Creëer een duurzaam kantoor met Smart Office technologie

Het creëren van een duurzaam kantoor is een effectieve manier om kosten te besparen en tegelijkertijd het milieu te sparen en een beter werkklimaat te creëren. Bedrijven worden zich steeds meer bewust van hun Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en het is voor hen steeds belangrijker geworden om te kiezen voor meer duurzame oplossingen. Dit kunnen duurzame quick wins zijn, denk maar aan afvalscheiding, papierloos werken, gebruik van biologische schoonmaakmiddelen, hergebruik van kantoormeubilair, het serveren van lokale biologische producten in het bedrijfsrestaurant, of het hebben van planten op kantoor om de luchtkwaliteit en luchtvochtigheid te verbeteren.

Maar er zijn ook oplossingen die wat gecompliceerder zijn in de uitvoering, maar die op lange termijn geweldige resultaten opleveren. Deze oplossingen vergen soms meer onderzoek, doorzettingsvermogen en een solide bedrijfsbeleid. Bijvoorbeeld het gebruik van duurzamere materialen in een productieproces, schonere transportmogelijkheden, vermindering van het energieverbruik, besparing van vloeroppervlak, enz.

Slimme duurzame beslissingen nemen

De inzet van slimme kantoorsystemen resulteren in een aantal zeer interessante voordelen. Wat als blijkt dat je met minder kantoorruimte kunt volstaan? Met de vermindering van kantoorruimte kun je bijvoorbeeld het energieverbruik verlagen, verhuizen naar een kleiner gebouw, of de ruimtes die je niet nodig hebt verhuren. Je zou zelfs kunnen proberen om het kantoormeubilair, dat  toch niet gebruikt wordt, te verkopen via duurzame kanalen zoals Marktplaats of tweedehandswinkels. GoBright oplossingen verbeteren  werkplekbeheer en geven een nauwkeurig overzicht van de bezettingsgraad. Met deze nauwkeurige informatie kun je efficiëntere en duurzamere beslissingen nemen.

8 Manieren om duurzaamheidsdoelstellingen te bereiken met GoBright

Op GoBright willen we bedrijven ondersteunen bij het bereiken van duurzaamheidsdoelstellingen met een direct resultaat, maar ook met oplossingen voor de lange termijn.

1. Slimme energiebesparing

Veel waardevolle informatie wordt verzameld in het 'Analytics' gedeelte van het GoBright platform. Een goed voorbeeld is de bezettingsgraad van het kantoor.

Als alle medewerkers hun werkplekken en vergaderruimtes van tevoren reserveren, kun je beter van tevoren inschatten hoe alle ruimtes gebruikt zullen worden. Als de bezettingsgraad op vrijdag bijvoorbeeld 45% is, omdat collega's thuiswerken of die dag vrij hebben, kun je ervoor kiezen om bepaalde verdiepingen of ruimtes volledig te sluiten. Verlichting, verwarming, airconditioning of digital signage-schermen kunnen op die verdiepingen worden uitgeschakeld. Dit resulteert in directe besparingen op energiekosten; op korte en lange termijn. Je kunt zelfs overwegen om te investeren in een verbeterd, energiezuinig verlichtingssysteem.

2. Slim gebruik van apparatuur

Als je GoBright Room Booking gebruikt, in combinatie met Room Control en Room Sensors, worden de AV-apparatuur en verlichting alleen gebruikt als de ruimte bezet is. Elektronica wordt automatisch in- en uitgeschakeld wanneer je de ruimte binnenkomt of verlaat. Je kunt de IT- of facilitair manager waarschuwen als er iets mis is tijdens je verblijf in de ruimte, zodat onderhoud en reparaties tijdig kunnen plaatsvinden.

Voorkom dat schermen de hele nacht onnodig aan staan. Onze software heeft een 'nachtmodus' waarmee de schermen buiten werktijd automatisch worden uitgeschakeld. Ook de GoBright Connect (te gebruiken met Desk Booking) heeft een energiebesparende stand-by modus.

3. Verlenging van de levensduur van de apparatuur

Wanneer schermen, AV-apparatuur, verlichting en airconditioning alleen werken wanneer dat nodig is, heeft dat een positieve invloed op de levensduur van de apparatuur. Uiteindelijk gaat de apparatuur langer mee en zijn er minder reparaties of onderhoud nodig.

4. Besparing op kosten voor vloeroppervlak

Met de werkelijke bezettingsgraad van vergaderzalen en bureaus kun je zien hoeveel kantoorruimte er op de lange termijn nodig is. Op basis van deze informatie kun je duurzame keuzes beïnvloeden. Als de bezettingsgraad over het algemeen 50% is, kun je besluiten de kantoorruimte aanzienlijk te verminderen door te verhuizen naar een ander gebouw, of door ruimte te verhuren aan anderen. Dit is een duurzame manier om het energieverbruik te verlagen en kosten op de huur te besparen.

Duurzame kantoorinrichting betekent niet per se dat er minder kantoorruimte nodig is. Het betekent dat het kantoor anders, efficiënter kan worden ingericht. Zijn er meer of minder bureaus nodig? Of zijn er andere vergaderruimtes nodig? Ook dat is onderdeel van verantwoord en duurzaam denken.

5. Slim schoonmaken

Met een nauwkeurige bezettingsgraad van de werkplek kun je zien welke bureaus/ruimtes al dan niet zijn gebruikt. Zo kan de facility manager effectiever beslissingen nemen over de schoonmaakroosters. Wat niet gebruikt is, hoeft ook niet schoongemaakt te worden; dat is wat wij 'slim schoonmaken' noemen.

6. Papierloze reserverings- en (bezoekers)registratieprocedure

Dankzij onze digitale oplossingen voor het boeken van balies, kamers en bezoekersregistratie is het boekings- en incheckproces van medewerkers en bezoekers volledig papierloos. Gegevens worden veilig opgeslagen in het cloudgebaseerde portal GoBright , volledig GDPR-proof.

7. Minder woon-werkverkeer dankzij hybride werken

Met de opkomst van hybride werken - deels op kantoor en deels thuis (of elders) werken - is het dagelijkse woon-werkverkeer afgenomen. Dit betekent niet alleen minder reistijd voor werknemers, en dus productievere werktijd, maar ook minder files op de weg en minder CO2-uitstoot. GoBright oplossingen zijn er om hybride werkomgevingen te ondersteunen.

8. Wees de verandering die je wilt zien

Duurzaamheid op kantoor is niet iets dat op de achtergrond gebeurt en het is niet alleen een 'managers taak'. Het is een continu proces waarmee je met kleine stappen grote resultaten wilt bereiken. Het is dus belangrijk om je werknemers bij dit proces te betrekken. Stel bijvoorbeeld doelen en praat over de voordelen voor zowel het bedrijf als de werknemers, stel een 'Green team' samen met mensen van verschillende afdelingen, creëer duurzaamheidsuitdagingen, laat zien wat je als organisatie doet en vier de behaalde successen. Met GoBright Digital Signage kun je content delen met alle medewerkers, om ze te informeren en enthousiasmeren.

Het maakt niet uit op welke manier je de doelen wilt bereiken, zolang je maar stappen vooruit blijft zetten en duurzamere keuzes blijft maken. Het verzamelen van gegevens over het gedrag van werknemers is een belangrijke stap om bedrijven te helpen de duurzame werkplek te ontwerpen die het beste aansluit bij hun behoeften, nu en in de toekomst. GoBright denkt mee en helpt jou de duurzame doelen te bereiken met innovatieve technologie.