L'implementazione di una moderna tecnologia sul posto di lavoro e l'ottimizzazione della gestione delle scrivanie e degli spazi per le riunioni erano gli obiettivi.
L'incarico di Thirteen Group era quello di trovare un sistema completo di gestione dei visitatori, comprese le strutture di prenotazione delle singole scrivanie e di sale riunioni. Stavano anche cercando di attrezzare più spazi per riunioni, collaborazione e scrivanie a pianta aperta. Hanno incluso la necessità di esplorare pratiche di lavoro più agili e flessibili come parte di una revisione chiamata 'Right Space Right Place'. La loro motivazione era in parte quella di ottenere il miglior valore da tutto lo spazio dell'ufficio, ma volevano soprattutto generare una cultura di scelta e di fiducia attraverso come, dove e quando i membri dello staff potevano lavorare.
Avevano bisogno di una soluzione che permettesse:
Thirteen Group aveva una serie di requisiti molto specifici e l'unico in grado di fornire tutti i prodotti era GoBright.
Thirteen Group ha chiesto aiuto all'integratore specializzato in soluzioni per l'ambiente di lavoro Visavvi. Convinta che GoBright fosse la soluzione giusta, ma preoccupata che l'implementazione di un così grande livello di cambiamento in tutta l'organizzazione sarebbe stato difficile, Visavvi ha collaborato con gli esperti di tecnologia dell'ambiente di lavoro Ascentae (GoBright's distributore nel Regno Unito) per aiutare a gestire l'implementazione.
GoBright ha messo in discussione i dettagli del brief, dove pertinente, assicurandosi che Thirteen Group non sprecasse denaro per cose che non erano ancora necessarie, aggiungendo un valore reale durante la fase di sviluppo. L'implementazione è andata molto bene perché i sistemi di prenotazione e i sistemi di reporting hanno fornito esattamente ciò di cui avevamo bisogno. La capacità di analisi ha anche fornito dati concreti su come le sfide dell'implementazione sono state affrontate.
A causa di una ristrutturazione dell'edificio in corso, le visite in loco erano limitate, e la consultazione iniziale è stata fatta solo sulla base delle planimetrie e dei disegni del piano. Il requisito era una serie molto specifica di funzionalità di prenotazione da scrivania e sale riunioni. Mentre venivano esaminate le caratteristiche di diversi fornitori di sistemi di prenotazione, l'unico che poteva fornire tutti i risultati era GoBright. Essendo nuovo nel mercato del Regno Unito e senza precedenti installazioni nel Regno Unito a cui fare riferimento, c'è voluta molta fiducia da parte di Thirteen Group per essere fiduciosi nella raccomandazione di GoBright. Ascentae ha consigliato a Thirteen Group di andare a GoBright in Olanda per vedere le soluzioni di prima mano e la visita ha confermato che questo era il prodotto giusto per loro.
GoBrightLe caratteristiche uniche di questo sistema includono un sistema di registrazione dei visitatori self-service, pannelli di prenotazionesale riunioni e moduli di collegamento tra scrivanie multifunzione con LED di stato che indicano lo stato di disponibilità attuale. La piattaforma di gestione e reporting fornisce dati analitici in tempo reale e storici sul posto di lavoro, come i dati sulle prenotazioni e sull'utilizzo, integrati da sensori di occupazione sotto le scrivanie e da un sistema di prenotazione basato su Outlook, tutti elementi che forniscono informazioni vitali sull'utilizzo del posto di lavoro.
Uno schermo interattivo da 10 pollici è utilizzato al punto d'ingresso dell'edificio. I visitatori registrano il loro arrivo, si fanno fotografare automaticamente e ricevono un badge identificativo per i visitatori. Il sistema notifica poi il loro arrivo all'ospite. Tutto ciò migliora l'esperienza del visitatore e libera risorse in modo che il personale possa concentrarsi su altri lavori vitali. I visitatori e il personale vengono poi indirizzati all'interno dell'edificio utilizzando una serie di schermi LCD di orientamento posizionati strategicamente. Questi mostrano in tempo reale sale riunionie le informazioni sull'utilizzo delle scrivanie, permettendo al personale e ai visitatori di trovare facilmente e rapidamente la loro destinazione o lo spazio di lavoro libero.
La parte di reporting e gestione della piattaforma permette a Thirteen Group di monitorare e rivedere regolarmente l'uso dello spazio di lavoro, migliorando l'accesso agli spazi di lavoro che sono più richiesti e fornendo una maggiore agilità del posto di lavoro. Inoltre, il monitoraggio attivo delle visite degli utenti e dell'uso dello spazio di lavoro permette a Thirteen Group di mantenere un registro accurato di chi ha usato quale spazio. La struttura risultante fornisce un ambiente di lavoro all'avanguardia con ampie strutture per le riunioni e la collaborazione che sono accessibili tramite GoBright's altamente efficace sale riunionie sistema di prenotazione delle scrivanie.
Thirteen Group fornisce alloggi e servizi per più di 70.000 clienti in tutto il Teesside e in altre aree del Nord Est, tra cui North Yorkshire, County Durham e Tyne and Wear. Nel luglio 2017, Erimus Housing, Housing Hartlepool, Tees Valley Housing, Tristar Homes e Thirteen Care and Support si sono uniti in partnership per creare un unico forte business a scopo sociale chiamato Thirteen. L'organizzazione ha ora più di 1500 dipendenti, con sede nel loro nuovo ufficio di punta a tre piani a Middlesborough.
GoBright e Ascentae ha lavorato con Visavvi in modo proattivo, offrendo consigli pragmatici e professionali basati sulla loro esperta conoscenza del mercato e del prodotto. John Andrews, account manager di Visavvi, ha trascorso molte ore lavorando a stretto contatto con Thirteen Group per comprendere appieno la loro vasta gamma di esigenze e per garantire che qualsiasi sistema installato avrebbe soddisfatto le loro necessità immediate, oltre a fornire possibilità per il futuro. John Andrews di Visavvi ha spiegato: "Thirteen Group aveva una serie di requisiti molto specifici per il sistema di prenotazione del desk e di sale riunioni. Ho esaminato le caratteristiche di diversi fornitori di sistemi di prenotazione e l'unico che poteva fornire tutti gli elementi necessari era GoBright".
La conoscenza e l'esperienza di rivenditori, distributori e venditori è stata utilizzata in modo ottimale in ogni fase del processo di vendita e implementazione. Che alla fine risulta nel miglior risultato finale per Thirteen Group.
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