Organisaties en hun werknemers passen zich aan aan de veranderende rol van kantoren. Kantoren moeten flexibel, creatief, productief, gemakkelijk toegankelijk en plezierig zijn. Hybride werken wordt de norm en dit heeft ook gevolgen voor de manier waarop vergaderzalen worden gebruikt.
In deze blog gaan we dieper in op hoe GoBright's Room Booking System kan helpen bij het transformeren van uw kantoorruimte naar flexibele werkomgevingen die uw medewerkers bieden wat ze nodig hebben.
De GoBright oplossing voor het boeken van kamers biedt u flexibiliteit en de zekerheid van een geboekte kamer wanneer u op kantoor bent. Vooral in de huidige kantooromgeving zijn verschillende soorten ruimtes nodig om uw werknemers te bieden wat ze nodig hebben. De intrinsieke menselijke ervaring van samenwerken in combinatie met veiligheid en samenwerking, vooral na de coronavirus pandemie, is het belangrijkst om de toekomst tegemoet te gaan. De balans tussen wat mensen nodig hebben van een vergaderruimte of locatie en wat veilig is, is erg belangrijk om in gedachten te houden.
Breng mensen samen
Het feit dat we hybride gaan werken, betekent automatisch ook dat er afstand ontstaat tussen collega's die op kantoor, thuis of elders werken. Je moet bewust nadenken over hoe je iedereen betrekt bij vergaderingen, of brainstormsessies. Sommige collega's zullen via Teams aanschuiven, anderen zullen fysiek aanwezig zijn en misschien wil je ook iemand van buiten het bedrijf uitnodigen. Het reserveren van de juiste vergaderruimte, bijvoorbeeld met videoconferencing tools, is daarom erg belangrijk. Reserveer uw vergaderruimte eenvoudig via de GoBright Outlook Plugin, koppel er een Teams-uitnodiging aan en nodig tegelijkertijd uw bezoekers uit en schrijf ze voor.
Soorten kamers
Verschillende soorten ruimtes met verschillende faciliteiten zorgen ervoor dat werknemers een ruimte kunnen boeken die aansluit bij hun behoeften en wensen op dat moment. De huddle room bijvoorbeeld, biedt een multifunctionele ruimte voor een kleiner aantal mensen om samen te komen en creatief te zijn. Deze ruimte beschikt over samenwerkingstools en slimme audiovisuele hulpmiddelen om de interactie en communicatie te verbeteren. Een ander type vergaderruimte is de concentratie- of focusruimte. In deze ruimte kunnen werknemers even tot rust komen en ontspannen of in een meer besloten omgeving werken. Het tegenovergestelde van de concentratieruimte is de grotere conferentie- of directiekamer. Deze ruimte is bedoeld voor een grotere groep aanwezigen en daarom volledig uitgerust met alle samenwerkings- en communicatiemiddelen die u nodig zou kunnen hebben.
Kamers kunnen verschillende functies hebben en worden omgevormd voor verschillende doeleinden. Hoe beheert u dit allemaal? Dit is waar GoBright Room Booking om de hoek komt kijken. Met onze software voor zaalreservering kunt u ontspannen en zorgeloos vergaderingen op kantoor organiseren.
Kamer boeken oplossing
Ontspannen en zorgeloos vergaderen is vanzelfsprekend met onze room booking software. De GoBright Room Booking Software geeft medewerkers de mogelijkheid om altijd en overal zaalboekingen te doen. Controleer de beschikbaarheid van vergaderzalen, wees verzekerd van een zaal die aan uw wensen voldoet en beheer de bezetting. Weg met de hoofdpijn van het boeken van vergaderzalen met GoBright.
Reserveren
De Online Portal, Mobiele App of Outlook Plugin is waar u uw kamerreservering zoekt, boekt en aanpast. Welk type zaal heeft u nodig? Welke diensten zijn nodig voor uw vergadering of werksessie? Boek apparatuur, catering, en nodig anderen uit om deel te nemen aan uw vergadering. Ad hoc boeken is mogelijk met het Room Panel dat aan elke kamer is bevestigd, of via het Mapping touch screen dat zich op elke verdieping bevindt. En als de plannen veranderen, kunt u de vergadering eenvoudig verplaatsen en veranderen alle geboekte diensten mee. Dus geen dubbele boekingen, gemiste berichten of andere stressfactoren.
Check-In
Het Room Panel wordt verder gebruikt om uw geboekte vergaderruimte op de locatie in te checken. Het wordt ook gebruikt als een visueel overzicht voor collega's om de beschikbaarheid van de ruimte te controleren, zonder de vergadering te hoeven verstoren.
Een kamer besturen
Nadat u hebt ingecheckt en uw vergadering aan de gang is, bestuurt u de zaal via de Room Control.
Zet het tv-scherm aan, regel het geluid, bedien de lichten en meld storingen. De Room Control en het Room Panel staan in verbinding met elkaar, maar ook met het gehele GoBright platform. Als u vanuit de Room Control een vergadering verlengt, wordt dit zichtbaar op het Room Panel dat buiten de vergaderruimte hangt en op de Online Portal en Mobile App.
Room Booking geeft u de mogelijkheid om verschillende soorten ruimtes te definiëren en uw medewerkers te geven wat ze nodig hebben om zo efficiënt mogelijk te werken. Met Room Sensors, Wayfinding en Mapping transformeert uw room booking software het kantoor nog meer tot een smart hub. Het bieden van een slimme omgeving waar mogelijkheden en opties eindeloos zijn is belangrijk om naar een toekomstbestendig kantoor te gaan. Samen met onze slimme oplossingen voor bureaurekeningen, bezoekersregistratie en digital signage is uw kantoor klaar voor Hybride Werken.
