Organisaties en hun werknemers passen zich aan de veranderende rol van kantoren aan. Kantoren moeten flexibel, creatief, productief, gemakkelijk toegankelijk en plezierig zijn. Hybride werken wordt de norm en dit heeft ook gevolgen voor de manier waarop vergaderruimtes worden gebruikt.
In deze blog gaan we dieper in op hoe het Room Booking System vanGoBright kan helpen bij het transformeren van uw kantoorruimte naar een flexibele werkomgeving die uw werknemers biedt wat ze nodig hebben.
De GoBright oplossing voor het boeken van ruimtes geeft je flexibiliteit en de zekerheid dat je een gereserveerde ruimte hebt wanneer je op kantoor bent. Vooral in de hedendaagse kantooromgeving zijn verschillende soorten ruimtes nodig om uw medewerkers te bieden wat ze nodig hebben. De intrinsieke menselijke ervaring van samenwerken in combinatie met veiligheid en samenwerking, vooral na de pandemie van het coronavirus, is het belangrijkst voor de toekomst. De balans tussen wat mensen nodig hebben van een vergaderruimte of locatie en wat veilig is, is erg belangrijk om in gedachten te houden.
Breng mensen samen
Het feit dat we hybride gaan werken betekent automatisch ook dat er afstand ontstaat tussen collega's die op kantoor, thuis of elders werken. Je moet er bewust over nadenken hoe je iedereen betrekt bij vergaderingen of brainstormsessies. Sommige collega's zullen deelnemen via Teams, anderen zullen fysiek aanwezig zijn en misschien wil je ook iemand van buiten het bedrijf uitnodigen. Het reserveren van de juiste vergaderruimte, bijvoorbeeld met videoconferentietools, is daarom erg belangrijk. Reserveer je vergaderruimte eenvoudig via de GoBright Outlook Plugin, koppel er een Teams-uitnodiging aan en nodig tegelijkertijd je bezoekers uit en registreer ze vooraf.
Soorten kamers
Verschillende soorten ruimtes met verschillende faciliteiten zorgen ervoor dat werknemers een ruimte kunnen boeken die past bij hun behoeften en wensen op dat moment. De huddle room bijvoorbeeld, biedt een multifunctionele ruimte voor een kleiner aantal mensen om samen te komen en creatief te zijn. Deze ruimte beschikt over samenwerkingstools en slimme audiovisuele hulpmiddelen om de interactie en communicatie te verbeteren. Een ander type vergaderruimte is de concentratie- of focusruimte. In deze ruimte kunnen werknemers even tot rust komen en ontspannen of in een meer besloten omgeving werken. Het tegenovergestelde van de focusruimte is de grotere conferentie- of directiekamer. Deze ruimte is bedoeld voor een grotere groep aanwezigen en is daarom volledig uitgerust met alle samenwerkings- en communicatiemiddelen die je nodig hebt.
Kamers kunnen verschillende functies hebben en worden omgevormd voor verschillende doeleinden. Hoe regel je dit allemaal? Hier komt GoBright Room Booking om de hoek kijken. Met onze software voor kamerreservering kun je ontspannen en zorgeloos vergaderingen op kantoor organiseren.
Kamerreserveringsoplossing
Ontspannen en zorgeloos vergaderen is vanzelfsprekend met onze room booking software. De GoBright Room Booking Software geeft medewerkers de mogelijkheid om altijd en overal zaalboekingen te maken. Controleer de beschikbaarheid van vergaderruimtes, wees verzekerd van een ruimte die past bij jouw wensen en beheer de bezetting. Weg met de hoofdpijn van het boeken van vergaderruimtes met GoBright.
Boek
Via het online portaal, de mobiele app of de Outlook-plug-in kunt u zoeken, reserveren en uw zaalreservering aanpassen. Welk type zaal heeft u nodig? Welke diensten zijn nodig voor uw vergadering of werksessie? Reserveer apparatuur en catering, en nodig anderen uit om deel te nemen aan uw vergadering. Ad-hocreserveringen zijn mogelijk via het kamerpaneel dat bij elke ruimte is bevestigd, of via het Mapping dat zich op elke verdieping bevindt. En als de plannen veranderen, kunt u de vergadering eenvoudig verplaatsen, waarna alle geboekte diensten automatisch worden aangepast. Geen dubbele boekingen, gemiste berichten of andere stressfactoren dus.
Check-In
Het Room Panel wordt verder gebruikt om je geboekte vergaderruimte in te checken op de locatie. Het wordt ook gebruikt als visueel overzicht voor collega's om de beschikbaarheid van de ruimte te controleren, zonder de vergadering te verstoren.
Een kamer bedienen
Nadat je hebt ingecheckt en je vergadering bezig is, bedien je de kamer via de Room Control.
Zet het tv-scherm aan, pas het geluid aan, bedien de verlichting en meld storingen. De Room Control en het Room Panel staan in verbinding met elkaar, maar ook met het gehele GoBright platform. Verleng je een vergadering vanuit de Room Control, dan wordt dit zichtbaar op het Room Panel dat buiten de vergaderruimte hangt en op de Online Portal en Mobile App.
Met ‘Room Booking’ kunt u verschillende soorten ruimtes definiëren en uw medewerkers voorzien van wat ze nodig hebben om zo efficiënt mogelijk te werken. Met ‘Room Sensors’, Wayfinding en Mapping maakt uw ruimteboekingssoftware van het kantoor een nog slimmere hub. Het bieden van een slimme omgeving met eindeloze mogelijkheden en opties is belangrijk om op weg te zijn naar een toekomstbestendig kantoor. Samen met onze slimme oplossingen voor bureau-reservering, bezoekersregistratie en digital signage is uw kantoor klaar voor hybride werken.
