Gli obiettivi erano l'implementazione di una moderna tecnologia per la postazione di lavoro e la massimizzazione della gestione delle scrivanie e degli spazi per le riunioni.
Il compito del Thirteen Group era quello di trovare un sistema completo per la gestione dei visitatori, che includesse la prenotazione di singoli desk e sale riunioni . Si trattava inoltre di attrezzare spazi multipli per riunioni, collaborazioni e scrivanie open space. Il progetto comprendeva la necessità di esplorare pratiche di lavoro più agili e flessibili nell'ambito di una revisione denominata "Right Space Right Place". La motivazione era in parte quella di ottenere il miglior valore da tutti gli spazi per uffici, ma soprattutto volevano creare una cultura della scelta e della fiducia attraverso le modalità, i luoghi e i tempi di lavoro dei dipendenti.
Avevano bisogno di una soluzione che permettesse:
Thirteen Group aveva una serie di requisiti molto specifici e l'unico in grado di fornire tutti i risultati era GoBright.
Thirteen Group ha chiesto aiuto a Visavvi, integratore specializzato in soluzioni per l'ambiente di lavoro. Convinto che GoBright fosse la soluzione giusta, ma preoccupato che l'implementazione di un livello così elevato di cambiamenti in tutta l'organizzazione sarebbe stata difficile, Visavvi ha collaborato con gli esperti di tecnologie per il posto di lavoro AscentaeGoBrightdistributore diGoBrightnel Regno Unito) per aiutare a gestire l'implementazione.
GoBright ha messo in discussione i dettagli del brief, garantendo che Thirteen Group non sprecasse denaro per cose non ancora necessarie, aggiungendo un valore reale durante la fase di sviluppo. L'implementazione è avvenuta senza problemi, poiché i sistemi di prenotazione e di reporting hanno fornito esattamente ciò che era necessario. La capacità di analisi ha inoltre fornito dati concreti su come sono state affrontate le sfide dell'implementazione.
A causa di una ristrutturazione in corso dell'edificio, le visite in loco erano limitate e la consultazione iniziale è stata effettuata esclusivamente sulla base di planimetrie e disegni del pavimento. Il requisito era una serie molto specifica di funzionalità di prenotazione di tavoli e sale riunioni . Mentre venivano esaminate le caratteristiche di diversi fornitori di sistemi di prenotazione, l'unico in grado di fornire tutti gli elementi richiesti era GoBright. Essendo nuovo nel mercato britannico e non avendo precedenti installazioni nel Regno Unito a cui fare riferimento, è stata necessaria una grande fiducia da parte di Thirteen Group per poter raccomandare GoBright. Ascentae ha consigliato a Thirteen Group di recarsi presso GoBright nei Paesi Bassi per vedere di persona le soluzioni e la visita ha confermato che si trattava del prodotto giusto per loro.
Le caratteristiche esclusive di GoBrightcomprendono un sistema di registrazione dei visitatori self-service, pannelli di prenotazione per sale riunioni e moduli di collegamento tra scrivanie multifunzione con LED di stato che indicano lo stato di disponibilità attuale. La piattaforma di gestione e reporting fornisce analisi in tempo reale e storiche del luogo di lavoro, come i dati sulle prenotazioni e sull'utilizzo, integrati da sensori di occupazione sotto le scrivanie e da un sistema di prenotazione basato su Outlook, tutti elementi che forniscono informazioni vitali sull'utilizzo del luogo di lavoro.
All'ingresso dell'edificio viene utilizzato uno schermo interattivo da 10 pollici. I visitatori registrano il loro arrivo, vengono fotografati automaticamente e ricevono un badge identificativo con foto. Il sistema notifica poi il loro arrivo all'ospite. Tutto ciò migliora l'esperienza dei visitatori e libera risorse che consentono al personale di concentrarsi su altre attività vitali. I visitatori e il personale vengono poi indirizzati all'interno dell'edificio grazie a una serie di schermi LCD Wayfinding posizionati strategicamente. Questi mostrano in tempo reale le sale riunioni e le informazioni sull'utilizzo delle scrivanie, consentendo al personale e ai visitatori di trovare facilmente e rapidamente la destinazione prevista o lo spazio di lavoro libero.
La parte di reporting e gestione della piattaforma consente a Thirteen Group di monitorare e rivedere regolarmente l'utilizzo degli spazi di lavoro, migliorando l'accesso agli spazi di lavoro più richiesti e garantendo una maggiore agilità del luogo di lavoro. Inoltre, il monitoraggio attivo delle visite degli utenti e dell'utilizzo dello spazio di lavoro consente a Thirteen Group di mantenere un registro accurato di chi ha utilizzato quale spazio. La struttura risultante offre un ambiente di lavoro all'avanguardia con ampie strutture per le riunioni e la collaborazione, accessibili tramite l'efficace sistema di prenotazione sale riunioni e delle scrivanie di GoBright.
Thirteen Group fornisce alloggi e servizi a più di 70.000 clienti nel Teesside e in altre aree del Nord Est, tra cui il North Yorkshire, la contea di Durham e il Tyne and Wear. Nel luglio 2017, Erimus Housing, Housing Hartlepool, Tees Valley Housing, Tristar Homes e Thirteen Care and Support si sono uniti in partnership per creare un'unica e solida azienda a scopo sociale chiamata Thirteen. L'organizzazione conta oggi oltre 1.500 dipendenti, con sede nel nuovo ufficio di punta a tre piani di Middlesborough.
GoBright e Ascentae hanno collaborato con Visavvi in modo proattivo, offrendo una consulenza pragmatica e professionale basata sulla loro conoscenza del mercato e del prodotto. John Andrews, account manager di Visavvi, ha trascorso molte ore a lavorare a stretto contatto con Thirteen Group per comprendere appieno la loro vasta gamma di esigenze e per garantire che qualsiasi sistema installato soddisfacesse le loro necessità immediate, oltre a fornire possibilità per il futuro. John Andrews di Visavvi ha spiegato: "Thirteen Group aveva una serie di requisiti molto specifici per il sistema di prenotazione di desk e sale riunioni . Ho esaminato le caratteristiche di diversi fornitori di sistemi di prenotazione e l'unico in grado di fornire tutti i requisiti era GoBright".
Le conoscenze e l'esperienza di rivenditori, distributori e fornitori sono state utilizzate in modo ottimale in ogni fase del processo di vendita e implementazione. Il che, in ultima analisi, ha portato al miglior risultato finale per Thirteen Group.
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