Casus
De Nederlandse Spoorwegen (NS) is een van de meest vooraanstaande bedrijven in Nederland, met 26.000 werknemers verspreid over 35 verschillende locaties. Samenwerking binnen zo'n enorme organisatie kende een aantal uitdagingen, met name in het efficiënt beheren van vergaderruimtes.
De uitdaging
Deze oplossing zelf moest naadloos integreren met bestaande workflowprocessen en tegelijkertijd gebruiksvriendelijk blijven. Het was ook spannend om alle medewerkers te overtuigen om dit nieuwe systeem te omarmen en ze "voor het gebruik ervan te winnen".
De oplossing
NS vond het antwoord in GoBright, met name in hun kamerreserveringssysteem en software voor bezoekersregistratie . Deze samenwerking begon toen ze Ricoh AV Services benaderden voor advies over hun vergaderruimteproblemen. Ricoh raadde GoBright aan als de beste oplossing. Na verloop van tijd is wat begon als een kleine implementatie met een paar vergaderruimtes en externe kamerschermen uitgegroeid tot een complete oplossing. GoBright is volledig geïntegreerd met Microsoft Teams, Outlook en Exchange. Gebruikers kunnen eenvoudig de beschikbaarheid van ruimtes controleren, vergaderingen boeken, deelnemers uitnodigen, live of op afstand, en Microsoft Teams-vergaderingen starten met slechts een paar klikken.
Resultaten
Met het ruimtereserveringssysteem GoBright is het eenvoudig om vergaderruimten te reserveren, de beschikbaarheid te controleren en reserveringen te bevestigen om onnodige boekingen te voorkomen. Op gegevens gebaseerde inzichten hebben NS geholpen het ruimtegebruik te optimaliseren en de behoefte aan overtollige kantoorruimte te verminderen. Terwijl individuele werkplekken minder worden gebruikt, is er bijvoorbeeld veel vraag naar vergaderruimtes, wat duidt op een verschuiving in het gebruik van kantoorruimte. Grotere ruimten die zich dichter bij de drukstbezochte verdiepingen binnen de kantoren bevinden, blijken het populairst te zijn.
"De implementatie van een Smart Room Booking System heeft medewerkers niet alleen veel tijd bespaard en frustraties met betrekking tot de beschikbaarheid van kamers verminderd, maar heeft ook ons professionele imago verbeterd", aldus Marco Kaptijn, Product Owner bij NS.
Over NS
NS is een grote organisatie met een complexe bedrijfsvoering. Het hoofdkantoor is gevestigd in Utrecht en er werken ongeveer 1.800 medewerkers die gebruik maken van de diensten van GoBright.
Advies voor andere organisaties:
De Nederlandse Spoorwegen adviseert om de Facilitaire Dienst en de afdeling Vastgoed te betrekken bij het implementatieproces om een naadloze adoptie te garanderen. Het is niet alleen een IT-initiatief; het heeft invloed op iedereen in de organisatie.
Implementatie van GoBright's oplossingen bij NS
Laat je inspireren, lees onze laatste cases
Geoptimaliseerde vergaderingen met slimme kamerreservering
Desk Booking voor het beheer van de kantoorbezetting
Werkplekbeheer als instrument om de kantoorbezetting te verbeteren
Vergaderingen houden in een modern, nieuw gemeentehuis
Overwin elke communicatie-uitdaging met digital signage software
Klaar voor de toekomst van het kantoor met GoBright Smart Office oplossingen
Een specifieke reeks eisen mogelijk gemaakt met GoBright
Mooie en moderne reserveringsoplossing voor onze ruimtes
