Chemins de fer néerlandais (NS)
Les Chemins de fer néerlandais (NS) sont l'une des entreprises les plus importantes des Pays-Bas, employant 26 000 personnes réparties sur 35 sites différents. La collaboration au sein d'une organisation aussi gigantesque a posé quelques défis, notamment en ce qui concerne la gestion efficace des espaces de réunion.
LE DÉFI
L'un des principaux défis que devaient relever les Chemins de fer néerlandais consistait à rationaliser leur processus de Réservation de salles réunion. Avec une multitude d'employés et des besoins divers, la coordination efficace des espaces de réunion s'avérait être une tâche difficile. Il fallait donc trouver une solution capable de simplifier et d'optimiser ce processus.
Cette solution devait elle-même s'intégrer de manière transparente dans les processus de travail existants tout en restant conviviale. Convaincre tous les employés d'adopter ce nouveau système et les "gagner à son utilisation" a également été passionnant.
Témoignage
Notre partenariat avec GoBright a évolué, passant de la simplification des réservations de chambres à une solution complète, et il continue de nous aider à naviguer dans les complexités de notre organisation.
La mise en place d'un système de Réservation de salles intelligent a non seulement permis aux employés de gagner beaucoup de temps et d'éviter les frustrations liées à la disponibilité des chambres, mais a également amélioré notre image professionnelle.
La solution
NS a trouvé la réponse dans GoBright, en particulier dans son système deRéservation de salles et son logiciel d'enregistrement des visiteurs . Ce partenariat a débuté lorsqu'ils ont contacté les services AV de Ricoh pour obtenir des conseils sur leurs problèmes de salles de réunion. Ricoh a recommandé GoBright comme étant la meilleure solution. Au fil du temps, ce qui a commencé comme une petite mise en œuvre avec quelques salles de réunion et des affichages de salle externes a évolué vers une solution complète. GoBright s'intègre parfaitement à Microsoft Teams, Outlook et Exchange. Les utilisateurs peuvent facilement vérifier la disponibilité des salles, réserver des réunions, inviter des participants, en direct ou à distance, et lancer des réunions Microsoft Teams en quelques clics.
Résultat
Le système GoBright Réservation de salles facilite la réservation des salles de réunion, la vérification des disponibilités et la confirmation des réservations afin d'éviter les réservations inutiles. La connaissance des données a aidé NS à optimiser l'utilisation des salles et à réduire le besoin d'espace de bureau excédentaire. Par exemple, alors que les espaces de travail individuels sont moins utilisés, les salles de réunion sont toujours très demandées, ce qui indique un changement dans l'utilisation de l'espace de bureau. Les salles les plus grandes, situées à proximité des étages les plus peuplés des bureaux, se sont avérées les plus populaires.
"La mise en œuvre d'un système de Réservation de salles intelligent a non seulement permis aux employés de gagner beaucoup de temps et d'atténuer les frustrations liées à la disponibilité des chambres, mais a également amélioré notre image professionnelle", selon Marco Kaptijn, Product Owner chez NS.
À propos de NS
NS est une organisation de grande envergure aux opérations complexes. Son siège social est situé à Utrecht et compte environ 1 800 employés qui utilisent les services de GoBright.
Conseils à l'intention d'autres organisations :
Les Chemins de fer néerlandais recommandent d'associer les services des installations et de l'immobilier au processus de mise en œuvre afin de garantir une adoption sans heurts. Il ne s'agit pas seulement d'une initiative informatique ; elle a des répercussions sur l'ensemble du personnel de l'organisation.
Mise en œuvre des solutions de GoBright à la Nouvelle-Zélande
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