De huidige werkomgeving heeft een systeem omarmd dat Hot Desking wordt genoemd. Deze praktijk maakt deel uit van de werkplekrenovatie waarbij een werknemer niet langer een vast bureau heeft, maar vanuit verschillende bureaus werkt. Dit betekent dat één werkplek elke dag door verschillende mensen kan worden gebruikt. Het creëert een omgeving waarin werknemers de vrijheid hebben om hun werkplek te kiezen op basis van hun behoeften en voorkeuren. Het maakt ook een flexibelere en meer op samenwerking gerichte omgeving mogelijk waar communicatie op kantoor eenvoudig is. Met dit nieuwe systeem komt de vraag over etiquettes. Wat zijn de regels? Welke richtlijnen zijn nodig om een veilige en gezonde werkomgeving te garanderen. In dit artikel gaan we dieper in op dit onderwerp en geven we je de belangrijkste etiquetteregels van Hot Desking.
Voordelen van Hot Desking
Kostenefficiëntie
Hot Desking is een effectieve manier voor organisaties om minder kantoorruimte te gebruiken. Werknemers kunnen er op elk moment voor kiezen om op locatie te werken, waardoor werkgevers kunnen investeren in minder bureaus en voorzieningen die ze normaal gesproken nodig zouden hebben. Dit alles zorgt voor lagere kosten in huur en meubilair, omdat kleinere ruimtes worden gebruikt.
Flexibiliteit en samenwerking
Een groot voordeel van Hot Desking is de flexibiliteit en samenwerking die het aanmoedigt. Omdat werknemers niet langer gebonden zijn aan een vast bureau, kunnen ze een bureau kiezen dat het beste past bij hun behoeften. Dit creëert een meer adaptieve werkcultuur waarbij werknemers van bureau kunnen wisselen op basis van hun behoeften.
Talent aantrekken en werknemers behouden
Een werkplek waar Hot Desking mogelijk is, kan talent aantrekken dat hybride werken hoog op zijn lijstje heeft staan. Daarnaast helpt dit fenomeen ook bij het behouden van werknemers. Medewerkers de mogelijkheid bieden om te werken hoe en waar ze willen, helpt hen om een gezonde balans tussen werk en privé te hebben.
Potentiële uitdagingen van Hot Desking
Beperkte personalisatie
Een van de uitdagingen waar werknemers mee te maken kunnen krijgen bij Hot Desking is beperkte personalisatie. Door het gebrek aan toegewezen plekken is het niet langer mogelijk om je bureau te personaliseren met een plant of persoonlijke foto's. Dit kan de bedrijfscultuur en het gevoel van verbondenheid met het bedrijf veranderen, omdat ze geen "eigen" ruimte hebben.
Beveiligingsproblemen
Hoewel Hot Desking goed is voor de samenwerking, kan het ook een bedreiging vormen voor de jeje risico vormen. Het veelvuldig delen van bureaus kan de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie in gevaar brengen. Doordat werknemers zich vaak verplaatsen, neemt het risico op onbevoegde toegang tot documenten, berichten enz. toe. In bedrijfstakken waar gegevensbeveiliging belangrijk is, moeten de juiste maatregelen en voorzorgsmaatregelen worden genomen om datalekken of andere inbreuken te voorkomen.
Netheid en etiquette
Het probleem met het vaak delen van bureaus is de netheid. Als meerdere mensen op verschillende tijden hetzelfde bureau delen, kan de werkruimte vies worden. Er moet speciale aandacht worden besteed aan de hygiënische behoeften van de werkplek om te zorgen voor een veilige en gezonde omgeving voor werknemers. Om ervoor te zorgen dat dit wordt nageleefd, moeten Hot Desking richtlijnen met duidelijke regels worden opgesteld. Deze regels moeten beschrijven in welke staat het gedeelde bureau/de gedeelde ruimte moet worden achtergelaten op het moment dat een werknemer de werkplek verlaat. Deze Hot Desking etiquette moet eenvoudig zijn en breed gecommuniceerd worden binnen het kantoor.
Basisregels voor Hot Desking
1. Balie reserveringen
Wanneer een organisatie Hot Desking beschikbaar stelt, adviseren wij om te investeren in een reserveringssysteem zoals GoBright's je>Desk Booking je. Onze oplossing helpt medewerkers overzicht te krijgen over de werkplekken die ze kunnen boeken. Zo komen ze niet zonder werkplek te zitten op kantoor. Aan de andere kant voorkomt een goede reserveringsoplossing miscommunicatie over wie waar mag zitten. Wanneer er behoefte is om samen te werken, kunnen ze er ook voor kiezen om een ruimte te reserveren. Onze je>Ruimte je oplossing is daar het juiste antwoord op!
2. Netheid
Iedereen moet na zichzelf opruimen en ervoor zorgen dat wanneer ze de ruimte verlaten, de volgende persoon in een schone omgeving kan werken. Daarnaast moet iedereen rekening houden met eten en drinken op het bureau. Met de Desk Booking Solution van GoBrightkun je aangeven wanneer een bureau moet worden schoongemaakt. Onze je>Hygiënisch bureau je zorgt ervoor dat wanneer een bureau moet worden schoongemaakt, zowel onze je>Connect, jeGloeien en Interact paars wordt. Op deze manier ziet het Facility Management welke bureaus vuil zijn, zodat ze actie kunnen ondernemen.
3. Geluidsniveau
Tijdens het werk moeten werknemers rekening houden met hun omgeving als ze gesprekken voeren. Er moet ruimte zijn zodat iedereen zich volledig kan concentreren op zijn taken. Daarom is het gebruik van een koptelefoon bij het luisteren naar muziek of tijdens een vergadering een must.
4. Personalisatie
Aangezien de bureaus gedeeld worden, is het aan te raden om je bureau niet te personaliseren. Wanneer dit toch wordt gedaan, moeten werknemers de spullen uit de gebruikte ruimte verwijderen. Kluisjes zijn echter een geweldige oplossing om persoonlijke spullen in op te bergen. GoBright's Integratie van lockers met merken als VECOS en Lehmann biedt u de mogelijkheid om uw locker op hetzelfde moment te reserveren, met behulp van een en dezelfde app als u doet om uw bureau te reserveren. Dit zorgt ook voor de netheid van het kantoor en de vrijheid om alleen je laptoptas nodig te hebben.
5. Rapportage
Als het kantoor de optie van een boekingssysteem heeft, moet er een optie zijn om verschillende problemen te melden wanneer dat het geval is. Wanneer je problemen ondervindt met je bureaus, moet je dit kunnen melden zodat de persoon na jou niet met hetzelfde wordt geconfronteerd. GoBright biedt een je>Probleem je functie. Dus of het dockingstation nu niet werkt, je een toetsenbord mist of er een koffievlek in het tapijt zit, je kunt deze functie gebruiken. Zo zorg je ervoor dat de juiste afdeling de kans krijgt om dit zo snel mogelijk op te lossen en dat de persoon die na jou dit bureau gebruikt niet dezelfde last ervaart.
6. Privacy en grenzen
Het is belangrijk dat collega's rekening houden met elkaar op de werkplek en een open dialoog hierover is altijd aan te raden.
7. Beschikbaarheid van verschillende werkplekken
Werkgevers moeten werknemers verschillende soorten werkplekken bieden (stil, in hoogte verstelbaar, samenwerken) zodat ze de ruimte kunnen kiezen die het beste bij hen past. Iedereen werkt anders en heeft daarom andere behoeften. Toegang hebben tot verschillende soorten werkplekken kan op zijn beurt de productiviteit verhogen.
8. Uitrusting & benodigdheden
Het is essentieel dat er kantoorapparatuur en -benodigdheden beschikbaar zijn op kantoor. Apparatuur zoals printers, nietmachines en papierversnipperaars helpen om de werkdag gemakkelijker te maken. Bovendien kan, wanneer er behoefte is aan deze apparatuur en benodigdheden, onze functie Issuemelding worden geraadpleegd. De gemeenschappelijke kantoorbenodigdheden moeten met zorg worden gebruikt en na gebruik worden geretourneerd.
9. Vindbaarheid van collega's
Hot desking kan een probleem vormen als het gaat om de vindbaarheid van collega's, vooral in grote gebouwen met meerdere afdelingen. Als iedereen werkt volgens het principe van flexibel en hot desking, wordt het moeilijker om te weten wie er op kantoor is en waar ze zijn. Een hulpmiddel zoals GoBright's jeje kan dat probleem oplossen omdat het samenwerking en inzicht bevordert. Onze Weekplanner stimuleert een open cultuur waarin iedereen weet waar de ander is. Je kunt je week vooruit plannen en tegelijkertijd de werkruimte of kamer boeken die je nodig hebt. Zoek uit waar je collega is op de dag dat je wilt samenwerken en reserveer een bureau naast hem of haar. Je kunt ook controleren wanneer leden van je team op kantoor zijn, zodat je niet alleen hoeft te werken.
De rol van de organisatie
De organisatie is verantwoordelijk voor een soepele ervaring met Hot Desking. Duidelijke Hot Desking etiquette is nodig om de verwachtingen ten aanzien van de etiquette op kantoor te communiceren. Er zijn veel manieren waarop dit effectief kan worden gedaan. De organisatie kan zorgen voor jeje over de regels binnen het kantoor, waarbij het belang van elke regel wordt benadrukt en hoe deze moet worden nageleefd. Wat netheid betreft, moet de organisatie de nodige schoonmaakbenodigdheden voorzien die de werknemers kunnen gebruiken. Tot slot moeten organisaties, om conflicten en misverstanden te voorkomen, een passend bureaureserveringssysteem overwegen.
Conclusie
Het fenomeen Hot Desking kent zowel voordelen als uitdagingen. Organisaties kunnen van elkaar verschillen in de manier waarop ze dit systeem implementeren, maar één ding blijft hetzelfde: het belang van de juiste etiquette. Dit, in combinatie met een focus op wederzijds respect en begrip, zorgt voor het succes van een Hot Desking systeem.
