De hollandske jernbaner (NS)
De hollandske jernbaner (NS) er en af de mest fremtrædende virksomheder i Holland med 26.000 ansatte fordelt på 35 forskellige steder. Samarbejdet i en så stor organisation gav nogle udfordringer, især med hensyn til at administrere mødelokaler effektivt.
UDFORDRINGEN
En af de vigtigste udfordringer for de hollandske jernbaner var at strømline deres proces for booking af mødelokaler. Med en lang række medarbejdere og forskellige behov viste det sig at være en udfordrende opgave at koordinere mødelokaler effektivt. Der var behov for en løsning, der kunne forenkle og optimere denne proces.
Selve løsningen skulle integreres problemfrit i de eksisterende arbejdsprocesser og samtidig være brugervenlig. Det var også spændende at overbevise alle medarbejdere om at tage det nye system til sig og "vinde dem for brugen af det".
Udtalelse
Vores partnerskab med GoBright har udviklet sig fra at forenkle værelsesbookinger til en omfattende løsning, og det er fortsat en fordel for os, når vi skal navigere i vores organisations kompleksitet.
Implementeringen af et smart værelsesbookingsystem har ikke kun sparet medarbejderne for en masse tid og mindsket frustrationer i forbindelse med værelsernes tilgængelighed, men har også forbedret vores professionelle image.
Løsningen
NS fandt svaret i GoBright, især i deres lokalebookingsystem og software til registrering af besøgende . Partnerskabet begyndte, da de henvendte sig til Ricoh AV Services for at få vejledning om deres problemer med mødelokaler. Ricoh anbefalede GoBright som den bedste løsning. Med tiden har det, der startede som en lille implementering med nogle få mødelokaler og eksterne rumskærme, udviklet sig til en komplet løsning. GoBright er fuldt integreret med Microsoft Teams, Outlook og Exchange. Brugerne kan nemt tjekke lokalets tilgængelighed, booke møder, invitere deltagere, live eller på afstand, og starte Microsoft Teams-møder med blot nogle få klik.
Resultat
GoBright Room Booking-systemet gør det nemt at booke mødelokaler, tjekke tilgængelighed og bekræfte reservationer for at forhindre unødvendige bookinger. Datadrevne indsigter har hjulpet NS med at optimere udnyttelsen af lokaler og reducere behovet for overskydende kontorplads. Mens individuelle arbejdsområder f.eks. bruges mindre, er der konstant stor efterspørgsel efter mødelokaler, hvilket indikerer et skift i udnyttelsen af kontorplads. Større lokaler, der ligger tættere på de mest befolkede etager i kontorerne, har vist sig at være de mest populære.
"Implementeringen af et Smart Room Booking System har ikke kun sparet medarbejderne for en masse tid og mindsket frustrationer i forbindelse med værelsernes tilgængelighed, men har også forbedret vores professionelle image", siger Marco Kaptijn, Product Owner hos NS.
Om NS
NS er en stor organisation med komplekse aktiviteter. Deres hovedkontor ligger i Utrecht og har ca. 1.800 medarbejdere, der bruger GoBrighttjenester.
Råd til andre organisationer:
De Nederlandske Jernbaner anbefaler, at facilitetsafdelingen og ejendomsafdelingen inddrages i implementeringsprocessen for at sikre en problemfri overgang. Det er ikke blot et it-initiativ; det har betydning for alle i organisationen.
Implementering af GoBright løsninger hos NS
Er du interesseret i at oprette en casestudie?
Kontakt Iris
vores marketingchef.
Bliv inspireret, læs vores seneste cases
Plieger: Bedre kommunikation på over 80 lokationer
- Centraliseret indholdsstyring på over 80 lokationer.
- En smidig indtjekningsproces med øjeblikkelige besked til værten i receptionen.
- Enkel mødelokale-reservation i realtid, der sikrer en problemfri oplevelse på kontoret.
- Digital skiltning +2 produkter
Aston Universitet
- Udfordring: at gøre det muligt for personale og studerende at arbejde mere effektivt og omfavne et virkelig fleksibelt campusmiljø.
- Løsning: Aktivering af øjeblikkelige bookinger, automatisk frigivelse af lokaler og klare indsigter for at optimere campusarealerne effektivt.
Land van Cuijk
- Samler fem lokationer til ét fremtidssikret rådhus
- Optimering af arbejdsområdet ved at reducere antallet af skriveborde med 50 % ved hjælp af intelligente kontorløsninger
- Digital skiltning holder medarbejdere og borgere informeret
- Bordreservation +4 produkter
KRUK
- Udfordring: håndter et hybrid arbejdsmiljø
- Værelsesreservation +2 produkter
POLIMI Universitet
- Udfordring: Tillad pladsstyring og informer undervisere og studerende
- Værelsesreservation +3 produkter
Kommune Noardeast-Fryslân
- Udfordring: Øg samarbejdet og forbindelsen på arbejdspladsen
- Værelsesreservation +1 produkt
Admiral Group
- Udfordring: Fokus på aktivt samarbejde
- Værelsesreservation +2 produkter
Viridium Gruppe
- Udfordring: At finde den rette balance med hybridarbejde
- Værelsesreservation +1 produkt
IJsselheem
- Udfordring: Øg samarbejdet og forbindelsen på arbejdspladsen
- Værelsesreservation +2 produkter
Subaru
- Udfordring: Optimering af hybrid arbejdsstrategi
- Værelsesreservation +2 produkter
De hollandske jernbaner (NS)
- Udfordring: Strømlin processen for booking af mødelokaler
- Værelsesreservation +1 produkt
Digiteq Automotive
- Udfordring: regulering af antallet af medarbejdere på kontoret
CHG-MERIDIAN Italia S.p.A.
- Udfordring: flere medarbejdere end plads
- Værelsesreservation +1 produkt
Veenendaal Kommune
- Udfordring: innovation og forbedring af arbejdspladsen
- Reserver bord +2 produkter
De Variabele
- Udfordring: optimering af intern kommunikation
