Le gestionnaire d'installations (ou facility manager) peut être l'une des fonctions les plus importantes d'une entreprise. Ce sont des professionnels qui supervisent et gèrent toutes les opérations quotidiennes d'un bâtiment ou d'une propriété. Ce sont d'excellents communicateurs et ils sont proactifs dans la prévention des problèmes potentiels. Mais que fait le gestionnaire d'installations ? En bref, il s'occupe de tous les services du bâtiment, tels que l'entretien, l'électricité et la plomberie, mais aussi de la sécurité générale et de la protection des employés. Comme vous pouvez l'imaginer, ces responsabilités sont nombreuses et importantes. Il n'est donc pas surprenant que le gestionnaire des installations soit souvent confronté à toute une série de défis. Surtout dans des environnements de travail qui évoluent rapidement et à une époque où les exigences des employés sont de plus en plus élevées.
Quels sont les problèmes les plus courants liés aux installations ?
En tant que gestionnaire d'installations, votre principale préoccupation est d'assurer le fonctionnement du bâtiment. Mais la maintenance n'est pas la seule chose à prendre en compte. De nombreux gestionnaires d'installations doivent accomplir leurs tâches quotidiennes tout en respectant un budget, qui est plus souvent réduit qu'augmenté. Voici les quatre défis les plus courants en matière de gestion des installations.
Problème n° 1 : Données obsolètes
Tout gestionnaire d'installations professionnel connaît l'importance des données. Sans elles, ils ne peuvent pas prendre de décisions justifiées. Cependant, un problème auquel se heurtent de nombreux gestionnaires d'installations est qu'ils reçoivent des données qui ne sont plus à jour. Ou encore, le gestionnaire demande continuellement des données, mais pour une raison ou une autre, il est extrêmement difficile de les récupérer. Par conséquent, toute décision prise ne sera pas aussi utile ou efficace.
Problème n° 2 : Charge de travail extrême
Les tâches et les fonctions d'un gestionnaire d'installations sont souvent négligées. En raison d'une main-d'œuvre insuffisante, les professionnels n'ont souvent pas le temps, en dehors de leurs tâches quotidiennes, de passer en revue les opérations de l'entreprise. Par exemple, il serait extrêmement utile pour de nombreux gestionnaires d'installations d'obtenir davantage d'informations sur l'utilisation de l'espace au sein de l'entreprise. Cependant, par manque de temps et de ressources, ils ne sont souvent pas en mesure de le faire et manquent donc des occasions d'optimiser le flux de travail.
Thème n° 3 : Bâtiments anciens
La gestion des bâtiments est un aspect important de la gestion des installations. Naturellement, au fur et à mesure que les bâtiments vieillissent, ils peuvent causer des problèmes tels que des réparations, des fuites, une isolation insuffisante, des systèmes CVC qui fonctionnent mal parce qu'ils sont en surrégime... Et ne commencez même pas à parler des objectifs de durabilité qui doivent être atteints ! La résolution de tous ces problèmes peut s'avérer extrêmement coûteuse, et le budget de l'entreprise n'a tout simplement pas la place de l'assumer. Ou alors, cela ne semble tout simplement pas faisable.
Enjeu n° 4 : Mise en œuvre de nouvelles technologies
La plupart de ces problèmes peuvent être résolus par la mise en œuvre d'une technologie appropriée. Oui, c'est une victoire pour le gestionnaire des installations ! Cependant, même cela peut poser des problèmes. Par exemple, quels sont vos objectifs, quelle est la bonne technologie pour votre entreprise et comment en tirer le meilleur parti ? Il arrive souvent que les employés hésitent à utiliser les nouvelles technologies, sceptiques quant à la manière dont elles peuvent les aider. En effet, la technologie ne sera utile que si elle est mise en œuvre correctement et utilisée de manière cohérente.
Conseils pour améliorer la gestion des installations
Conseil n° 1 : la bonne technologie
Bien que la mise en œuvre de la bonne technologie, comme mentionné précédemment, puisse poser certains problèmes, elle est en fait essentielle pour améliorer la gestion des installations. L'utilisation de la technologie Smart Workplace permet de générer des données en temps réel sur le bâtiment. Réservation de salles Par exemple, le logiciel de gestion de l'espace et le logicielRéservation de bureaux fourniront des informations sur l'utilisation de l'espace sur le lieu de travail. Le gestionnaire des installations peut, bien entendu, utiliser ces informations pour réaménager le lieu de travail, ce qui peut permettre à l'entreprise de réaliser des économies sur les coûts immobiliers et énergétiques. Mais ces informations peuvent également aider à planifier les services de nettoyage. En effet, si certains espaces de travail n'ont pas été utilisés depuis le dernier nettoyage, il n'est pas nécessaire de procéder à un nouveau nettoyage. Certaines solutions proposent également un module " Catering & Services ", qui peut faciliter la tâche. Il peut, par exemple, être utilisé pour réserver des services de restauration et des installations, mais aussi pour signaler des dommages ou des dysfonctionnements dans une salle de réunion.
En termes de sécurité, la mise en place d'un outil utile pour l'enregistrement des visiteurs peut contribuer à apaiser les inquiétudes du gestionnaire de l'établissement. Les visiteurs peuvent s'enregistrer eux-mêmes à la réception, sans que cela ne prenne trop de temps à la réceptionniste. En outre, le système recueille automatiquement des données sur les personnes présentes dans le bâtiment en cas d'urgence. Un système complet d'enregistrement des visiteurs peut même collecter d'autres informations pertinentes sur le visiteur, telles que le nom de son entreprise et ses coordonnées.
Comment s'attaquer au problème de la mise en œuvre des nouvelles technologies ? Pour les employés, le problème réside généralement dans le fait que les nouveaux systèmes semblent difficiles à utiliser et prennent du temps. Veillez donc à ce que les solutions Smart Workplace que vous choisissez soient conviviales et intuitives. L'apprentissage de l'utilisation des nouvelles technologies doit prendre le moins de temps possible. Optez toujours pour un système qui se connecte aux programmes existants au sein de votre organisation, tels que Microsoft Teams, Outlook ou Google Workspace, et assurez-vous qu'il garantit la sécurité des données, qu'il est juridiquement responsable et qu'il offre des formes d'assistance.
En outre, aidez vos employés à comprendre l'importance et la pertinence de la nouvelle technologie. Faites-leur comprendre en quoi elle leur est utile, et pas seulement à l'entreprise. Dès qu'ils verront comment votre solution les aide, elle fera rapidement partie de leur routine quotidienne.
Conseil n° 2 : entretien préventif
Au lieu d'attendre que l'équipement tombe en panne ou devienne moins efficace, planifiez des rendez-vous périodiques d'entretien préventif. Cela peut sembler une charge pour le budget, mais cela permettra en fait d'économiser de l'argent à long terme, car vous ne dépenserez pas tout en réparations. Cet entretien permettra à votre équipement de fonctionner au mieux, et donc d'être le plus efficace possible sur le plan énergétique. Selon une étude de McKinsey, la mise en œuvre d'une maintenance préventive adaptée aux données historiques des pannes a permis à un grand fabricant d'appareils médicaux de réduire ses coûts de maintenance de 18 à 25 %. C'est bon pour le portefeuille de l'entreprise et pour l'environnement ! Atteindre ces objectifs de durabilité sera un jeu d'enfant.
Conseil n° 3 : Élaborez un plan personnalisé !
Chaque entreprise est différente, et il en va de même pour la gestion de ses installations. Il n'existe pas de plan d'entreprise unique. Il est donc essentiel que vous créiez votre propre plan. Comprenez les priorités de l'entreprise et discutez des besoins et des souhaits avec les superviseurs et les consultants. Si vous avez élaboré un plan détaillé adapté à votre entreprise, vous pourrez suivre les progrès accomplis et agir en cas de besoin. Tout en respectant un plan, vous recueillez des informations pertinentes sur les flux de travail et les activités de l'entreprise.
Conseil n° 4 : la communication est essentielle
L'élaboration d'un tel plan vaut de l'or, mais il ne vaut rien si personne n'en a connaissance. Communiquez vos objectifs à court et à long terme à vos collègues, qu'ils occupent ou non des fonctions d'encadrement. Assurez-vous que tout le monde comprend l'objectif final et est conscient de sa part de responsabilité. La communication de ces informations peut bien sûr se faire facilement par courrier électronique ou à l'aide d'un logiciel de chat tel que Microsoft Teams. Cependant, en raison de l'emploi du temps serré de nombreux employés, ces appels peuvent être négligés.
Une approche plus efficace de la communication d'entreprise est l'affichage numérique ou narrowcasting. Cette forme de communication permet de diffuser un certain message dans l'ensemble du bâtiment à tout moment. Atteignez un large public rapidement et efficacement, et utilisez le pouvoir de la répétition à votre avantage. Conseil de pro : investissez dans une solution Smart Workplace qui est également intégrée à PowerBI, de sorte que vous puissiez créer et partager des informations à partir de votre nouvelle technologie dans votre propre tableau de bord.
