Företag som inser att framtidens kontor är ett kontor i utveckling letar efter sätt att på bästa sätt implementera Hybrid Working i sin företagskultur. Vilka saker måste de ta hänsyn till? Vad behöver de göra för att hålla sina arbetsgivare och medarbetare informerade, engagerade och nöjda? Framtidens kontor kommer att vara ett smart kontor som förlitar sig på data för att fatta strategiska beslut. Till exempel beslut om nya arbetssätt, liksom beslut om medarbetarnas välbefinnande och produktivitet. Facility Managers måste förbereda sig genom att anta nya policyer och tekniker i dessa föränderliga tider.
Det framtida kontoret: här är 5 fakta att tänka på...
1. Hybridarbete
2019: <40% of the employees wanted to work remote (partly).
2022: >75% av de anställda föredrar att arbeta hybrid.
Allt fler medarbetare vill arbeta hybrid. Hybridarbete är ett flexibelt sätt att arbeta där effektivitet, produktivitet och samarbete främjas. Det är ett perfekt tillfälle för arbetsgivare att utforska och underlätta vad deras medarbetare behöver och förväntar sig. Konsten att skapa en effektiv hybridarbetsmiljö är att vara flexibel. Att göra det möjligt att arbeta hemifrån eller utanför de vanliga kontorstiderna och att förse medarbetarna med rätt verktyg. Men hur ska medarbetarna hålla sig uppkopplade, informerade och ha kontroll? Det viktigaste elementet i Hybrid Working är tekniken. Att strukturera kommunikationen och skapa en flexibel arbetsyta kan göras med hjälp av rätt teknik.
2. Medarbetarnas välbefinnande
Prioritera dina medarbetares välbefinnande. Det leder till ökad produktivitet och färre sjukdagar.
De interaktioner som medarbetarna har med organisationen, kollegorna och arbetsgivaren avgör medarbetarnas upplevelse och till och med deras välbefinnande. Medarbetarnas välbefinnande definieras som medarbetarnas övergripande mentala, fysiska, känslomässiga och ekonomiska hälsa. Den påverkas av olika faktorer, t.ex. relationerna till kollegorna, de beslut de fattar, hur de känner sig sedda och hörda, den självständighet de får samt de verktyg och resurser de har tillgång till. En hälsosam, säker och smart miljö är avgörande för att skapa en positiv medarbetarupplevelse. Att visa att man tar hand om sina medarbetare och ger dem bästa möjliga arbetsmiljö påverkar trovärdigheten för alla organisationer positivt. Och människor som är glada och friska, som känner sig hörda och sedda, tenderar att vara mer produktiva och mindre benägna att bli sjuka.
3. Digital omvandling
"77% av CIO:erna rankar digital transformation högst upp på prioriteringslistan i budgeten.
Vi lever i en digital tidsålder. Vi kan styra nästan allt från våra mobiltelefoner. Smarta enheter "kommunicerar" med varandra, system kan göra automatiserade val åt oss och allt är mätbart. Omvandlingen till en alltmer digital värld förbättrar ofta våra liv. Detta gäller naturligtvis även på "kontoret". Företag som kan förnya och digitalisera på ett kundorienterat sätt är mer framgångsrika.
På framtidens kontor kan mer arbete utföras på kortare tid. Att skapa ett ekosystem av plattformar, anslutningar och teknik är avgörande för smarta arbetsplatser. Det möjliggör ett mer produktivt, effektivt och flexibelt arbetssätt för både anställda och arbetsgivare. Dessutom ger det medarbetarna kontroll över sin arbetsmiljö, eftersom det hjälper dem att arbeta självständigt och göra sina egna val.
4. Arbetsplatsanalys
2025: Dataanalys är avgörande för att hantera kostnader och prestanda. Forskning visar att 75% av hyresgästerna hävdar att data är nyckeln till att uppnå deras strategiska mål.
På kontoret ställs medarbetare och besökare inför en mängd situationer som kan påverka hur vi upplever vår vistelse. Temperaturen, belysningens kvalitet, tillgången till inspirerande arbetsplatser och mötesrum, säkerhet och hygien, cateringmöjligheter, information, etc, etc. För arbetsgivaren är det viktigt att erbjuda en trivsam och inspirerande miljö där människor kan göra sitt bästa.
Med hjälp av tillgängliga data kan du skapa insikter om hur kontoret används. På så sätt kan du göra smartare, mer hållbara eller mer effektiva val. Hur hanterar man t.ex. beläggning, uteblivna besök och delade skrivbord när alla utformar sin egen arbetsvecka? Datadrivna arbetsplatser ger insikt i arbetsplatsens prestanda, beläggningsgrad och användning. Insamling av data hjälper till att fatta faktabaserade och datadrivna beslut för att utveckla nya arbetssätt. På så sätt kan man skapa en framtidssäker och effektiv arbetsplats.
5. Hållbarhet
Brådskande uppgift: ta ditt företags sociala ansvar nu! Uppfyll FN:s mål för hållbar utveckling för 2030.
Ekologisk och miljömässig balans stöds genom införandet av hållbara kontorspolicyer. Målet med en hållbar arbetsplats är att både minska och helst helt undvika utarmning av naturresurser. FN antog 2015 de globala målen för hållbar utveckling (Sustainable Development Goals, SDG). Detta är en universell uppmaning till handling för att utrota fattigdom, skydda planeten och se till att alla människor år 2030 åtnjuter fred och välstånd. Dessutom har Europeiska unionen (EU) enats om att all energiförsörjning ska vara CO2-neutral 2050, vilket resulterar i ett CO2-reduktionsmål på 55%.
Mål som dessa har många fördelar som är intressanta för företag. Förutom att skapa en bättre arbetsmiljö för dina medarbetare och ta ansvar för miljön kan hållbarhet på kontoret också spara tid och pengar. Med en hållbar användning av arbetsplatser, mötesrum och utrustning kan du spara kostnader för energi eller till och med golvyta. Men du kommer också att märka att utrustningen håller längre om den används mindre ofta.
Ett hållbart kontor bidrar till en hälsosammare arbets- och boendemiljö och minskar användningen av utrymme, material och kostnader.
