Ruimte Reservering

Boek een vergaderruimte, nodig gasten uit en boek direct uw Catering & Services wensen (zoals een tweede presentatiescherm of een draadloze audioset) via de Outlook Plugin, de GoBright Portal of Mobile App.

• Maak je eigen dienstencatalogus met verschillende groepen, bijvoorbeeld: eten, drinken, AV-diensten. En maak subitems binnen elke groep.
• Het is een compleet systeem voor de afhandeling van bestellingen van dienstverleners. Wanneer je een vergadering plant, wordt een notificatie van de bestelling, inclusief bedragen, ruimte en levertijd naar de dienstverlener gestuurd.
• Geen kans op miscommunicatie en fouten. Wanneer de datum of het uur van een vergadering verandert, verandert de geboekte Catering & Services mee.
• Realtime overzicht van goedgekeurde, openstaande, geannuleerde of afgeronde aanvragen. Dit is toegankelijk voor zowel de organisator als de betrokken afdelingen.

Toegang tot GoBright Mapping via een touchscreen op de kantoorverdieping en de GoBright Portal. Mapping geeft medewerkers een visuele weergave van de beschikbaarheid van ruimtes en werkplekken op elke verdieping. Het is een interactieve kaart die up-to-date informatie biedt, gebaseerd op werkplek/ruimte boekingen, check-ins en werkplek/ruimte detectie. Je kunt ook aandachtspunten aan de plattegrond toevoegen, zoals toiletten, liften, nooduitgangen enz.

• Maak onmiddellijke reserveringen via Mapping.
• Ga na waar jouw collega zich bevindt en reserveer een werkplek in de buurt.
• Gebruik 'Zoek mijn bureau' om te zien waar jouw gereserveerde bureau zich bevindt op de kantoorverdieping.
• Reserveer jouw kluisje via Mapping.
• Maak en pas jouw eigen plattegronden aan in het portaal.

Het gebruik van ruimtesensoren heeft vele voordelen en verbetert de software voor het boeken van ruimtes.

• De sensor registreert elke ruimtebezetting en maakt deze zichtbaar in de portal, de app, mapping en Outlook. Ook als de ruimte wordt gebruikt zonder reservering. De kamer is dan anoniem bezet.
• Wanneer je de ruimte verlaat, detecteert de sensor dat er - gedurende een bepaalde tijd - geen beweging plaatsvindt en verandert de bezettingsstatus automatisch terug naar "beschikbaar". Dit betekent dat ruimtes weer worden vrijgegeven wanneer een vergadering eerder wordt beëindigd.
• In geval van een no-show wordt de kamer automatisch weer vrijgegeven.
• Ruimtesensoren meten de bezettingsgraad met 100% zekerheid. De sensoren verzamelen gegevens en geven een nauwkeurig overzicht van hoeveel kamers worden gebruikt en hoe lang.
• Zodra de sensor beweging meet, kan ook de verlichting van de kamer automatisch worden ingeschakeld.

Ga je voor langere tijd naar een vergadering en wil je jouw spullen in een locker opbergen? Reserveer er dan één in de buurt van de vergaderzaal.

• Controleer de beschikbaarheid van lockers via Mapping, de portal of de app ('claim een locker in de buurt'), maar ook op de lockerbank zelf.
• Reserveer een locker op dezelfde verdieping als jouw werkplek of vergaderzaal, op hetzelfde moment.
• Bedien je locker met de GoBright app of NFC kaart.
• Reserveer ook een kluisje voor je gasten.
• Eén gebruiksvriendelijk systeem, één app op je telefoon.

De cloud-gebaseerde Portal is uw beheertool voor alle Meet, Work en Visit licenties. Alle (klantspecifieke) instellingen en configuraties worden hier beheerd en opgeslagen. Voor GoBright Meet integreert de portal met Microsoft Exchange, Outlook, Office 365, Google Workspace, Active Directory en diverse FMIS-systemen. Specificeer uw persoonlijke instellingen in de portal. Voeg bijvoorbeeld interactieve plattegronden van elke verdieping toe aan de portal en voeg foto's van de vergaderzalen toe. De Mobile app geeft u flexibiliteit.

• Zoek, vind en reseveer je vergaderruimte in de portal/app. Altijd en overal.
• Persoonlijk dashboard.
• 'Vind mijn collega' en 'Vind mijn werkplek' optie.
• De App stuurt een herinnering als de vergadering bijna voorbij is. Indien mogelijk kun je de vergadering via de App verlengen.
• Gegevens worden veilig en GDPR-proof beveiligd.

Outlook, een van de meest gebruikte e-mail en agenda management programma's op kantoor. GoBright heeft een Plugin ontwikkeld die werkt binnen Outlook. Gebruik de GoBright Plugin in de menubalk, bij het plannen van een afspraak. Een wereld van mogelijkheden gaat voor je open. Zoek naar een vergaderruimte op basis van je voorkeuren. Reserveer catering, extra services en nodig je gasten uit en registreer ze vooraf, samen met jouw ruimte reservering.

Een groot voordeel!

Verandert de datum of locatie van de vergadering, of wordt deze volledig geannuleerd? De geboekte catering en diensten veranderen mee. En dat allemaal gesynchroniseerd met je persoonlijke kalender, de kalender van de ruimte en het GoBright platform. Eén systeem, één actie. Slim en eenvoudig.

Vloeroppervlak in kantoren is duur en ruimtes die niet goed worden gebruikt zijn een onnodige kostenpost. Het is daarom de verantwoordelijkheid van de facility manager om werkplekken slim en efficiënt in te zetten. Om ze beschikbaar te maken voor alle werknemers en om onderweg kosten te besparen. Met GoBright Analytics krijgt u geweldige inzichten in de totale benutting van kantoorruimte. De data-analyses zijn gebaseerd op kamerreserveringen, check-ins en detectie met ruimtesensoren. Een slimme werkplek is immers een datagedreven werkplek.

• Nauwkeurig en actueel overzicht van de bezetting.
• Ontdek welke ruimtes het meest worden gebruikt, welk type vergaderzaal het populairst is, wat de drukke dagen op kantoor zijn, enz.
• Verbetering van inzichten in gebruikersgedrag en -voorkeuren.
• Verminder het aantal no-shows.
• Bereken het aantal ruimtes dat je werkelijk nodig hebt.
• Bereken het soort ruimtes dat u werkelijk nodig heeft; vergaderzalen, concentratieruimtes, directiekamers enz.
• Een nieuwe manieren van werken ontwikkelen met behulp van data.

Het GoBright platform biedt slimme softwareoplossingen voor werkplek-, ruimte- en bezoekersbeheer en digital signage die perfect op elkaar aansluiten en eenvoudig in gebruik zijn.

• Zoek en boek een beschikbare werkplek via Portal, App of Outlook Plugin.
• Vind je weg door het gebouw met Wayfinding en Mapping.
• Up-to-date en nauwkeurig zicht op alle onderdelen van het smart platform.
• Slimme sensoren meten de real-time bezetting van ruimtes en werkplekken.
• Het GoBright platform integreert met verschillende systemen.
• Goed inzicht in het gebruik van kantoorruimten, de bezettingsgraad en de gebruikers in het gebouw.