L'ambiente di lavoro odierno ha adottato un sistema denominato Hot Desking. Questa pratica fa parte del rinnovamento dello spazio di lavoro in cui un dipendente non ha più una scrivania fissa, ma lavora da scrivanie diverse. Ciò significa che uno stesso spazio di lavoro può essere utilizzato da diverse persone ogni giorno. Crea un ambiente in cui i dipendenti hanno la libertà di scegliere il proprio spazio di lavoro in base alle proprie esigenze e preferenze. Inoltre, consente un ambiente più flessibile e collaborativo, dove la comunicazione in ufficio è resa più semplice. Con questo nuovo sistema si pone la questione del galateo. Quali sono le regole? Quali sono le linee guida necessarie per garantire un ambiente di lavoro sicuro e sano. In questo articolo esploreremo questo argomento e vi forniremo le regole fondamentali del galateo dell'Hot Desking.
Vantaggi dell'Hot Desking
Efficienza dei costi
L'Hot Desking è un mezzo efficace per le organizzazioni per utilizzare meno spazio in ufficio. In qualsiasi momento, i dipendenti possono scegliere di lavorare fuori sede, quindi i datori di lavoro possono investire in un numero inferiore di scrivanie e di servizi che normalmente sarebbero necessari. Tutto ciò si traduce in una riduzione dei costi di affitto e di arredamento, grazie all'utilizzo di spazi più ridotti.
Flessibilità e collaborazione
Uno dei vantaggi principali dell'Hot Desking è la flessibilità e la collaborazione che incoraggia. Poiché i dipendenti non sono più vincolati a una scrivania fissa, possono scegliere la scrivania più adatta alle loro esigenze. Questo crea una cultura del lavoro più adattabile, in cui i lavoratori possono cambiare scrivania in base alle loro esigenze.
Attrazione di talenti e fidelizzazione dei dipendenti
Un luogo di lavoro che consente l'Hot Desking può attrarre un pool di talenti che hanno il lavoro ibrido in cima alla loro lista. Inoltre, questo fenomeno favorisce la fidelizzazione dei dipendenti. Offrire ai dipendenti l'opportunità di lavorare come e dove vogliono li aiuta ad avere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
Le potenziali sfide dell'hot desking
Personalizzazione limitata
Uno dei problemi che i dipendenti possono incontrare con l'Hot Desking è la limitata personalizzazione. A causa della mancanza di posti assegnati, non è più possibile personalizzare la propria scrivania con una pianta o con fotografie personali. Questo può alterare la cultura aziendale e il senso di appartenenza dei dipendenti all'azienda, perché non hanno uno spazio "proprio".
Problemi di sicurezza
Anche se l'Hot Desking è vantaggioso per la collaborazione, può rappresentare un problema di sicurezza dei dati. sicurezza dei dati sicurezza dei dati. La frequente condivisione delle scrivanie può compromettere la riservatezza delle informazioni sensibili. Gli spostamenti frequenti dei dipendenti aumentano il rischio di accesso non autorizzato a documenti, messaggi e così via. Nei settori in cui la sicurezza dei dati è importante, è necessario adottare le giuste misure e precauzioni per evitare fughe di dati o altre violazioni.
Problemi di pulizia e di etichetta
Il problema della condivisione frequente della scrivania è quello della pulizia. Se più persone condividono la stessa scrivania in momenti diversi, lo spazio di lavoro può sporcarsi. È necessario prestare particolare attenzione alle esigenze igieniche dello spazio di lavoro per garantire un ambiente sicuro e sano ai lavoratori. Per garantire che ciò avvenga, è necessario stabilire linee guida per l'Hot Desking con regole chiare. Queste regole devono descrivere le condizioni in cui deve essere lasciata la scrivania/spazio condiviso nel momento in cui un lavoratore lascia l'area di lavoro. Il galateo dell'Hot Desking deve essere semplice e ampiamente comunicato all'interno dell'ufficio.
Regole fondamentali di galateo per l'hot desk
1. Prenotazioni al banco
Ogni volta che un'organizzazione rende disponibile l'Hot Desking, consigliamo di investire in un sistema di prenotazione come GoBright. Soluzione di prenotazione per scrivanie. La nostra soluzione aiuta i dipendenti a controllare gli spazi di lavoro che possono prenotare. In questo modo, non rimarranno senza un posto di lavoro in ufficio. D'altra parte, una buona soluzione di prenotazione impedisce che ci siano errori di comunicazione su chi può sedersi dove. Quando c'è bisogno di collaborare, possono anche scegliere di prenotare uno spazio. Il nostro sale riunioni soluzione di prenotazione è la risposta giusta per questo!
2. La pulizia
Ognuno deve ripulire il proprio posto, assicurandosi che ogni volta che lascia lo spazio la persona successiva possa lavorare in un ambiente pulito. Inoltre, tutti devono prestare attenzione a cibi e bevande sulla scrivania. Con la soluzione di prenotazione delle scrivanie di GoBrightè possibile indicare quando una scrivania deve essere pulita. La nostra Funzione scrivania igienica garantisce che ogni volta che una scrivania necessita di essere pulita, sia il nostro Collegatevi, bagliore e Interact diventano viola. In questo modo, il Facility Management vede quali scrivanie sono sporche e può intervenire.
3. Livello di rumore
Quando lavorano, i dipendenti devono prestare attenzione all'ambiente circostante se conversano. È necessario che ci sia sale riunioni per consentire a tutti di concentrarsi pienamente sui propri compiti. Pertanto, l'uso delle cuffie quando si ascolta la musica o si tiene una riunione è d'obbligo.
4. La personalizzazione
Poiché le scrivanie sono condivise, si consiglia di non personalizzare la propria scrivania. Ogni volta che lo si fa, i dipendenti devono sgomberare gli oggetti dallo spazio utilizzato. Tuttavia, gli armadietti sono un'ottima soluzione per riporre gli oggetti personali. GoBright's Integrazione degli armadietti con marchi come VECOS e Lehmann offre l'opportunità di prenotare l'armadietto allo stesso tempo, utilizzando la stessa app con cui si prenota la scrivania. Questo garantisce anche l'ordine dell'ufficio e la libertà di avere a disposizione solo la borsa del portatile.
5. Problemi di rendicontazione
Se l'ufficio ha l'opzione di un sistema di prenotazione, dovrebbe esserci un'opzione per segnalare i vari problemi in caso di necessità. Ogni volta che si riscontrano problemi con le scrivanie, si dovrebbe essere in grado di segnalarli in modo che chi viene dopo di noi non si trovi a dover affrontare lo stesso problema. GoBright offre un servizio di Segnalazione dei problemi di segnalazione dei problemi. Quindi, se la docking station non funziona, se manca una tastiera o se c'è una macchia di caffè sul tappeto, è possibile utilizzare questa funzione. In questo modo si assicura che il reparto giusto abbia la possibilità di risolvere il problema il prima possibile e che la persona che utilizza la scrivania dopo di voi non debba affrontare lo stesso problema.
6. Privacy e confini
Lo spazio e la privacy di ognuno devono essere rispettati indipendentemente dall'ambiente comune. è importante che i colleghi si considerino l'un l'altro nello spazio di lavoro e un dialogo aperto su questo è sempre consigliato.
7. Disponibilità di diversi spazi di lavoro
I datori di lavoro dovrebbero mettere a disposizione dei dipendenti diversi tipi di spazi di lavoro (silenziosi, regolabili in altezza, collaborativi) in modo che possano scegliere lo spazio più adatto a loro. Ognuno lavora in modo diverso e quindi ha esigenze diverse. L'accesso a diversi tipi di spazi di lavoro può, a sua volta, aumentare la produttività.
8. Attrezzature e forniture
È essenziale che in ufficio siano disponibili attrezzature e forniture per ufficio. Apparecchiature come stampanti, cucitrici e distruggidocumenti contribuiscono a semplificare la giornata lavorativa. Inoltre, in caso di necessità di queste attrezzature e forniture, è possibile consultare la nostra funzione di segnalazione dei problemi. Le forniture d'ufficio comuni devono essere utilizzate con cura e restituite dopo l'uso.
9. Reperibilità dei colleghi
L'hot desking può rappresentare un problema in termini di reperibilità dei colleghi, soprattutto nei grandi edifici con più reparti. Se tutti lavorano secondo il principio dell'hot desking flessibile, diventa più difficile sapere chi è in ufficio e dove si trova. Uno strumento come GoBrightWeek Planner può risolvere questo problema perché promuove la collaborazione e la conoscenza. Il nostro Week Planner incoraggia una cultura aperta in cui tutti sono al corrente degli spostamenti degli altri. È possibile pianificare la propria settimana e allo stesso tempo prenotare lo spazio di lavoro o sale riunioni di cui si ha bisogno. Potete anche controllare quando i membri del vostro team saranno in ufficio, in modo da non dover lavorare da soli.
Il ruolo dell'organizzazione
L'organizzazione è responsabile di garantire un'esperienza fluida con l'Hot Desking. È necessario un chiaro galateo dell'Hot Desking per comunicare le aspettative sul galateo in ufficio. Ci sono molti modi per farlo in modo efficace. L'organizzazione può fornire segnaletica sulle regole all'interno dell'ufficio, sottolineando l'importanza di ciascuna regola e il modo in cui deve essere rispettata. Per quanto riguarda la pulizia, l'organizzazione dovrebbe fornire il materiale necessario per la pulizia che i dipendenti possono utilizzare. Infine, per evitare conflitti e incomprensioni, le organizzazioni dovrebbero prendere in considerazione un sistema di prenotazione della scrivania adatto.
Conclusione
Il fenomeno dell'Hot Desking conosce i suoi vantaggi e le sue sfide. Le organizzazioni possono differire l'una dall'altra nel modo in cui implementano questo sistema, ma una cosa rimane invariata: l'importanza di una corretta etichetta. Questo, unito all'attenzione per il rispetto e la comprensione reciproci, garantisce il successo di un sistema di Hot Desking.
