Centrale etiketteregler for hot desking

Fordele ved hot desking

Omkostningseffektivitet

Hot Desking er en effektiv måde for organisationer at udnytte mindre kontorplads på. Medarbejderne kan til enhver tid vælge at arbejde eksternt, og derfor kan arbejdsgiverne investere i færre skriveborde og faciliteter, end de normalt ville have brug for. Alt dette giver lavere omkostninger til husleje og møbler, fordi der bruges mindre plads.

Fleksibilitet og samarbejde

En stor fordel ved Hot Desking er den fleksibilitet og det samarbejde, det fremmer. Da medarbejderne ikke længere er bundet til et fast skrivebord, kan de vælge det skrivebord, der passer bedst til deres behov. Det skaber en mere adaptiv arbejdskultur, hvor medarbejderne kan skifte skrivebord ud fra deres behov.

Tiltrækning af talenter og fastholdelse af medarbejdere

At være en arbejdsplads, der giver mulighed for Hot Desking, kan tiltrække en talentmasse, der har hybridarbejde højt på deres liste. Derudover hjælper dette fænomen også med at fastholde medarbejdere. At give medarbejderne mulighed for at arbejde, hvor og hvordan de vil, hjælper dem med at få en sund balance mellem arbejde og privatliv.

Potentielle udfordringer ved hot desking

Begrænset personalisering

En af de udfordringer, medarbejderne kan møde med Hot Desking, er den begrænsede personalisering. På grund af manglen på faste pladser er det ikke længere muligt at personliggøre sit skrivebord med en plante eller personlige fotografier. Det kan ændre virksomhedskulturen og medarbejdernes følelse af at høre til i virksomheden, fordi de ikke har deres "egen" plads.

Bekymringer om sikkerhed

Selv om Hot Desking er gavnligt for samarbejdet, kan det udgøre en datasikkerhed risiko. Den hyppige deling af skriveborde kan kompromittere fortroligheden af følsomme oplysninger. Fordi medarbejderne ofte flytter rundt, øges risikoen for uautoriseret adgang til dokumenter, beskeder osv. I brancher, hvor datasikkerhed er vigtig, bør der træffes de rette foranstaltninger og forholdsregler for at forhindre datalækager eller andre brud.

Spørgsmål om renlighed og etikette

Det problem, der følger med hyppig deling af skriveborde, er renligheden. Når flere personer deler det samme skrivebord på forskellige tidspunkter, kan arbejdsområdet blive beskidt. Der skal tages særligt hensyn til arbejdspladsens hygiejniske behov for at sikre et sikkert og sundt miljø for medarbejderne. For at sikre, at dette overholdes, skal der opstilles retningslinjer for Hot Desking med klare regler. Disse regler skal beskrive den tilstand, som det delte skrivebord/område skal efterlades i, når en medarbejder forlader arbejdsområdet. Denne Hot Desking-etikette skal være enkel og kommunikeres bredt på kontoret.

Centrale etiketteregler for hotdesking

1. Reservationer ved skrivebordet

Når en organisation stiller Hot Desking til rådighed, anbefaler vi at investere i et bookingsystem som GoBright's Desk Booking-løsning. Vores løsning hjælper medarbejderne med at få overblik over de arbejdspladser, de kan booke. På den måde kommer de ikke til at stå uden et sted at arbejde på kontoret. På den anden side vil en god bookingløsning forhindre fejlkommunikation om, hvem der kan sidde hvor. Når der er behov for at samarbejde, kan de også vælge at booke en plads. Vores Rumbooking løsning er det rigtige svar på det!

2. Renlighed

Alle skal rydde op efter sig og sørge for, at den næste person kan arbejde i et rent miljø, når de forlader lokalet. Derudover skal alle være opmærksomme på mad og drikke ved skrivebordet. Med GoBright's Desk Booking Solution kan du angive, hvornår et skrivebord skal rengøres. Vores Hygiejnisk skrivebord-funktion sikrer, at når et skrivebord skal rengøres, vil både vores Opret forbindelse, Glow og Interact bliver lilla. På den måde kan Facility Management se, hvilke skriveborde der er beskidte, så de kan tage affære.

3. Støjniveau

Når medarbejderne arbejder, skal de være opmærksomme på deres omgivelser, hvis de fører samtaler. Der skal være plads til, at alle kan koncentrere sig fuldt ud om deres opgaver. Derfor er det et must at bruge hovedtelefoner, når man lytter til musik eller holder møde.

4. Personliggørelse

Da skrivebordene er fælles, anbefales det, at man ikke gør sit skrivebord personligt. Når det sker, skal medarbejderne fjerne tingene fra den brugte plads. Skabe er dog en god løsning til at opbevare personlige genstande. GoBright's Integration af skabe med mærker som VECOS og Lehmann giver dig mulighed for at booke dit skab på samme tid ved hjælp af en og samme app, som du bruger til at booke dit skrivebord. Dette sikrer også et pænt kontor og friheden til kun at have brug for din laptop-taske.

5. Rapportering af problemer

Hvis kontoret har mulighed for et bookingsystem, bør der være mulighed for at rapportere forskellige problemer, når det er tilfældet. Når du oplever problemer med dine skriveborde, bør du kunne rapportere det, så personen efter dig ikke oplever det samme. GoBright tilbyder en Rapportering af problemer funktion. Så uanset om dockingstationen ikke virker, du mangler et tastatur, eller der er en kaffeplet i gulvtæppet, kan du bruge denne funktion. Det sikrer, at den rigtige afdeling får mulighed for at løse problemet så hurtigt som muligt, og at den person, der bruger skrivebordet efter dig, ikke oplever den samme byrde.

6. Privatliv og grænser

Alles plads og privatliv skal respekteres uanset det fælles miljø. Det er vigtigt, at kolleger tager hensyn til hinanden på arbejdspladsen, og det anbefales altid at føre en åben dialog om dette.

7. Tilgængelighed af forskellige arbejdsområder

Arbejdsgivere bør tilbyde medarbejderne forskellige typer af arbejdspladser (stille, højdejusterbare, samarbejdspladser), så de kan vælge den plads, der passer dem bedst. Alle arbejder forskelligt og har derfor forskellige behov. At have adgang til forskellige typer arbejdspladser kan til gengæld øge produktiviteten.

8. Udstyr og forsyninger

Det er vigtigt, at der er kontorudstyr og -artikler til rådighed på kontoret. Udstyr som printere, hæftemaskiner og makulatorer hjælper med at gøre arbejdsdagen lettere. Når der er behov for dette udstyr og disse forsyninger, kan vores funktion til rapportering af problemer også bruges. De fælles kontorartikler skal bruges med omtanke og returneres efter brug.

9. Mulighed for at finde kolleger

Hot Desking kan være et problem, når det gælder om at finde sine kolleger, især i store bygninger med flere afdelinger. Hvis alle arbejder efter det fleksible og hot desking-princip, bliver det sværere at vide, hvem der er på kontoret, og hvor de er. Et værktøj som GoBright's Ugeplanlægger kan løse det problem, fordi det fremmer samarbejde og indsigt. Vores Week Planner fremmer en åben kultur, hvor alle er klar over, hvor de andre befinder sig. Du kan planlægge din uge og samtidig booke den arbejdsplads eller det rum, du har brug for. Find ud af, hvor din kollega er den dag, du vil samarbejde, og book et skrivebord ved siden af. Du kan også tjekke, hvornår medlemmerne af dit team er på kontoret, så du ikke behøver at arbejde alene.

Organisationens rolle

Organisationen er ansvarlig for at sikre en god oplevelse med Hot Desking. Der er brug for en klar Hot Desking-etikette for at kommunikere forventningerne til etikette på kontoret. Der er mange måder, hvorpå dette kan gøres effektivt. Organisationen kan sørge for skiltning om reglerne på kontoret og understrege vigtigheden af hver enkelt regel, og hvordan den skal følges. Med hensyn til renlighed bør organisationen sørge for de nødvendige rengøringsartikler, som medarbejderne kan bruge. For at undgå konflikter og misforståelser bør organisationen overveje et passende skrivebordsbookingsystem.

Konklusion

Fænomenet Hot Desking har både sine fordele og sine udfordringer. Organisationer kan adskille sig fra hinanden i den måde, de implementerer dette system på, men én ting forbliver den samme: vigtigheden af ordentlig etikette. Dette kombineret med et fokus på gensidig respekt og forståelse sikrer succes for et Hot Desking-system.