Banca Internazionale — Occupazione WiFi
I dati ricavati dallo strumento di misurazione dell'occupazione tramite Wi-Fi di GoBrighthanno messo in luce un forte squilibrio: una sede centrale ad Amsterdam sovraffollata due volte alla settimana e uffici regionali in gran parte vuoti. Questa analisi ha fornito a questa banca internazionale le prove necessarie per chiudere tre edifici adibiti a uffici.
- Finanza e settore bancario
- Sede centrale di Amsterdam + 23 uffici regionali
- 3 edifici adibiti a uffici in meno
La sfida
La pandemia di COVID-19 ha cambiato radicalmente il modo in cui i dipendenti di questa grande banca utilizzavano gli spazi degli uffici. Prima della pandemia, la banca adottava un piano di assegnazione degli spazi tradizionale: le unità aziendali e i reparti disponevano di spazi di lavoro dedicati su piani o sezioni di piani assegnati. Lavorare in ufficio era la norma; lavorare da casa era l’eccezione.
Con sede centrale ad Amsterdam e 23 uffici regionali distribuiti in tutti i Paesi Bassi, il portafoglio di sedi della banca era stato progettato per supportare le sue attività commerciali dell’epoca. Funzioni chiave quali la Direzione Esecutiva, l’International Banking, il Trading sale riunioni e e l’IT erano concentrate nel campus della sede centrale, mentre il Retail Banking, il Facility Management e diversi dipartimenti di back-office erano distribuiti tra gli uffici regionali.
Durante la pandemia, la banca ha limitato in modo significativo l’accesso agli uffici. Per ridurre l’uso dei mezzi pubblici, ha consentito ai dipendenti di lavorare dall’ufficio più vicino alla propria abitazione. Dopo la pandemia, la banca ha introdotto una strategia di lavoro ibrida, che permette ai dipendenti di lavorare in parte, o in alcuni ruoli interamente, da casa.
Questo nuovo modo di lavorare ha creato uno squilibrio nell’occupazione degli uffici. Il campus della sede centrale di Amsterdam offre un’eccellente accessibilità e servizi, tra cui un parcheggio in loco, una stazione ferroviaria nelle vicinanze e un centro commerciale raggiungibile a piedi. Il campus era costantemente sovraffollato il martedì e il giovedì.
Nel frattempo, diversi uffici regionali, in particolare quelli situati al di fuori dell’area metropolitana del Randstad, rimanevano in gran parte sottoutilizzati. La banca aveva bisogno di un quadro oggettivo su come venissero effettivamente utilizzati i propri uffici.
La soluzione
La banca ha deciso di analizzare l'utilizzo degli uffici tramite il sistema WiFi Occupancy, ottenendo così informazioni basate sui dati relativi ai livelli di occupazione negli edifici, ai piani e nelle zone degli uffici durante l'intera settimana lavorativa.
È apparso subito chiaro che sapere quanti dipendenti fossero presenti non era sufficiente. Per ottimizzare efficacemente la propria strategia relativa agli spazi di lavoro, la banca doveva anche sapere quali reparti utilizzassero specifiche sedi.
Un processo di registrazione manuale dell'occupazione per reparto si è rivelato poco pratico e non scalabile. La banca ha chiesto se fosse possibile estendere WiFi Occupancy per fornire dati sull'occupazione a livello di reparto.
Da uno studio tecnico è emerso che ciò era fattibile: i computer portatili e i dispositivi mobili dei dipendenti erano già dotati di identificatori tecnici univoci a fini di sicurezza. Fin dall’inizio, la banca ha considerato la privacy come un requisito fondamentale di progettazione, non come un aspetto secondario.
In stretta collaborazione con il Comitato centrale dei lavoratori, GoBright ha sviluppato una soluzione basata sul principio della “privacy by design”. Tale soluzione non memorizzava né rendeva tracciabili i dati di localizzazione individuali. I dispositivi venivano utilizzati esclusivamente per generare conteggi anonimizzati delle presenze per reparto, e una dimensione minima dei gruppi garantiva che i report non potessero mai riferirsi a team molto piccoli o a singoli dipendenti.
Questo approccio basato sul “privacy by design” ha ottenuto l’approvazione del Comitato centrale dei lavoratori, fornendo alla banca dati affidabili sull’occupazione a livello di reparto senza compromettere la privacy dei dipendenti.
I risultati
Combinando i dati sull’occupazione rilevati tramite Wi-Fi con l’analisi delle tendenze a lungo termine, la banca ha ottimizzato la propria strategia relativa agli spazi di lavoro in modo strutturale.
Ottimizzazione del portafoglio immobiliare
L'analisi ha evidenziato che l'organizzazione necessitava di un numero di postazioni di lavoro notevolmente inferiore rispetto a prima della pandemia. Grazie a un consolidamento più efficiente dei reparti, la banca ha chiuso tre edifici adibiti a uffici, ottenendo risparmi sostanziali sui costi immobiliari e operativi.
Adeguare gli spazi di lavoro alla domanda effettiva
I dati hanno evidenziato che la domanda di sale riunioni era significativamente superiore alle aspettative. Le sessioni di Scrum e le riunioni di gruppo finivano spesso nei corridoi perché non era disponibile uno spazio adeguato per le riunioni.
Sulla base di queste informazioni, la banca ha creato ulteriori sale riunioni nelle sue altre sedi e ha rivisto la propria politica di prenotazione su sale riunioni . Non era più possibile prenotare le sale riunioni con largo anticipo per periodi prolungati; la banca monitorava attivamente le mancate presentazioni e contattava gli organizzatori in merito alle prenotazioni non utilizzate. Di conseguenza, sia la disponibilità che l’utilizzo delle strutture per le riunioni sono migliorati notevolmente.
Maggiore trasparenza per i dipendenti
I dipendenti hanno acquisito una visione chiara dei livelli di occupazione previsti per ciascuna sede. Ciò ha permesso loro di prendere decisioni più consapevoli su quando e dove lavorare, contribuendo a una distribuzione più equilibrata della presenza in ufficio e a un ambiente di lavoro più piacevole.
Distribuzione della presenza in ufficio basata sui dati
L'analisi ha evidenziato chiaramente che l'affluenza raggiungeva il picco il martedì e il giovedì. Sulla base di questi risultati, la banca ha introdotto delle misure volte a distribuire in modo più uniforme le riunioni e le giornate di lavoro in gruppo nell'arco della settimana. Ha incoraggiato le unità aziendali a programmare gli incontri in giorni diversi della settimana, ottenendo così un andamento più equilibrato dell'affluenza e un uso più efficiente della capacità disponibile degli uffici.
Conclusione
Combinando la soluzione “WiFi Occupancy” con un approccio di “privacy by design” attentamente studiato, la banca ha trasformato la propria strategia relativa agli spazi di lavoro, passando da un processo decisionale basato su ipotesi a una gestione fondata sui fatti. L’organizzazione ha acquisito informazioni non solo sul numero di dipendenti presenti, ma anche su come i diversi reparti utilizzassero effettivamente gli spazi degli uffici. Questo approccio basato sui dati ha consentito alla banca di ridurre i costi immobiliari, allineare meglio la disposizione degli uffici alle esigenze dei dipendenti e sostenere in modo sostenibile il lavoro ibrido. Il risultato è un ambiente di lavoro flessibile, efficiente e pronto per il futuro, in cui i dati costituiscono la base per il processo decisionale strategico.
Informazioni su questa banca
In linea con la propria politica di comunicazione interna, questa banca internazionale mantiene l'anonimato in questa pubblicazione. Ha concesso l'autorizzazione a condividere la propria esperienza per aiutare altre organizzazioni a ottenere miglioramenti sostenibili nella gestione dell'ambiente di lavoro e nel lavoro ibrido.
rendiamo il tuo posto di lavoro
più intelligente, insieme
Contatta Chris
il nostro CCO
Lasciatevi ispirare, leggete i nostri ultimi casi
Banca Internazionale — Occupazione WiFi
- Finanza e settore bancario
- Sede centrale di Amsterdam + 23 uffici regionali
- Misurazione della presenza tramite WiFi
- 3 edifici adibiti a uffici in meno
Misurazione dell'occupazione tramite WiFi di Thomas More
Gilde College
- Ambienti di lavoro intelligenti nel settore dell'istruzione
- Utilizzo più efficiente dello spazio ~ 50% in meno di scrivanie
- Dati reali sull'utilizzo alla base di ogni decisione
- Prenotazione scrivania +5 prodotti
Gruppo Plieger
- Gestione centralizzata dei contenuti in oltre 80 sedi.
- Procedura di check-in fluida con notifiche immediate all'host alla reception.
- sale riunioni semplice e in tempo reale sale riunioni , per un'esperienza lavorativa senza intoppi.
- Segnaletica digitale +2 prodotti
Sottoscrizione CFC
- Un ambiente di lavoro pronto per il futuro con GoBright Kinly
- una sede centrale all'avanguardia che sostiene la sua crescita continua
- sale riunioni +2 prodotti
Università di Aston
- Sfida: consentire al personale e agli studenti di lavorare in modo più efficiente e di abbracciare un ambiente universitario veramente agile.
- Soluzione: Abilitazione delle prenotazioni immediate, sale riunioni automatico sale riunioni e informazioni chiare per ottimizzare in modo efficiente gli spazi del campus.
- sale riunioni +1 prodotto
Paese di Cuijk
- Riunire cinque sedi in un unico municipio a prova di futuro
- Ottimizzazione dello spazio di lavoro riducendo le scrivanie del 50% grazie a soluzioni di smart office
- Digital Signage per tenere informati dipendenti e cittadini
- Prenotazione scrivania +4 prodotti
KRUK
- Sfida: gestire un ambiente di lavoro ibrido
- sale riunioni +2 prodotti
Università POLIMI
- Sfida: consentire la gestione dello spazio e informare insegnanti e studenti
- sale riunioni +3 prodotti
Comune Noardeast-Fryslân
- Sfida: aumentare la collaborazione e la connessione sul posto di lavoro
- sale riunioni +1 prodotto
Gruppo Admiral
- Sfida: Concentrarsi sulla collaborazione attiva
- sale riunioni +2 prodotti
Viridium Gruppe
- Sfida: Trovare il giusto equilibrio con il lavoro ibrido
- sale riunioni +1 prodotto
IJsselheem
- Sfida: aumentare la collaborazione e la connessione sul posto di lavoro
- sale riunioni +2 prodotti
Subaru
- Sfida: Ottimizzare la strategia di lavoro ibrido
- sale riunioni +2 prodotti
Ferrovie olandesi (NS)
- Sfida: snellire il processo di prenotazione sale riunioni
- sale riunioni +1 prodotto
