Room Booking, Desk Booking en de Map Viewer completeerden het nieuwe werken en de renovaties van Gemeente Noardeast-Fryslân. De gemeente opereert als de lokale overheid in Friesland en heeft hun samenwerking en bezettingsbeheer oplossingen een boost gegeven.
De gemeente Noardeast-Fryslân in Friesland in Nederland. Omvat 52 dorpen en de stad Dokkum. De gemeente, gelegen in Dokkum, heeft drie gebouwen waarvan er één is gerenoveerd met GoBright oplossingen. Op zoek naar innovatie op de werkplek integreerde de gemeente GoBright tijdens de renovatie in mei 2023, gebruikmakend van de fusie met het gemeentehuis.
De belangrijkste zorg van de gemeente Noardeast-Fryslân was wat de werkplekken moesten bieden. Met een focus op activiteitgerelateerd werken, het optimaliseren van het gebruik van de werkplek en het mogelijk maken van eenvoudige werkplekreserveringen, inclusief een systeem voor het reserveren van kamers en balies. Werknemers werken op locatie op basis van hun taken, waarbij thuis wordt gereserveerd voor gefocust werk. Maar de nieuwe werkplek moet ook zorgen voor gebruiksvriendelijkheid door de toegankelijkheid van apps. Gemeente Noardeast-Fyslân moest toekomstbestendig en betrouwbaar zijn.
De fusie was er vooral op gericht om collega's dichter bij elkaar te brengen en hen de vrijheid te geven om te werken zoals zij dat willen. Integratie met de toegangspassen van medewerkers was noodzakelijk. Alle functionaliteiten moesten worden geconsolideerd in één systeem voor gebruiksgemak. Werkplekken moesten beschikbaar zijn voor spontaan gebruik, met integratie van lockers en essentiële systemen zoals Outlook, Teams en TopDesk. Duidelijk inzicht in het werkplekgebruik was ook noodzakelijk. Bij de renovatie lag de nadruk op functionaliteit. Deze aanpak vereist het vinden van een effectief beheersysteem.
Vrijheid in werken en je dag vormgeven zoals jij dat wilt. [...] Ik heb een gebouw zien evolueren van niets naar iets moois. Het is echt leuk om hier rond te lopen.
Gemeente Noardeast-Fryslân vond het antwoord in GoBright, met name in ons Room Booking systeem, Desk Booking systeem en Analytics, Locker Integration en Map Viewer.
Gemeente Noardeast-Fryslân kwam als reseller uit bij AENC, omdat GoBright aan al hun eisen voldeed. Gemeente Noardeast-Fryslân geeft de voorkeur aan een samenhangende en consistente uitstraling. Ze streven naar universaliteit op de werkplek. Het gebouw is ontworpen voor samenwerking, wat een nieuw concept was voor de medewerkers. De loungeruimte op elke verdieping is bedoeld om werknemers aan te moedigen hun bureau te verlaten om te socializen met hun collega's en de samenwerking te stimuleren. Eten in gemeenschappelijke ruimten wordt aangemoedigd, waardoor een gemeenschap wordt bevorderd, en open ruimten motiveren interactie tussen collega's. Gemeente Noardeast-Fryslân motiveert medewerkers om te kiezen voor comfortabele werkplekken zodat ze zich beter kunnen concentreren. Als de medewerker thuis wilde werken, kreeg hij een thuiswerkplek toegewezen.
Ze wilden "landingsplekken" die dienen als informele ontmoetingsruimte, vergelijkbaar met een woonkamer. Noodzakelijke werkplekken bepalen voor verschillende situaties, inclusief afgesloten cabines voor gesprekken. Hun werknemers een moderne werkomgeving bieden waar activiteitsgericht werken standaard is. Faciliteiten bieden voor verschillende werkstijlen. Dit omvat het creëren van verschillende vergaderruimtes, "landingsplekken" voor snelle besprekingen en e-mailcontroles, speciale Microsoft Teams-ruimtes (maximaal 2 personen) en stille telefooncellen. Als onderdeel van het nieuwe kantoor en de nieuwe manier van werken, zullen verschillende ruimtes worden geïntegreerd om aan deze behoeften te voldoen.
Medewerkers van de gemeente Noardeast-Fryslân kunnen nu eenvoudig de beschikbaarheid van kamers en bureaus controleren en hun werkplek boeken. De werkplekken van de gemeente zijn aangepast aan de behoeften van de medewerkers. Meer dan 60% van de medewerkers heeft een bureau om aan te werken. Bij het betreden van de verdieping wilden ze een Map Viewer om medewerkers direct te laten zien hoeveel bureaus en kamers er bezet zijn. Er zijn bepaalde zones waar medewerkers niet zomaar bepaalde werkplekken kunnen reserveren. Dit zijn werkplekken die bedoeld zijn voor specifieke groepen, zoals ambtenaren van burgerzaken en handhavers. De werkplekken binnen deze zones kunnen alleen door de betreffende collega's worden geboekt.
Gemeente Noardeast-Fryslân is erg tevreden met het resultaat. De acceptatie van GoBright's was snel, deels omdat het gebouw overvol was, maar vooral omdat ons systeem gebruiksvriendelijk was. Het interne projectteam organiseerde verschillende bijeenkomsten om het nieuwe systeem te introduceren en uit te leggen. Slechts een handjevol mensen reikte de hand voor vragen, wat duidt op een hoge en snelle gebruikersacceptatie. Omdat gemeente Noardeast-Fryslân no-shows wilde terugdringen, installeerden zij op advies van AENC op alle werkplekken GoBright Interact. Met dit apparaat kun je inchecken, zien of een plek vrij is en direct reserveren.
Volgens Christiaan Eelkema en Tjitske Leenstra zijn de medewerkers trots om op de nieuwe werkplek te werken. Een prettige werkomgeving waar over alles is nagedacht.
Gemeente Noardeast-Fryslân, gevestigd in Dokkum, fungeert als spil voor lokale overheidsactiviteiten en gemeenschapsdiensten. Het vertegenwoordigt burgertrots en bedient de gemeente met 52 dorpen en de stad Dokkum in de Nederlandse provincie Friesland. Door de namen van de dorpen en steden in de Friese taal op te nemen, benadrukt het gemeentehuis zijn lokale identiteit en draagt het bij aan het behoud en de promotie van de Friese taal, in lijn met de regionale doelstellingen.
In verschillende ruimtes van de gemeente vind je foto's van de Friese omgeving gemaakt door Anja Brouwer. Gericht op het bevorderen van de gemeenschapszin in Noardeast-Fryslân. Zij is natuurfotograaf en werkt ook voor de gemeente Noardeast-Fryslân. Anja Brouwer werd in 2023 uitgeroepen tot Natuurfotograaf van het Jaar.
Slimme werkomgeving, met nauwkeurige bezettingsgegevens
Focussen op samenwerking in een activiteitsgerichte werkomgeving
Medewerkers motiveren met parkeren
Praktisch Hybride Werken met Ruimte & Werkplekreservering
Flexibel werken in monumentaal pand
De samenwerking op het hoofdkantoor verbeteren
Geoptimaliseerde vergaderingen met slimme ruimtereservering
Desk Booking voor het beheer van de kantoorbezetting
Werkplekbeheer als instrument om de kantoorbezetting te verbeteren
Vergaderingen houden in een modern, nieuw gemeentehuis
Overwin elke communicatie-uitdaging met digital signage software
Kantoorruimte optimaliseren met praktische en eenvoudige softwareoplossingen
Klaar voor de toekomst van het kantoor met GoBright Smart Office oplossingen
De perfecte oplossing voor duurzame en gezondheidsgerichte werkomgevingen
Complete oplossing voor alle huurders van een multi-tenant gebouw
Ben je klaar om de volgende stap te zetten? Vraag een demo aan om onze producten in actie te zien of stel een vraag als je nog twijfelt.