiente! Raggiungere gli obiettivi di sostenibilità sarà un gioco da ragazzi.

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Suggerimento n. 3: create un piano personalizzato!

Ogni azienda è diversa e lo è anche la sua gestione delle strutture. Non esiste un piano per le strutture che vada bene per tutti. Pertanto, è fondamentale creare il proprio. Comprendete le priorità dell'azienda e discutete le esigenze e i desideri con i supervisori e i consulenti. Se avete elaborato un piano dettagliato adatto alla vostra attività, potete monitorare i progressi e agire quando necessario. Mentre ci si attiene a un piano, si raccolgono contemporaneamente informazioni rilevanti sui flussi di lavoro e sulle operazioni aziendali.

 

Suggerimento n. 4: la comunicazione è fondamentale

Creare un piano di questo tipo è oro, ma non vale nulla se nessuno lo conosce. Comunicate gli obiettivi a breve e a lungo termine con i vostri colleghi, sia in ruoli manageriali che non manageriali. Assicuratevi che tutti comprendano l'obiettivo finale e siano consapevoli della loro parte di responsabilità. Naturalmente, la comunicazione di queste informazioni può avvenire facilmente tramite e-mail o software di chat come Microsoft Teams. Tuttavia, a causa degli orari stretti di molti dipendenti, queste chiamate possono essere trascurate.

Un approccio più efficace nella comunicazione aziendale è il digital signage o narrowcasting. Questa forma di comunicazione consente di mostrare un determinato messaggio in tutto l'edificio in qualsiasi momento. Raggiungete un vasto pubblico in modo rapido ed efficace e sfruttate il potere della ripetizione a vostro vantaggio. Suggerimento: investite in una soluzione Smart Workplace che sia anche integrata in PowerBI, in modo da poter creare e condividere le informazioni provenienti dalla nuova tecnologia nella vostra fidata dashboard.

GoBright Vista - Segnaletica digitale - Narrowcasting

 

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