Dutch Railways (NS) er et av de mest fremtredende selskapene i Nederland, med 26 000 ansatte fordelt på 35 ulike lokasjoner. Samarbeidet i en så stor organisasjon byr på noen utfordringer, særlig når det gjelder å administrere møtelokaler på en effektiv måte.
En av de viktigste utfordringene The Dutch Railways sto overfor, var å effektivisere prosessen for booking av møterom. Med mange ansatte og ulike behov viste det seg å være en utfordrende oppgave å koordinere møterom på en effektiv måte. Det var behov for en løsning som kunne forenkle og optimalisere denne prosessen.
Løsningen måtte integreres sømløst med eksisterende arbeidsflytprosesser og samtidig være brukervennlig. Det var også spennende å overbevise alle ansatte om å ta det nye systemet i bruk og "vinne dem for det".
Samarbeidet vårt med GoBright har utviklet seg fra å forenkle rombooking til å bli en omfattende løsning, og den fortsetter å hjelpe oss med å navigere i den komplekse organisasjonen vår.
Implementeringen av et smart rombookingssystem har ikke bare spart de ansatte for mye tid og lettet frustrasjonene knyttet til romtilgjengelighet, men har også styrket vårt profesjonelle image.
NS fant svaret i GoBright, spesielt i deres rombookingssystem og programvare for besøksregistrering . Samarbeidet begynte da de henvendte seg til Ricoh AV-tjenester for å få veiledning om møteromsproblemene sine. Ricoh anbefalte GoBright som den beste løsningen. Det som startet som en liten implementering med noen få møterom og eksterne romskjermer, har med tiden utviklet seg til en komplett løsning. GoBright er fullt integrert med Microsoft Teams, Outlook og Exchange. Brukerne kan enkelt sjekke romtilgjengelighet, booke møter, invitere deltakere, live eller eksternt, og starte Microsoft Teams-møter med bare noen få klikk.
Rombookingssystemet GoBright gjør det enkelt å bestille møterom, sjekke tilgjengelighet og bekrefte reservasjoner for å forhindre unødvendige bestillinger. Datadrevet innsikt har hjulpet NS med å optimalisere romutnyttelsen og redusere behovet for overflødig kontorplass. For eksempel er det mindre bruk av individuelle arbeidsområder, mens det er gjennomgående stor etterspørsel etter møterom, noe som indikerer et skifte i bruken av kontorlokaler. Større rom som ligger nærmere de mest befolkede etasjene i kontorene, har vist seg å være de mest populære.
"Implementeringen av et smart rombookingssystem har ikke bare spart de ansatte for mye tid og lettet frustrasjonene knyttet til romtilgjengelighet, men har også styrket vårt profesjonelle image", sier Marco Kaptijn, produkteier hos NS.
377
Lisenser for rombooking
103
Kartlegging av lisenser
1
Lisens for besøksregistrering
NS er en stor organisasjon med en kompleks virksomhet. Hovedkontoret ligger i Utrecht, og rundt 1800 ansatte benytter seg av GoBrightsine tjenester.
Råd til andre organisasjoner:
De nederlandske jernbanene anbefaler å involvere anleggsavdelingen og eiendomsavdelingen i implementeringsprosessen for å sikre en sømløs innføring. Det er ikke bare et IT-initiativ; det påvirker alle i organisasjonen.
Opprettholde balansen mellom jobb og fritid og samtidig fremme engasjement på kontoret
Smart arbeidsmiljø med nøyaktige data om belegget
Fokus på samarbeid på en aktivitetsbasert arbeidsplass
Motiverer ansatte med parkeringsbooking
Praktisk hybridarbeid med rom- og skrivebordsbooking
Fleksible arbeidsløsninger i en monumental bygning
Bedre samarbeid i hovedkvarteret
Optimaliserte møter med smart rombooking
Desk Booking for å administrere kontorets belegg
Arbeidsplassstyring som et verktøy for å forbedre kontorets belegg
Møter i et moderne, nytt rådhus
Overvinn alle kommunikasjon-sutfordringer med programvare for digital skilting
Optimalisering av kontorlokaler med praktiske og enkle programvareløsninger
Klar for fremtidens kontor med GoBright Smart Office løsninger
Passer perfekt for bærekraftige og helsefokuserte arbeidsmiljøer
Er du klar til å ta neste steg? Be om en demo for å se produktene våre i aksjon, eller still et spørsmål hvis du er i tvil.