Les Chemins de fer néerlandais (NS) sont l'une des entreprises les plus importantes des Pays-Bas, employant 26 000 personnes réparties sur 35 sites différents. La collaboration au sein d'une organisation aussi gigantesque a posé quelques défis, notamment en ce qui concerne la gestion efficace des espaces de réunion.
L'un des principaux défis auxquels les Chemins de fer néerlandais ont dû faire face a été la rationalisation de leur processus de réunion Réservation de salles . Avec une multitude d'employés et des besoins divers, coordonner efficacement les espaces de réunion s'avérait être une tâche difficile. Il fallait donc trouver une solution capable de simplifier et d'optimiser ce processus.
Cette solution devait elle-même s'intégrer de manière transparente dans les processus de travail existants tout en restant conviviale. Convaincre tous les employés d'adopter ce nouveau système et les "gagner à son utilisation" a également été passionnant.
Notre partenariat avec GoBright a évolué, passant de la simplification des réservations de chambres à une solution complète, et il continue de nous aider à naviguer dans les complexités de notre organisation.
La mise en place d'un système Smart Réservation de salles a non seulement permis aux employés de gagner du temps et d'éviter les frustrations liées à la disponibilité des chambres, mais a également amélioré notre image professionnelle.
NS a trouvé la réponse dans GoBright, en particulier dans son systèmeRéservation de salles et son logiciel d'enregistrement des visiteurs . Ce partenariat a débuté lorsqu'ils ont contacté les services AV de Ricoh pour obtenir des conseils sur leurs problèmes de salles de réunion. Ricoh a recommandé GoBright comme étant la meilleure solution. Au fil du temps, ce qui a commencé comme une petite mise en œuvre avec quelques salles de réunion et des affichages de salles externes a évolué vers une solution complète. GoBright s'intègre parfaitement à Microsoft Teams, Outlook et Exchange. Les utilisateurs peuvent facilement vérifier la disponibilité des salles, réserver des réunions, inviter des participants, en direct ou à distance, et lancer des réunions Microsoft Teams en quelques clics.
Le système GoBright Réservation de salles facilite la réservation des salles de réunion, la vérification des disponibilités et la confirmation des réservations afin d'éviter les réservations inutiles. La connaissance des données a aidé la NS à optimiser l'utilisation des salles et à réduire le besoin d'espace de bureau excédentaire. Par exemple, alors que les espaces de travail individuels sont moins utilisés, les salles de réunion sont toujours très demandées, ce qui indique un changement dans l'utilisation de l'espace de bureau. Les salles les plus grandes, situées à proximité des étages les plus peuplés des bureaux, se sont avérées les plus populaires.
"La mise en œuvre d'un système Smart Réservation de salles a non seulement permis aux employés de gagner beaucoup de temps et d'éviter les frustrations liées à la disponibilité des chambres, mais elle a également amélioré notre image professionnelle", selon Marco Kaptijn, Product Owner chez NS.
377
Réservation de salles Licences
103
Licences de cartographie
1
Licence d'enregistrement des visiteurs
NS est une organisation de grande envergure aux opérations complexes. Son siège social est situé à Utrecht et compte environ 1 800 employés qui utilisent les services de GoBright.
Conseils pour les autres organisations :
Les Chemins de fer néerlandais recommandent d'impliquer le service des installations et le service immobilier dans le processus de mise en œuvre afin d'assurer une adoption sans heurts. Il ne s'agit pas seulement d'une initiative informatique ; elle concerne tous les membres de l'organisation.
Un environnement de travail intelligent, avec des données d'occupation précises
Mettre l'accent sur la collaboration dans un lieu de travail basé sur l'activité
Motiver les employés avec la réservation de places de parking
Travail hybride pratique avec Room & Réservation de bureaux
Des solutions de travail flexibles dans les bâtiments monumentaux
Améliorer la collaboration au sein du siège
Réunions optimisées avec smart Réservation de salles
Réservation de bureaux pour la gestion de l'occupation du bureau
La gestion du lieu de travail comme outil pour améliorer l'occupation du bureau
Organiser des réunions dans un hôtel de ville moderne et neuf
Relevez tous les défis de la communication grâce aux logiciels de signalisation numérique
Optimiser l'espace de bureau grâce à des solutions logicielles pratiques et simples
Préparé pour l'avenir du bureau avec les solutions de GoBright Smart Office
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