Die Niederländischen Eisenbahnen (NS) sind eines der bekanntesten Unternehmen in den Niederlanden und beschäftigen 26.000 Mitarbeiter an 35 verschiedenen Standorten. Die Zusammenarbeit in einem so großen Unternehmen bringt einige Herausforderungen mit sich, insbesondere bei der effizienten Verwaltung von Konferenzräumen.
Eine der größten Herausforderungen, denen sich die Niederländischen Eisenbahnen gegenübersahen, war die Rationalisierung ihres Buchungsprozesses für Sitzungsräume. Mit einer Vielzahl von Mitarbeitern und unterschiedlichen Bedürfnissen erwies sich die effiziente Koordinierung von Besprechungsräumen als eine schwierige Aufgabe. Es bestand Bedarf an einer Lösung, die diesen Prozess vereinfachen und optimieren konnte.
Die Lösung selbst musste sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe einfügen und gleichzeitig benutzerfreundlich sein. Spannend war es auch, alle Mitarbeiter von diesem neuen System zu überzeugen und sie für dessen Nutzung zu gewinnen.
Unsere Partnerschaft mit GoBright hat sich von der Vereinfachung der Raumbuchung zu einer umfassenden Lösung entwickelt, die uns bei der Bewältigung der Komplexität unserer Organisation weiterhin von Nutzen ist.
Die Einführung eines intelligenten Zimmerbuchungssystems hat nicht nur den Mitarbeitern viel Zeit erspart und Frustrationen im Zusammenhang mit der Zimmerverfügbarkeit gemindert, sondern auch unser professionelles Image verbessert.
NS fand die Antwort in GoBright, insbesondere in dessen Raumbuchungssystem und Besucherregistrierungssoftware . Die Partnerschaft begann, als sich das Unternehmen an Ricoh AV Services wandte, um eine Lösung für seine Probleme mit Konferenzräumen zu finden. Ricoh empfahl GoBright als die beste Lösung. Im Laufe der Zeit hat sich aus einer kleinen Implementierung mit ein paar Besprechungsräumen und externen Raumanzeigen eine Komplettlösung entwickelt. GoBright lässt sich vollständig in Microsoft Teams, Outlook und Exchange integrieren. Benutzer können mit wenigen Klicks die Verfügbarkeit von Räumen prüfen, Besprechungen buchen, Teilnehmer einladen (live oder aus der Ferne) und Microsoft Teams-Besprechungen einleiten.
Das GoBright macht es einfach, Besprechungsräume zu buchen, die Verfügbarkeit zu prüfen und Reservierungen zu bestätigen, um unnötige Buchungen zu vermeiden. Datengestützte Erkenntnisse haben NS dabei geholfen, die Raumnutzung zu optimieren und den Bedarf an überschüssigem Büroraum zu reduzieren. Während beispielsweise einzelne Arbeitsbereiche weniger genutzt werden, sind Besprechungsräume durchweg stark nachgefragt, was auf eine Verschiebung der Büroraumnutzung hindeutet. Es hat sich gezeigt, dass größere Räume, die näher an den höher gelegenen Stockwerken der Büros liegen, am beliebtesten sind.
"Die Implementierung eines intelligenten Zimmerbuchungssystems hat nicht nur den Mitarbeitern viel Zeit erspart und Frustrationen im Zusammenhang mit der Zimmerverfügbarkeit gemindert, sondern auch unser professionelles Image verbessert", so Marco Kaptijn, Product Owner bei NS.
377
Raumbuchungslizenzen
103
Mapping-Lizenzen
1
Registrierungslizenz für Besucher
NS ist ein großes Unternehmen mit komplexen Abläufen. Ihr Hauptsitz befindet sich in Utrecht, und etwa 1.800 Mitarbeiter nutzen die Dienste von GoBright.
Ratschläge für andere Organisationen:
Die Niederländischen Eisenbahnen empfehlen, die Abteilung für Einrichtungen und Immobilien in den Implementierungsprozess einzubeziehen, um eine nahtlose Einführung zu gewährleisten. Es handelt sich nicht nur um eine IT-Initiative, sondern um eine Initiative, die alle Mitarbeiter des Unternehmens betrifft.
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