In der heutigen Arbeitsumgebung hat sich ein System namens Hot Desking durchgesetzt. Diese Praxis ist Teil der Arbeitsplatzrenovierung, bei der ein Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch mehr hat, sondern von verschiedenen Schreibtischen aus arbeitet. Das bedeutet, dass ein Arbeitsplatz jeden Tag von verschiedenen Personen genutzt werden kann. So wird eine Umgebung geschaffen, in der die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz frei nach ihren Bedürfnissen und Vorlieben wählen können. Außerdem ermöglicht es eine flexiblere und kooperativere Umgebung, in der die Kommunikation im Büro vereinfacht wird. Mit diesem neuen System stellt sich die Frage nach den Umgangsformen. Wie lauten die Regeln? Welche Richtlinien sind erforderlich, um ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld zu gewährleisten? In diesem Artikel werden wir uns mit diesem Thema befassen und Ihnen die wichtigsten Umgangsregeln für Hot Desking vorstellen.
Vorteile von Hot Desking
Kosteneffizienz
Hot Desking ist ein effektives Mittel für Unternehmen, weniger Bürofläche zu nutzen. Die Mitarbeiter können sich jederzeit dafür entscheiden, außerhalb des Büros zu arbeiten, so dass die Arbeitgeber in weniger Schreibtische und Einrichtungen investieren können, die sie normalerweise benötigen würden. All dies führt zu geringeren Kosten für Miete und Mobiliar, da kleinere Räume genutzt werden.
Flexibilität und Zusammenarbeit
Ein herausragender Vorteil von Hot Desking ist die Flexibilität und Zusammenarbeit, die dadurch gefördert wird. Da die Mitarbeiter nicht mehr an einen festen Schreibtisch gebunden sind, können sie einen Schreibtisch wählen, der ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Dies führt zu einer anpassungsfähigeren Arbeitskultur, in der die Mitarbeiter je nach Bedarf den Schreibtisch wechseln können.
Talentanwerbung und Mitarbeiterbindung
Ein Arbeitsplatz, der Hot Desking zulässt, kann einen Talentpool anziehen, bei dem hybrides Arbeiten ganz oben auf der Liste steht. Abgesehen davon trägt dieses Phänomen auch zur Mitarbeiterbindung bei. Wenn man den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, so zu arbeiten, wie und wo sie wollen, trägt dies zu einer gesunden Work-Life-Balance bei.
Mögliche Herausforderungen von Hot Desking
Begrenzte Personalisierung
Eine der Herausforderungen, mit denen die Mitarbeiter beim Hot Desking konfrontiert werden können, ist die begrenzte Personalisierung. Da es keine zugewiesenen Plätze gibt, ist es nicht mehr möglich, den eigenen Schreibtisch mit einer Pflanze oder persönlichen Fotos zu personalisieren. Dies kann die Unternehmenskultur und das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter zum Unternehmen verändern, da sie keinen "eigenen" Platz haben.
Sicherheitsprobleme
Auch wenn Hot Desking für die Zusammenarbeit von Vorteil ist, kann es ein Datensicherheit Risiko darstellen. Die häufige gemeinsame Nutzung von Schreibtischen kann die Vertraulichkeit sensibler Informationen gefährden. Durch das häufige Umziehen der Mitarbeiter erhöht sich das Risiko, dass Unbefugte auf Dokumente, Nachrichten usw. zugreifen. In Branchen, in denen Datensicherheit wichtig ist, sollten die richtigen Maßnahmen und Vorkehrungen getroffen werden, um Datenlecks oder andere Verstöße zu verhindern.
Fragen der Sauberkeit und Etikette
Ein Problem, das bei häufiger gemeinsamer Nutzung des Schreibtisches auftritt, ist das der Sauberkeit. Wenn mehrere Personen zu unterschiedlichen Zeiten denselben Schreibtisch nutzen, kann der Arbeitsplatz schmutzig werden. Um ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld für die Beschäftigten zu gewährleisten, müssen die hygienischen Anforderungen an den Arbeitsplatz besonders berücksichtigt werden. Um dies zu gewährleisten, müssen Hot-Desking-Richtlinien mit klaren Regeln aufgestellt werden. Diese Regeln müssen den Zustand beschreiben, in dem der gemeinsam genutzte Schreibtisch/Raum verlassen werden sollte, sobald ein Arbeitnehmer den Arbeitsplatz verlässt. Dieser Hot-Desking-Knigge muss einfach sein und im Büro weithin bekannt gemacht werden.
Grundlegende Etikette-Regeln für Hot Desking
1. Reservierungen am Schreibtisch
Wann immer ein Unternehmen Hot Desking anbietet, empfehlen wir die Investition in ein Buchungssystem wie GoBrightDesk Booking Lösung. Unsere Lösung hilft den Mitarbeitern, den Überblick über die Arbeitsplätze zu behalten, die sie buchen können. Auf diese Weise stehen sie nicht ohne Arbeitsplatz im Büro da. Andererseits verhindert eine gute Buchungslösung Missverständnisse darüber, wer wo sitzen darf. Wann immer sie zusammenarbeiten müssen, können sie auch einen Platz buchen. Unser Raumbuchung Lösung ist die richtige Antwort dafür!
2. Sauberkeit
Jeder muss hinter sich aufräumen und dafür sorgen, dass die nächste Person, wenn sie den Raum verlässt, in einer sauberen Umgebung arbeiten kann. Außerdem muss jeder auf Speisen und Getränke auf dem Schreibtisch achten. Mit der Desk Booking Solution von GoBrightkönnen Sie angeben, wann ein Schreibtisch gereinigt werden muss. Unser Hygienic Desk-Funktion sorgt dafür, dass immer dann, wenn ein Schreibtisch gereinigt werden muss, sowohl unser Verbinden, Glow und Interact lila werden. Auf diese Weise sieht das Facility Management, welche Schreibtische verschmutzt sind, und kann Maßnahmen ergreifen.
3. Geräuschpegel
Bei der Arbeit müssen die Mitarbeiter auf ihre Umgebung achten, wenn sie Gespräche führen. Es muss genügend Platz vorhanden sein, damit sich jeder voll und ganz auf seine Aufgaben konzentrieren kann. Daher ist die Verwendung von Kopfhörern beim Musikhören oder bei Besprechungen ein Muss.
4. Personalisierung
Da die Schreibtische gemeinsam genutzt werden, ist es ratsam, den eigenen Schreibtisch nicht zu personalisieren. Wenn dies geschieht, müssen die Mitarbeiter die Gegenstände aus dem benutzten Raum entfernen. Schließfächer sind jedoch eine gute Lösung für die Aufbewahrung persönlicher Gegenstände. GoBright's Schließfach-Integration mit Marken wie VECOS und Lehmann bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Schließfach gleichzeitig über ein und dieselbe App zu buchen, wie Sie es für Ihren Schreibtisch tun. Dies gewährleistet auch die Ordnung im Büro und die Freiheit, nur Ihre Laptoptasche zu benötigen.
5. Fragen der Berichterstattung
Wenn das Büro die Möglichkeit eines Buchungssystems hat, sollte es eine Option geben, verschiedene Probleme zu melden, wenn dies der Fall ist. Wann immer Sie Probleme mit Ihren Schreibtischen haben, sollten Sie diese melden können, damit die Person nach Ihnen nicht mit demselben Problem konfrontiert wird. GoBright bietet eine Meldung von Problemen Funktion. Egal, ob die Dockingstation nicht funktioniert, eine Tastatur fehlt oder ein Kaffeefleck im Teppich ist, Sie können diese Funktion nutzen. So wird sichergestellt, dass die richtige Abteilung die Gelegenheit erhält, das Problem so schnell wie möglich zu beheben, und dass die Person, die den Schreibtisch nach Ihnen nutzt, nicht die gleiche Belastung erfährt.
6. Privatsphäre und Grenzen
Es ist wichtig, dass die Kollegen im Arbeitsbereich aufeinander Rücksicht nehmen, und ein offener Dialog darüber ist immer ratsam.
7. Verfügbarkeit von verschiedenen Arbeitsbereichen
Die Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitern verschiedene Arten von Arbeitsplätzen zur Verfügung stellen (geräuschlos, höhenverstellbar, gemeinschaftlich), damit sie den Raum wählen können, der ihnen am besten passt. Jeder Mensch arbeitet anders und hat daher unterschiedliche Bedürfnisse. Der Zugang zu verschiedenen Arten von Arbeitsplätzen kann wiederum die Produktivität steigern.
8. Ausrüstung und Zubehör
Es ist wichtig, dass Bürogeräte und Bürobedarf im Büro vorhanden sind. Geräte wie Drucker, Hefter und Aktenvernichter erleichtern den Arbeitsalltag. Wann immer ein Bedarf an diesen Geräten und Verbrauchsmaterialien besteht, kann auch unsere Funktion zur Meldung von Ausgaben herangezogen werden. Das gemeinschaftliche Büromaterial muss mit Sorgfalt verwendet und nach Gebrauch zurückgegeben werden.
9. Auffindbarkeit von Kollegen
Hot Desking kann ein Problem hinsichtlich der Auffindbarkeit von Kollegen darstellen, insbesondere in großen Gebäuden mit mehreren Abteilungen. Wenn alle nach dem Prinzip des flexiblen Hot-Desking arbeiten, wird es schwieriger zu wissen, wer im Büro ist und wo er sich befindet. Ein Tool wie GoBright's Wochenplaner kann dieses Problem lösen, weil es die Zusammenarbeit und den Überblick fördert. Unser Wochenplaner fördert eine offene Kultur, in der jeder weiß, wo sich der andere gerade aufhält. Sie können Ihre Woche im Voraus planen und gleichzeitig den Arbeitsbereich oder Raum buchen, den Sie benötigen. Finden Sie heraus, wo Ihr Kollege an dem Tag ist, an dem Sie zusammenarbeiten wollen, und buchen Sie einen Schreibtisch in seiner Nähe. Sie können auch überprüfen, wann Mitglieder Ihres Teams im Büro sind, damit Sie nicht alleine arbeiten müssen.
Die Rolle der Organisation
Die Organisation ist dafür verantwortlich, dass Hot Desking reibungslos abläuft. Ein klarer Hot-Desking-Knigge ist erforderlich, um die Erwartungen an die Umgangsformen im Büro zu vermitteln. Es gibt viele Möglichkeiten, wie dies effektiv geschehen kann. Die Organisation kann Folgendes bereitstellen Beschilderung über die Regeln im Büro aufstellen, die die Bedeutung jeder Regel und ihre Einhaltung unterstreichen. Was die Sauberkeit betrifft, so sollte die Organisation die notwendigen Reinigungsmittel bereitstellen, die die Mitarbeiter verwenden können. Um Konflikte und Missverständnisse zu vermeiden, sollten die Unternehmen ein geeignetes Buchungssystem für den Schreibtisch in Betracht ziehen.
Schlussfolgerung
Das Phänomen des Hot Desking kennt sowohl seine Vorteile als auch seine Herausforderungen. Organisationen mögen sich in der Art und Weise, wie sie dieses System umsetzen, voneinander unterscheiden, doch eines bleibt gleich: die Bedeutung einer angemessenen Etikette. Dies, gepaart mit dem Fokus auf gegenseitigem Respekt und Verständnis, sichert den Erfolg eines Hot Desking Systems.
