En Facility Manager (eller Facility Manager) er kanskje en av de viktigste rollene i enhver bedrift. De er fagfolk som overvåker og administrerer all daglig drift i en bygning eller eiendom. De er utmerkede kommunikatorer og proaktive når det gjelder å forebygge potensielle problemer. Men hva gjør egentlig en Facility Manager? Kort fortalt sørger de for alle tjenester i bygningen, som vedlikehold, strøm og rørleggerarbeid, men også generell sikkerhet og oppbevaring av de ansatte. Som du kan forestille deg, er dette mange viktige ansvarsområder. Det er derfor ikke overraskende at fasilitetssjefen ofte støter på en rekke utfordringer. Spesielt i arbeidsmiljøer som endrer seg raskt, og i en tid der kravene fra de ansatte øker.
Hva er de vanligste problemene med anlegget?
Som anleggsleder er du først og fremst opptatt av å holde bygningen i drift. Men det er mer enn bare vedlikehold å ta hensyn til. Mange anleggsledere må utføre de daglige oppgavene sine samtidig som de må holde seg innenfor et budsjett som oftere kuttes enn utvides. Her er de fire vanligste utfordringene for eiendomsforvaltere.
Problem #1: Utdaterte data
Alle profesjonelle anleggsledere vet hvor viktig data er. De kan ikke ta velbegrunnede beslutninger uten dem. Et problem som mange anleggsledere støter på, er imidlertid at de får utlevert data som ikke lenger er oppdaterte. Eller så ber anleggslederen kontinuerlig om data, men av en eller annen grunn er det ekstremt vanskelig å få tak i dem. Resultatet er at de beslutningene de tar, ikke blir like nyttige eller effektive.
Problem nr. 2: Ekstrem arbeidsbelastning
Oppgavene og pliktene til en fasilitetsansvarlig er ofte svært oversett. På grunn av mangel på arbeidskraft har de ofte ikke tid til å sette av tid til å gjennomgå virksomheten utenom de daglige oppgavene. Det ville for eksempel vært svært nyttig for mange anleggsledere å få mer innsikt i arealutnyttelsen i hele selskapet. Men på grunn av mangel på tid og ressurser er de ofte ikke i stand til det, og går derfor glipp av muligheter til å optimalisere arbeidsflyten.
Problemstilling #3: Gamle bygninger
Forvaltning av bygninger er en viktig del av Facility Management. Etter hvert som bygningene blir eldre, kan det naturligvis oppstå problemer som reparasjoner, lekkasjer, utilstrekkelig isolasjon, HVAC-systemer som ikke fungerer som de skal fordi de er overbelastet... Og for ikke å snakke om bærekraftsmålene som må nås! Å løse alle disse problemene kan bli ekstremt dyrt, og det er det rett og slett ikke plass til i bedriftens budsjett. Eller så virker det bare ikke gjennomførbart.
Problemstilling nr. 4: Implementering av ny teknologi
De fleste av disse problemene kan løses ved å ta i bruk egnet teknologi. Ja, det er en seier for anleggslederen! Men selv dette kan føre til problemer. Hva er for eksempel målene dine, hva er riktig teknologi for bedriften din, og hvordan får du mest mulig ut av den? Det hender ofte at de ansatte nøler med å ta i bruk ny teknologi, fordi de er skeptiske til hvordan den kan hjelpe dem. Teknologien vil faktisk bare være nyttig hvis den implementeres riktig og brukes konsekvent.
Tips for å forbedre fasilitetsstyringen
Tips #1: Riktig teknologi
Selv om implementeringen av riktig teknologi, som nevnt tidligere, kan by på noen utfordringer, er den faktisk nøkkelen til å forbedre fasilitetsstyringen. Ved hjelp av Smart Workplace Technology kan man generere sanntidsdata om bygningen. Programvare for rom- og skrivebordsbooking vil for eksempel gi informasjon om plassutnyttelsen på arbeidsplassen. Fasilitetssjefen kan selvsagt bruke denne informasjonen til å redesigne arbeidsplassen, noe som potensielt kan spare virksomheten for eiendoms- og energikostnader. Men denne informasjonen kan også være til hjelp ved planlegging av renholdstjenester. Hvis visse arbeidsområder ikke har vært i bruk siden forrige rengjøring, er det tross alt ikke nødvendig å gjøre rent igjen. Noen løsninger har også en Catering & Services-modul, som kan ta en del arbeid ut av hendene. Den kan for eksempel brukes til å bestille catering og fasiliteter, men kan også brukes til å rapportere skader eller funksjonsfeil i et møterom.
Når det gjelder sikkerhet, kan et nyttig verktøy for besøksregistrering bidra til å redusere virksomhetslederens bekymringer. Besøkende kan registrere seg selv i resepsjonen, uten at det tar for mye av resepsjonistens tid. I tillegg samler systemet automatisk inn data om hvilke personer som befinner seg i bygningen i tilfelle det skulle oppstå en nødsituasjon. Et komplett besøksregistreringssystem kan til og med samle inn annen relevant informasjon om den besøkende, for eksempel navnet på selskapet og kontaktopplysninger.
Så hvordan takler du problemet med å implementere ny teknologi? For de ansatte er problemet som regel at de nye systemene virker vanskelige og tidkrevende. Sørg derfor for at de Smart Workplace-løsningene du velger, er brukervennlige og intuitive. Det bør ta så lite tid som mulig å lære seg å bruke den nye teknologien. Velg alltid et system som kan kobles til eksisterende programmer i organisasjonen, for eksempel Microsoft Teams, Outlook eller Google Workspace, og sørg for at det gir datasikkerhet, har juridisk ansvar og tilbyr ulike former for support.
I tillegg må du hjelpe de ansatte med å forstå viktigheten og relevansen av den nye teknologien. Få dem til å forstå hvordan den kommer dem til gode, og ikke bare bedriften. Så snart de ser hvordan løsningen din hjelper dem, vil den raskt bli en del av deres daglige rutine.
Tips 2: Forebyggende vedlikehold
I stedet for å vente på at utstyret skal gå i stykker eller bli mindre effektivt, bør du planlegge jevnlig forebyggende vedlikehold. Det kan virke som en belastning på budsjettet, men det vil faktisk spare penger i det lange løp, siden du ikke trenger å bruke alt på reparasjoner. Vedlikeholdet vil holde utstyret på sitt beste, og dermed mest energieffektivt. Ifølge en McKinsey-studie kunne en stor produsent av medisinsk utstyr redusere vedlikeholdskostnadene med 18-25 prosent ved å implementere riktig forebyggende vedlikehold i henhold til historiske feildata. Bra for både lommeboken og miljøet! Det blir en smal sak å nå bærekraftsmålene.
Tips #3: Lag en tilpasset plan!
Alle virksomheter er forskjellige, og det er også fasilitetsstyringen deres. Det finnes ingen fasilitetsplan som passer for alle. Derfor er det avgjørende at du lager din egen. Sett deg inn i bedriftens prioriteringer, og diskuter behov og ønsker med ledere og konsulenter. Hvis du har laget en detaljert plan som passer for din virksomhet, kan du følge med på fremdriften og handle når det trengs. Samtidig som du følger en plan, samler du inn relevant informasjon om arbeidsflyten og forretningsdriften.
Tips #4: Kommunikasjon er nøkkelen
Det er gull verdt å lage en slik plan, men den er ikke verdt noe hvis ingen vet om den. Kommuniser dine kortsiktige og langsiktige mål med kollegene dine, både i lederroller og andre roller. Sørg for at alle forstår hva målet er, og at alle er klar over sin del av ansvaret. Det er selvsagt enkelt å kommunisere denne informasjonen via e-post eller chatteprogrammer som Microsoft Teams. Men på grunn av mange ansattes stramme timeplaner kan disse samtalene bli oversett.
En mer effektiv tilnærming til bedriftskommunikasjon er digital skilting eller narrowcasting. Denne formen for kommunikasjon gjør det mulig å vise et bestemt budskap i hele bygningen når du vil. Nå ut til et stort publikum raskt og effektivt, og dra nytte av repetisjonens kraft. Profftips: Invester i en Smart Workplace-løsning som også er integrert i PowerBI, slik at du kan opprette og dele informasjon fra den nye teknologien i ditt eget dashbord.
