Dagens arbeidsmiljø har omfavnet et system kalt Hot Desking. Denne praksisen er en del av oppussingen av arbeidsrom hvor en ansatt ikke lenger har en fast pult, men jobber fra forskjellige pulter. Dette betyr at én arbeidsplass kan brukes av ulike personer hver dag. Det skaper et miljø der ansatte har friheten til å velge sitt arbeidsområde basert på deres behov og preferanser. Det muliggjør også et mer fleksibelt og samarbeidende miljø der kommunikasjonen på kontoret gjøres enkel. Med dette nye systemet kommer spørsmålet om etikette. Hva er reglene? Hvilke retningslinjer som trengs for å sikre et trygt og sunt arbeidsmiljø. I denne artikkelen vil vi utforske dette emnet og gi deg grunnleggende etiketteregler for Hot Desking.
Fordeler med Hot Desking
Kostnadseffektivitet
Hot Desking er et effektivt middel for organisasjoner til å bruke mindre kontorplass. Til enhver tid kan ansatte velge å jobbe utenfor stedet, og derfor kan arbeidsgivere investere i færre skrivebord og fasiliteter de normalt ville ha behov for. Disse står alle for lavere kostnader i husleie og møbler, fordi mindre plass utnyttes
Fleksibilitet og samarbeid
En enestående fordel med Hot Desking er fleksibiliteten og samarbeidet det oppmuntrer til. Siden ansatte ikke lenger er bundet til en fast pult, kan de velge en pult som passer best for deres behov. Dette skaper en mer tilpasningsdyktig arbeidskultur der arbeidere kan bytte skrivebord basert på deres krav.
Talentattraksjon og oppbevaring av ansatte
Å være en arbeidsplass som tillater Hot Desking kan tiltrekke seg en talentpool som har hybridarbeid høyt på listen. Bortsett fra det, hjelper dette fenomenet også med å beholde ansatte. Å gi ansatte muligheten til å jobbe hvor og hvor de vil, hjelper dem til å få en sunn balanse mellom arbeid og privatliv.
Potensielle utfordringer ved Hot Desking
Begrenset personalisering
En av utfordringene ansatte kan møte med Hot Desking er begrenset personalisering. På grunn av mangelen på tildelte plasser, er det ikke lenger mulig å tilpasse skrivebordet med en plante eller personlige fotografier. Dette kan endre bedriftskulturen og ansattes følelse av tilhørighet til bedriften, fordi de ikke har sin "egen" plass.
Sikkerhetsbekymringer
Selv om Hot Desking er gunstig for samarbeid, kan det utgjøre en datasikkerhetsrisiko . Hyppig deling av skrivebord kan kompromittere konfidensialiteten til sensitiv informasjon. På grunn av at ansatte ofte beveger seg rundt, øker risikoen for uautorisert tilgang til dokumenter, meldinger osv. I bransjer der datasikkerhet er viktig, bør det tas riktige tiltak og forholdsregler for å forhindre datalekkasjer eller andre brudd.
Problemer med renslighet og etikette
Problemet som følger med hyppig skrivebordsdeling er renslighet. Med flere personer som deler samme skrivebord til forskjellige tider, kan arbeidsområdet bli skittent. Det må tas spesielt hensyn til arbeidsplassens hygieniske behov for å sikre et trygt og sunt miljø for arbeidstakere. For å sikre at dette opprettholdes, må det settes opp Hot Desking-retningslinjer med klare regler. Disse reglene skal beskrive betingelsen om at den delte pulten/plassen skal forlates i det øyeblikk en arbeider forlater arbeidsområdet. Denne Hot Desking-etiketten må være enkel og kommunisert bredt på kontoret.
Kjerneetiketteregler for Hot Desking
1. Bordreservasjoner
Når en organisasjon gjør Hot Desking tilgjengelig, anbefaler vi å investere i et bookingsystem som GoBright sin skrivebordsbestillingsløsning . Vår løsning hjelper ansatte med å få oversikt over arbeidsplassene de kan bestille. På denne måten vil de ikke forbli uten et sted å jobbe på kontoret. På den annen side vil en god bookingløsning hindre feilkommunikasjon om hvem som kan sitte hvor. Når det er behov for å samarbeide, kan de også velge å bestille plass. Vår rombestillingsløsning er det rette svaret for det!
2. Renslighet
Alle må rydde opp etter seg, og sørge for at neste person kan jobbe i et rent miljø hver gang de forlater plassen. I tillegg må alle være oppmerksomme på mat og drikke ved pulten. Med GoBright 's Desk Booking Solution, kan du angi når et skrivebord trenger rengjøring. Vår Hygienic Desk-funksjon sikrer at når et skrivebord trenger rengjøring, blir både Connect, Glow og Interact lilla. På denne måten ser Facility Management hvilke pulter som er skitne, slik at de kan iverksette tiltak.
3. Støynivå
Når de jobber, må ansatte være oppmerksomme på omgivelsene hvis de har samtaler. Det må være rom for at alle skal kunne konsentrere seg om oppgavene sine. Derfor er det et must å bruke hodetelefoner når du hører på musikk eller har et møte.
4. Personalisering
Siden pultene er delt, anbefales det ikke å tilpasse skrivebordet sitt. Når dette gjøres, må ansatte rydde gjenstandene fra den brukte plassen. Skap er imidlertid en flott løsning for å oppbevare personlige gjenstander. GoBright 's Locker Integration med merker som VECOS og Lehmann gir deg muligheten til å bestille skapet ditt samtidig, ved å bruke en og samme app som du gjør for å bestille skrivebordet ditt. Dette sikrer også ryddigheten på kontoret og friheten til å kun trenge laptopvesken.
5. Rapporteringsproblemer
Dersom kontoret har mulighet for bookingsystem, bør det være mulighet for å rapportere ulike problemer når det er tilfelle. Når du møter problemer med skrivebordet ditt, bør du kunne rapportere dette slik at personen etter deg ikke møter det samme. GoBright tilbyr en problemrapporteringsfunksjon . Så enten dokkingstasjonen ikke fungerer, du mangler et tastatur, eller det er en kaffeflekk i teppet, kan du bruke denne funksjonen. Sørge for at rett avdeling får muligheten til å fikse dette så fort som mulig og personen som bruker denne pulten etter at du ikke opplever den samme belastningen.
6. Personvern og grenser
Alles plass og privatliv skal respekteres uavhengig av fellesmiljø. det er viktig for kolleger å ta hensyn til hverandre i arbeidsområdet, og en åpen dialog om dette anbefales alltid.
7. Tilgjengelighet av forskjellige arbeidsområder
Arbeidsgivere bør gi ansatte ulike typer arbeidsområder (stille, høydejusterbare, samarbeidende) slik at de kan velge den plassen som passer dem best. Alle jobber forskjellig og har derfor ulike behov. Å ha tilgang til ulike typer arbeidsområder kan i sin tur øke produktiviteten.
8. Utstyr og rekvisita
Det er viktig at kontorutstyr og rekvisita er tilgjengelig på kontoret. Utstyr som skrivere, stiftemaskiner og makuleringsmaskiner bidrar til å gjøre arbeidsdagen enklere. I tillegg, når det er behov når det gjelder dette utstyret og rekvisita, kan vår problemrapporteringsfunksjon også konsulteres. Felleskontorets rekvisita skal brukes med forsiktighet og returneres etter bruk.
9. Finnbarhet for kolleger
Hot Desking kan utgjøre et problem når det gjelder finnbarhet for kolleger, spesielt i store bygninger med flere avdelinger. Hvis alle jobber etter det fleksible og varme skrivebordsprinsippet, blir det vanskeligere å vite hvem som er på kontoret og hvor de er. Et verktøy som GoBright 's Week Planner kan løse dette problemet fordi det fremmer samarbeid og innsikt. Vår ukeplanlegger oppfordrer til en åpen kultur der alle er klar over hvor andre befinner seg. Du kan planlegge uken fremover og samtidig bestille arbeidsplassen eller rommet du trenger. Finn ut hvor kollegaen din er den dagen du ønsker å samarbeide og bestill et skrivebord ved siden av dem. du kan også sjekke når medlemmer av teamet ditt vil være på kontoret, slik at du ikke trenger å jobbe alene.
Organisasjonens rolle
Organisasjonen er ansvarlig for å sikre en smidig opplevelse med Hot Desking. Clear Hot Desking-etikette er nødvendig for å kommunisere forventningene til etikette på kontoret. Det er mange måter dette kan gjøres effektivt på. Organisasjonen kan skilte om reglene på kontoret, som understreker viktigheten av hver regel og hvordan den skal følges. Når det gjelder renslighet, bør organisasjonen sørge for nødvendige rengjøringsmidler som ansatte kan bruke. Til slutt, for å unngå konflikter og misforståelser, bør organisasjoner vurdere et passende bordbestillingssystem.
Konklusjon
Fenomenet Hot Desking vet både fordeler og utfordringer. Organisasjoner kan avvike fra hverandre i måten de implementerer dette systemet på, men én ting forblir den samme: viktigheten av riktig etikette. Dette, sammen med fokus på gjensidig respekt og forståelse, sikrer suksessen til et Hot Desking-system.