I dagens arbetsmiljöer har man infört ett system som kallas Hot Desking. Detta är en del av renoveringen av arbetsytan där en anställd inte längre har ett fast skrivbord utan arbetar från olika skrivbord. Det innebär att en och samma arbetsplats kan användas av flera personer varje dag. Det skapar en miljö där medarbetarna har frihet att välja arbetsplats utifrån sina behov och preferenser. Det möjliggör också en mer flexibel och samarbetsinriktad miljö där kommunikationen på kontoret förenklas. Med detta nya system kommer frågan om etikett. Vad är det för regler som gäller? Vilka riktlinjer behövs för att säkerställa en säker och hälsosam arbetsmiljö? I den här artikeln kommer vi att utforska detta ämne och ge dig de viktigaste etikettsreglerna för Hot Desking.
Fördelar med hot desking
Kostnadseffektivitet
Hot Desking är ett effektivt sätt för organisationer att utnyttja mindre kontorsutrymme. Medarbetarna kan när som helst välja att arbeta utanför kontoret, vilket innebär att arbetsgivaren kan investera i färre skrivbord och bekvämligheter än vad som normalt krävs. Allt detta leder till lägre kostnader för hyra och möbler, eftersom mindre utrymmen utnyttjas.
Flexibilitet och samarbete
En av de främsta fördelarna med Hot Desking är den flexibilitet och det samarbete som det uppmuntrar till. Eftersom medarbetarna inte längre är bundna till ett fast skrivbord kan de välja det skrivbord som bäst passar deras behov. Detta skapar en mer anpassningsbar arbetskultur där medarbetarna kan byta skrivbord utifrån sina behov.
Attrahera talanger och behålla medarbetare
Att vara en arbetsplats som tillåter Hot Desking kan locka en talangpool som har hybridarbete högt upp på sin lista. Utöver det bidrar fenomenet också till att behålla medarbetare. Att ge personalen möjlighet att arbeta hur och var de vill hjälper dem att få en sund balans mellan arbete och privatliv.
Potentiella utmaningar med hot desking
Begränsad personalisering
En av de utmaningar som anställda kan möta med Hot Desking är begränsad personalisering. På grund av bristen på tilldelade platser är det inte längre möjligt att göra sitt skrivbord personligt med en växt eller personliga fotografier. Detta kan förändra företagskulturen och medarbetarnas känsla av tillhörighet till företaget, eftersom de inte har sitt "eget" utrymme.
Säkerhetsfrågor
Även om hot desking är bra för samarbetet kan det innebära en risk för datasäkerhet risk. Att ofta dela skrivbord kan äventyra sekretessen för känslig information. Eftersom medarbetarna ofta flyttar runt ökar risken för att obehöriga får tillgång till dokument, meddelanden etc. I branscher där datasäkerhet är viktigt bör man vidta rätt åtgärder och försiktighetsåtgärder för att förhindra dataläckage eller andra intrång.
Frågor om renlighet och etikett
Ett problem som uppstår när man ofta delar skrivbord är renligheten. När flera personer delar samma skrivbord vid olika tidpunkter kan arbetsytan bli smutsig. Särskild hänsyn måste tas till arbetsytans hygieniska behov för att säkerställa en säker och hälsosam miljö för medarbetarna. För att säkerställa detta måste riktlinjer för Hot Desking med tydliga regler upprättas. Dessa regler måste beskriva i vilket skick det delade skrivbordet/utrymmet ska lämnas när en medarbetare lämnar arbetsplatsen. Denna etikett för Hot Desking måste vara enkel och kommuniceras brett inom kontoret.
Grundläggande etikettregler för hot desking
1. Bokningar i receptionen
När en organisation erbjuder Hot Desking rekommenderar vi att man investerar i ett bokningssystem som GoBrightLösning för skrivbordsbokning. Vår lösning hjälper anställda att få överblick över de arbetsytor de kan boka. På så sätt kommer de inte att stå utan någonstans att arbeta på kontoret. Å andra sidan kommer en bra bokningslösning att förhindra missförstånd om vem som kan sitta var. När det finns behov av att samarbeta kan de också välja att boka ett utrymme. Vår rumsbokning lösning är det rätta svaret för det!
2. Renlighet
Alla måste städa upp efter sig och se till att nästa person kan arbeta i en ren miljö när de lämnar utrymmet. Dessutom måste alla vara uppmärksamma på mat och dryck vid skrivbordet. Med GoBright:s Desk Booking Solution kan du ange när ett skrivbord behöver städas. Vår Hygienisk skrivbordsfunktion säkerställer att när ett skrivbord behöver städas, kommer både våra Anslut, Glöd och Interact blir lila. På så sätt ser Facility Management vilka skrivbord som är smutsiga så att de kan vidta åtgärder.
3. Bullernivå
När medarbetarna arbetar måste de vara uppmärksamma på sin omgivning om de har samtal. Det måste finnas utrymme för att alla ska kunna koncentrera sig fullt ut på sina arbetsuppgifter. Därför är det ett måste att använda hörlurar när man lyssnar på musik eller har ett möte.
4. Personlig anpassning
Eftersom skrivborden är gemensamma rekommenderas att man inte gör sitt eget skrivbord personligt. När detta görs måste medarbetarna städa bort föremålen från det använda utrymmet. Förvaringsskåp är dock en bra lösning för att förvara personliga föremål. GoBright's Integration av skåp med varumärken som VECOS och Lehmann ger dig möjlighet att boka ditt skåp samtidigt, med en och samma app som du använder för att boka ditt skrivbord. Detta säkerställer också ett prydligt kontor och friheten att bara behöva din laptopväska.
5. Rapporteringsfrågor
Om kontoret har möjlighet att använda ett bokningssystem bör det finnas en möjlighet att rapportera olika problem när så är fallet. När du har problem med dina skrivbord bör du kunna rapportera detta så att personen efter dig inte råkar ut för samma sak. GoBright erbjuder en Rapportering av problem funktion. Så oavsett om dockningsstationen inte fungerar, du saknar ett tangentbord eller det finns en kaffefläck i mattan, kan du använda den här funktionen. Se till att rätt avdelning får möjlighet att åtgärda detta så snart som möjligt och att den person som använder skrivbordet efter dig inte upplever samma börda.
6. Integritet och gränser
Allas utrymme och integritet måste respekteras oavsett den gemensamma miljön. Det är viktigt att kollegorna tar hänsyn till varandra på arbetsplatsen och en öppen dialog om detta rekommenderas alltid.
7. Tillgång till olika arbetsutrymmen
Arbetsgivaren bör erbjuda medarbetarna olika typer av arbetsplatser (tysta, höj- och sänkbara, samarbetsytor) så att de kan välja den plats som passar dem bäst. Alla arbetar på olika sätt och har därför olika behov. Att ha tillgång till olika typer av arbetsytor kan i sin tur öka produktiviteten.
8. Utrustning och förnödenheter
Det är viktigt att det finns kontorsutrustning och kontorsmaterial på kontoret. Utrustning som skrivare, häftapparater och dokumentförstörare hjälper till att göra arbetsdagen enklare. Dessutom kan vår funktion för problemrapportering användas när det finns behov av dessa utrustningar och förnödenheter. De gemensamma kontorsmaterialen måste användas med försiktighet och återlämnas efter användning.
9. Kollegornas sökbarhet
Hot Desking kan utgöra ett problem när det gäller att hitta kollegor, särskilt i stora byggnader med flera avdelningar. Om alla arbetar enligt principen om flexibel hot desking blir det svårare att veta vem som är på kontoret och var de befinner sig. Ett verktyg som GoBright:s Veckoplanerare kan lösa det problemet eftersom det främjar samarbete och insikt. Vår Week Planner uppmuntrar en öppen kultur där alla är medvetna om var de andra befinner sig. Du kan planera din vecka framåt och samtidigt boka den arbetsyta eller det rum som du behöver. Ta reda på var din kollega befinner sig den dag du vill samarbeta och boka ett skrivbord bredvid. Du kan också kontrollera när medlemmarna i ditt team kommer till kontoret, så att du inte behöver arbeta ensam.
Organisationens roll
Organisationen är ansvarig för att säkerställa en smidig upplevelse med Hot Desking. Tydliga etikettsregler för Hot Desking behövs för att kommunicera förväntningarna på etikettsreglerna på kontoret. Det finns många sätt att göra detta på ett effektivt sätt. Organisationen kan tillhandahålla skyltar om reglerna på kontoret och understryka vikten av varje regel och hur den ska följas. När det gäller renlighet bör organisationen tillhandahålla nödvändiga rengöringsmedel som de anställda kan använda. För att undvika konflikter och missförstånd bör organisationen slutligen överväga ett lämpligt bokningssystem för skrivbord.
Slutsats
Hot Desking är ett fenomen som har både fördelar och utmaningar. Organisationer kan skilja sig från varandra i hur de implementerar detta system, men en sak förblir densamma: vikten av korrekt etikett. Detta, i kombination med fokus på ömsesidig respekt och förståelse, gör att ett Hot Desking-system blir framgångsrikt.