2022 stond in het teken van hybride werken. Zo veel dat het nu de standaard is in de meeste kantoren. Werknemers kunnen tegenwoordig per dag beslissen of ze op kantoor of vanuit huis willen werken. Dankzij het succes van hybride werken vertonen werknemers een trend om de voorkeur te geven aan nog meer flexibiliteit. Het komende jaar staat daarom in het teken van flexibel werken. Maar wat is dan het verschil met hybride werken?
Wat is flexibel werken?
Flexibel werken is een manier van werken waarbij de behoeften van de werknemers voorop staan. Het gaat er niet alleen om dat je zelf kunt bepalen wanneer je werkt, maar ook waar je werkt en hoe lang. Voorbeelden van flexibel werken zijn hybride werken, parttime werken of zelf je uren bepalen. Het belangrijkste verschil met hybride werken is dus dat flexibel werken een stap verder gaat wat betreft de autonomie van de werknemer. Steeds meer bedrijven passen de werkplek aan de behoeften van hun werknemers aan. Flexibel werken is een sleutelfactor in het kantoor van de toekomst. Dit is wat je moet weten.
Waarom flexibel werken belangrijk is
Flexibel werken heeft vele voordelen, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. Allereerst staat flexibiliteit bovenaan hun prioriteitenlijst wat banen betreft. Het geeft hen meer vrijheid en autonomie met betrekking tot hun werk en het resulteert in een betere balans tussen werk en privé. Wanneer je als werkgever deze flexibiliteit biedt, is de kans groter dat zij tevreden zijn met hun baan, wat resulteert in een betere retentie en aanwerving. Met een flexibele werkplek kun je zelfs besparen op kosten voor onroerend goed, verlichting en energie, omdat je minder kantoorruimte nodig hebt. Genoeg redenen dus om flexibiliteit serieus te overwegen!
Wat is een flexibele kantoorruimte?
Een flexibele kantoorruimte is een werkplek waar werknemers flexibel mogen werken. Maar hoe implementeer je dan zo'n werkmodel? In eerste instantie is het belangrijk om na te gaan wat je je werknemers kunt en wilt bieden. Als je dat hebt vastgesteld, kun je de juiste en geschikte smart office tools implementeren om de transitie voor iedereen gemakkelijker te maken. Alle vormen van flexibel werken worden gekenmerkt door ongeveer dezelfde kernbegrippen:
Zekerheid
Flexibel werken gaat gepaard met veel variabelen. Wie is er wanneer op kantoor? Desk en room booking systemen kunnen jou en je werknemers zekerheid bieden. Met een bureaureserveringssysteem kan je werknemer vooraf een werkplek reserveren, waardoor hij of zij verzekerd is van een bureau op kantoor. Zo weten ze zeker dat hun favoriete plek op kantoor beschikbaar is. Bovendien kunnen hun collega's zien wie er op kantoor aanwezig zal zijn. De interactieve kaart in de Mobiele App, het Portaal en op de werkvloer laat precies zien welke bureaus bezet zijn en door wie. In GoBright's Portal is het zelfs mogelijk om vooraf een parkeerplaats te reserveren en een locker te reserveren. Je medewerkers twijfelen nooit of er genoeg ruimte voor hen is.
Samenwerking
Wanneer mensen vaker thuis werken, zal dat gevolgen hebben voor de samenwerking. Het is immers makkelijker om samen te werken als je elkaar in het echt ziet. Door gebruik te maken van een room booking systeem kan samenwerking gestimuleerd worden, ook op een flexibele werkplek. Een ruimtereserveringssysteem helpt je medewerkers bij het organiseren van vergaderingen, door in één keer een vergaderruimte te reserveren en collega's en bezoekers uit te nodigen. Wanneer je een geschikt ruimtereserveringssysteem gebruikt in een flexibele werkomgeving, hoef je geen enkele samenwerking op te geven.
Capaciteit
Bij flexibele kantoren is het vanzelfsprekend dat er minder mensen tegelijk op kantoor zijn. Dit betekent dat jouw bedrijf waarschijnlijk minder kantoorruimte nodig heeft dan toen iedereen dagelijks naar kantoor moest komen. Je kunt bezettingsbeheer gebruiken om te meten hoeveel van de huidige kantoorruimte in het nieuwe werkmodel wordt gebruikt en op basis daarvan gegevensgestuurde beslissingen nemen. Je kunt zich bijvoorbeeld realiseren dat je veel te veel kantoorruimte beschikbaar hebt. Te veel bureaus, of te weinig vergaderruimtes. Je kunt dan besluiten een verdieping kantoorruimte en enkele bureaus weg te doen en in plaats daarvan een nieuwe vergaderruimte te creëren. Zo bespaar je op vastgoedkosten en kun je beter inspelen op de behoeften van werknemers.
In de huidige wereld kan overal en altijd worden gewerkt. Werknemers beseffen dit ook. Wat is jouw favoriete werkplek?
