En facility manager (eller facility manager) kan være en av de viktigste rollene i enhver bedrift. De er fagfolk som overvåker og administrerer all daglig drift i en bygning eller eiendom. De er gode kommunikatorer og proaktive i forebygging av potensielle problemer. Men hva gjør anleggssjefen? Kort fortalt ordner de hver eneste bygningstjeneste, som vedlikehold, strøm og rørleggerarbeid, men også generell sikkerhet og oppbevaring av ansatte. Som du kan forestille deg, er dette mange viktige oppgaver. Det er derfor ikke overraskende at anleggssjefen ofte støter på en rekke utfordringer. Spesielt i raskt skiftende arbeidsmiljøer og i en tid der ansattes krav øker.
Hva er de vanligste anleggsproblemene?
Som anleggsleder er din hovedanliggende å holde bygningen i gang. Men det er mer enn bare vedlikehold å ta hensyn til. Mange anleggsledere må fullføre sine daglige oppgaver samtidig som de holder seg til et budsjett, som oftere kuttes enn utvides. Her er de 4 vanligste utfordringene for administrasjon av fasiliteter.
Problem #1: Utdaterte data
Enhver profesjonell anleggsleder vet viktigheten av data. De kan ikke ta berettigede avgjørelser uten det. Men et problem som mange anleggsledere støter på, er at de får levert data som ikke lenger er oppdatert. Eller anleggslederen spør kontinuerlig om data, men av en eller annen grunn er det ekstremt vanskelig å hente. Som et resultat vil enhver beslutning de tar ikke være like nyttig eller effektiv.
Problem #2: Ekstrem arbeidsbelastning
Oppgavene og pliktene til en anleggsleder er ofte svært oversett. På grunn av utilstrekkelig arbeidsstyrke kan fagfolk ofte ikke ta seg tid utenom sine daglige oppgaver til å gjennomgå forretningsdriften. For eksempel vil det være svært nyttig for mange anleggsledere å få mer innsikt i plassutnyttelse i hele selskapet. Men på grunn av mangel på tid og ressurser er de ofte ikke i stand til det og går derfor glipp av muligheter til å optimalisere arbeidsflyten.
Problem #3: Gamle bygninger
Administrasjon av bygninger er et viktig aspekt ved anleggsforvaltning. Naturligvis, ettersom bygninger eldes, kan de forårsake bekymringer som reparasjoner, lekkasjer, utilstrekkelig isolasjon, feilfungerende HVAC-systemer fordi de er i overdrive... Og ikke engang begynn på bærekraftsmål som må nås! Å løse alle disse problemene kan være ekstremt dyrt, som bedriftens budsjett rett og slett ikke har plass til. Eller, det virker bare ikke gjennomførbart.
Problem #4: Implementering av nye teknologier
De fleste av disse problemene kan løses ved å implementere passende teknologi. Ja, en seier for anleggssjefen! Men selv dette kan skape problemer. Hva er for eksempel målene dine, hva er riktig teknologi for bedriften din, og hvordan får du mest mulig ut av det? Det hender ofte at ansatte er nølende til å bruke ny teknologi, skeptiske til hvordan den kan hjelpe dem. Faktisk vil teknologi bare være nyttig hvis den implementeres riktig og brukes konsekvent.
Tips for å forbedre anleggsadministrasjonen
Tips #1: Riktig teknologi
Selv om implementering av riktig teknologi, som nevnt før, kan medføre noen utfordringer, er det faktisk nøkkelen til å forbedre anleggsstyringen. Bruk av Smart Workplace Technology vil generere sanntidsdata om bygningen. Rombestilling og skrivebordsbestillingsprogramvare vil for eksempel gi informasjon om plassutnyttelse på arbeidsplassen. Fasilitetslederen kan selvfølgelig bruke denne informasjonen til å redesigne arbeidsplassen, og potensielt spare virksomheten for eiendoms- og energikostnader. Men denne informasjonen kan også hjelpe med å planlegge rengjøringstjenester. Tross alt, hvis enkelte arbeidsområder ikke har blitt brukt siden siste rengjøring, er det ikke nødvendig å rengjøre igjen. Noen løsninger gir også en Catering & Services -modul, som kan ta litt arbeid ut av hendene. Den kan for eksempel brukes til å bestille servering og fasiliteter, men kan også brukes til å rapportere skader eller funksjonsfeil i et møterom.
Når det gjelder sikkerhet, kan implementering av et nyttig verktøy for besøksregistrering bidra til å lindre anleggslederens bekymringer. Besøkende kan melde seg på i resepsjonen, uten å ta for mye av resepsjonistens tid. I tillegg samler systemet automatisk inn data om hvilke personer som er tilstede i bygningen i nødstilfeller. Et komplett besøksregistreringssystem kan til og med samle inn annen relevant informasjon om den besøkende, for eksempel navnet på selskapet deres og kontaktinformasjon.
Så hvordan takler du problemet med å implementere ny teknologi? For ansatte er problemet vanligvis at de nye systemene virker vanskelige og tidkrevende. Sørg derfor for at Smart Workplace-løsningene du velger, er brukervennlige og intuitive. Å lære å bruke det nye settet med teknologi bør ta så lite tid som mulig. Velg alltid et system som kobles til eksisterende programmer i organisasjonen din, for eksempel Microsoft Teams , Outlook eller Google Workspace , og sørg for at det gir datasikkerhet, bærer juridisk ansvar og tilbyr former for støtte.
Hjelp i tillegg dine ansatte til å forstå viktigheten og relevansen av den nye teknologien. Få dem til å forstå hvordan det gagner dem, i stedet for bare selskapet. Så snart de ser hvordan løsningen din hjelper dem, vil den raskt bli en del av deres daglige rutine.
Tips #2: Forebyggende vedlikehold
I stedet for å vente på at utstyret går i stykker eller blir mindre effektivt, planlegg periodiske avtaler om forebyggende vedlikehold. Dette kan virke som en byrde på budsjettet, men det vil faktisk spare penger i det lange løp ettersom du ikke kommer til å bruke alt på reparasjoner. Dette vedlikeholdet vil holde utstyret ditt på sitt beste, og dermed mest energieffektivt. I følge en McKinsey-studie genererte implementering av riktig forebyggende vedlikehold i henhold til historiske feildata en stor produsent av medisinsk utstyr med 18–25 prosent reduksjon i vedlikeholdskostnader. Bra for bedriftens lommebok, og miljøet! Å oppfylle disse bærekraftsmålene vil være en bit av kaken.
Tips #3: Lag en tilpasset plan!
Hver virksomhet er forskjellig, og det samme er deres fasiliteter. Det er ikke noe slikt som en one size fits all anleggsplan. Derfor er det avgjørende at du lager din egen. Forstå bedriftens prioriteringer og diskutere behov og ønsker med veiledere og konsulenter. Hvis du har laget en detaljert plan som passer din virksomhet, kan du spore fremgang og handle når det er nødvendig. Mens du holder deg til en plan, samler du samtidig inn relevant informasjon om arbeidsflyter og forretningsdrift.
Tips #4: Kommunikasjon er nøkkelen
Å lage en slik plan er gull, men det er ingenting verdt hvis ingen vet om det. Kommuniser dine kort- og langsiktige mål med kollegene dine, både i lederroller og ikke-lederroller. Sørg for at alle forstår sluttmålet og er klar over sin del av ansvaret. Kommunikasjon av denne informasjonen kan selvfølgelig enkelt gjøres via e-post eller chatteprogramvare som Microsoft Teams. På grunn av den stramme planleggingen til mange ansatte, kan imidlertid disse samtalene bli oversett.
En mer effektiv tilnærming innen bedriftskommunikasjon er digital skilting eller narrowcasting. Denne formen for kommunikasjon gjør at en viss melding kan vises i hele bygningen når som helst du måtte ønske det. Nå ut til et stort publikum raskt og effektivt, og bruk gjentagelseskraften til din fordel. Profftips: Invester i en Smart Workplace-løsning som også er integrert i PowerBI , slik at du kan lage og dele informasjon fra den nye teknologien din i ditt pålitelige eget dashbord.
