L'environnement de travail d'aujourd'hui a adopté un système appelé Hot Desking. Cette pratique fait partie de la rénovation de l'espace de travail où un employé n'a plus de bureau fixe mais travaille à partir de différents bureaux. Cela signifie qu'un espace de travail peut être utilisé par plusieurs personnes chaque jour. Cela crée un environnement dans lequel les employés ont la liberté de choisir leur espace de travail en fonction de leurs besoins et de leurs préférences. Il permet également de créer un environnement plus flexible et plus collaboratif où la communication au bureau est simplifiée. Ce nouveau système soulève la question de l'étiquette. Quelles sont les règles ? Quelles sont les lignes directrices nécessaires pour garantir un environnement de travail sûr et sain ? Dans cet article, nous allons explorer ce sujet et vous fournir les règles de base de l'étiquette du Hot Desking.
Avantages du Hot Desking
Rentabilité
Le Hot Desking est un moyen efficace pour les organisations d'utiliser moins d'espace de bureau. À tout moment, les employés peuvent choisir de travailler hors site, ce qui permet aux employeurs d'investir dans moins de bureaux et d'équipements dont ils auraient normalement besoin. Tous ces éléments permettent de réduire les coûts de location et d'ameublement, car les espaces utilisés sont plus petits
Flexibilité et collaboration
L'un des principaux avantages du Hot Desking est la flexibilité et la collaboration qu'il encourage. Comme les employés ne sont plus liés à un bureau fixe, ils peuvent choisir le bureau qui répond le mieux à leurs besoins. Cela crée une culture de travail plus adaptative où les travailleurs peuvent changer de bureau en fonction de leurs besoins.
Attirer les talents et fidéliser les employés
Un lieu de travail qui permet le Hot Desking peut attirer une réserve de talents pour qui le travail hybride est une priorité. En outre, ce phénomène contribue également à la fidélisation des employés. Le fait d'offrir au personnel la possibilité de travailler comme il l'entend et où il le souhaite l'aide à trouver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Défis potentiels du Hot Desking
Personnalisation limitée
L'un des défis auxquels les employés peuvent être confrontés avec le Hot Desking est le manque de personnalisation. En raison de l'absence de places assignées, il n'est plus possible de personnaliser son bureau avec une plante ou des photos personnelles. Cela peut altérer la culture d'entreprise et le sentiment d'appartenance des employés à l'entreprise, car ils n'ont pas leur "propre" espace.
Préoccupations en matière de sécurité
Même si le Hot Desking est bénéfique pour la collaboration, il peut constituer un risque pour la sécurité des données. sécurité des données des données. Le partage fréquent des bureaux peut compromettre la confidentialité des informations sensibles. Les déplacements fréquents des employés augmentent le risque d'accès non autorisé aux documents, aux messages, etc. Dans les secteurs où la sécurité des données est importante, il convient de prendre les mesures et les précautions qui s'imposent pour éviter les fuites de données ou d'autres violations.
Propreté et étiquette
Le problème que pose le partage fréquent d'un bureau est celui de la propreté. Lorsque plusieurs personnes partagent le même bureau à des moments différents, l'espace de travail peut se salir. Une attention particulière doit être accordée aux besoins hygiéniques de l'espace de travail afin de garantir un environnement sûr et sain pour les travailleurs. Pour s'en assurer, il convient d'établir des lignes directrices sur le hot desking, assorties de règles claires. Ces règles doivent décrire l'état dans lequel le bureau ou l'espace partagé doit être laissé lorsqu'un travailleur quitte l'espace de travail. Cette étiquette du Hot Desking doit être simple et largement diffusée au sein du bureau.
Règles de base de l'étiquette pour le Hot Desking
1. Réservations au guichet
Lorsqu'une organisation met à disposition du Hot Desking, nous conseillons d'investir dans un système de réservation tel que GoBright. Réservation de bureaux Solution. Notre solution aide les employés à contrôler les espaces de travail qu'ils peuvent réserver. Ainsi, ils ne resteront pas sans espace de travail au bureau. D'autre part, une bonne solution de réservation permet d'éviter les malentendus quant à la répartition des places de travail. En cas de besoin de collaboration, ils peuvent également choisir de réserver un espace. Notre Réservation de salles Solution est la solution idéale pour cela !
2. La propreté
Chacun doit nettoyer derrière soi, en veillant à ce que, lorsqu'il quitte l'espace, la personne suivante puisse travailler dans un environnement propre. En outre, chacun doit faire attention à la nourriture et aux boissons qui se trouvent sur le bureau. Avec la solution GoBright's Réservation de bureaux , vous pouvez indiquer quand un bureau doit être nettoyé. Notre Fonction Hygienic Desk garantit qu'à chaque fois qu'un bureau a besoin d'être nettoyé, notre solution Connecter, Glow et Interact deviennent violets. De cette manière, le Facility Management voit quels bureaux sont sales et peut prendre les mesures qui s'imposent.
3. Niveau de bruit
Lorsqu'ils travaillent, les employés doivent faire attention à leur entourage s'ils ont des conversations. Il doit y avoir de la place pour que chacun puisse se concentrer pleinement sur ses tâches. Il est donc indispensable d'utiliser des écouteurs pour écouter de la musique ou participer à une réunion.
4. La personnalisation
Étant donné que les bureaux sont partagés, il est conseillé de ne pas personnaliser son bureau. Chaque fois qu'ils le font, les employés doivent débarrasser l'espace utilisé des objets qu'ils y ont déposés. Toutefois, les casiers sont une excellente solution pour ranger les objets personnels. GoBright's Intégration des casiers avec des marques comme VECOS et Lehmann vous offre la possibilité de réserver votre casier en même temps, en utilisant la même application que pour réserver votre bureau. Cela garantit également la propreté du bureau et la liberté de n'avoir besoin que de sa sacoche d'ordinateur portable.
5. Questions relatives aux rapports
Si le bureau dispose d'un système de réservation, il devrait y avoir une option permettant de signaler les différents problèmes lorsque c'est le cas. Lorsque vous rencontrez des problèmes avec vos bureaux, vous devez pouvoir les signaler afin que la personne qui vous succède ne soit pas confrontée à la même situation. GoBright propose une fonction de Rapport de problème de signalement des problèmes. Que la station d'accueil ne fonctionne pas, qu'il vous manque un clavier ou qu'il y ait une tache de café sur la moquette, vous pouvez utiliser cette fonction. Vous vous assurez ainsi que le bon service a la possibilité de régler le problème le plus rapidement possible et que la personne qui utilise ce bureau après vous ne subit pas le même fardeau.
6. Vie privée et frontières
L'espace et la vie privée de chacun doivent être respectés, quel que soit l'environnement commun. Il est important que les collègues tiennent compte les uns des autres dans l'espace de travail et un dialogue ouvert à ce sujet est toujours conseillé.
7. Disponibilité de différents espaces de travail
Les employeurs devraient mettre à la disposition de leurs employés différents types d'espaces de travail (silencieux, réglables en hauteur, collaboratifs) afin qu'ils puissent choisir l'espace qui leur convient le mieux. Chaque personne travaille différemment et a donc des besoins différents. L'accès à différents types d'espaces de travail peut, à son tour, améliorer la productivité.
8. Équipement et fournitures
Il est essentiel que le bureau dispose d'équipements et de fournitures de bureau. Les équipements tels que les imprimantes, les agrafeuses et les déchiqueteuses facilitent le travail quotidien. En outre, chaque fois qu'il y a un besoin concernant ces équipements et fournitures, notre fonction de signalement des problèmes peut également être consultée. Les fournitures de bureau communes doivent être utilisées avec soin et rendues après usage.
9. Possibilité de trouver des collègues
Le hot desking peut poser un problème en termes de localisation des collègues, en particulier dans les grands bâtiments comportant plusieurs départements. Si tout le monde travaille selon le principe du hot desking flexible, il devient difficile de savoir qui est au bureau et où il se trouve. Un outil comme GoBright's Week Planner peut résoudre ce problème car il favorise la collaboration et la compréhension. Notre Week Planner encourage une culture ouverte où chacun sait où se trouve l'autre. Vous pouvez planifier votre semaine à l'avance et réserver en même temps l'espace de travail ou la salle dont vous avez besoin. Vous pouvez également vérifier quand les membres de votre équipe seront au bureau, de sorte que vous n'ayez pas à travailler seul.
Le rôle de l'organisation
L'organisation est responsable du bon déroulement du Hot Desking. Une étiquette claire en matière de hot desking est nécessaire pour communiquer les attentes en matière d'étiquette au bureau. Il existe de nombreuses façons d'y parvenir efficacement. L'organisation peut fournir une signalisation sur les règles en vigueur dans le bureau, en soulignant l'importance de chaque règle et la manière dont elle doit être respectée. En ce qui concerne la propreté, l'organisation doit fournir les produits de nettoyage nécessaires aux employés. Enfin, pour éviter les conflits et les malentendus, les organisations devraient envisager de mettre en place un système adéquat ( Réservation de bureaux ).
Conclusion
Le phénomène du Hot Desking présente des avantages et des inconvénients. Les organisations peuvent différer les unes des autres dans la manière dont elles mettent en œuvre ce système, mais une chose reste la même : l'importance d'une bonne étiquette. Celle-ci, associée au respect mutuel et à la compréhension, garantit le succès d'un système de Hot Desking.
