Fallbeispiel
Die Niederländischen Eisenbahnen (NS ) sind eines der bekanntesten Unternehmen in den Niederlanden und beschäftigen 26.000 Mitarbeiter an 35 verschiedenen Standorten. Die Zusammenarbeit in einem so großen Unternehmen bringt einige Herausforderungen mit sich, insbesondere bei der effizienten Verwaltung von Konferenzräumen.
Die Herausforderung
Die Lösung selbst musste sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe einfügen und gleichzeitig benutzerfreundlich sein. Spannend war es auch, alle Mitarbeiter von diesem neuen System zu überzeugen und sie für dessen Nutzung zu gewinnen.
Die Lösung
NS fand die Antwort in GoBright, insbesondere in deren Raumbuchungssystem und Besucherregistrierungssoftware . Diese Partnerschaft begann, als sich das Unternehmen an Ricoh AV Services wandte, um Ratschläge für seine Konferenzräume zu erhalten. Ricoh empfahl GoBright als die beste Lösung. Im Laufe der Zeit hat sich aus einer kleinen Implementierung mit ein paar Besprechungsräumen und externen Raumanzeigen eine Komplettlösung entwickelt. GoBright ist vollständig in Microsoft Teams, Outlook und Exchange integriert. Benutzer können mit wenigen Klicks die Verfügbarkeit von Räumen prüfen, Besprechungen buchen, Teilnehmer einladen (live oder aus der Ferne) und Microsoft Teams-Besprechungen einleiten.
Ergebnisse
Das Raumbuchungssystem GoBright macht es einfach, Besprechungsräume zu buchen, die Verfügbarkeit zu prüfen und Reservierungen zu bestätigen, um unnötige Buchungen zu vermeiden. Datengestützte Erkenntnisse haben NS geholfen, die Raumnutzung zu optimieren und den Bedarf an überschüssigem Büroraum zu reduzieren. Während beispielsweise einzelne Arbeitsbereiche weniger genutzt werden, sind Besprechungsräume durchweg stark nachgefragt, was auf eine Verlagerung der Büroraumnutzung hinweist. Es hat sich gezeigt, dass größere Räume, die näher an den höher gelegenen Stockwerken der Büros liegen, am beliebtesten sind.
"Die Implementierung eines intelligenten Zimmerbuchungssystems hat nicht nur den Mitarbeitern viel Zeit erspart und Frustrationen im Zusammenhang mit der Zimmerverfügbarkeit gemindert, sondern auch unser professionelles Image verbessert", so Marco Kaptijn, Product Owner bei NS.
Über NS
NS ist ein großes Unternehmen mit komplexen Abläufen. Ihr Hauptsitz befindet sich in Utrecht, und etwa 1.800 Mitarbeiter nutzen die Dienste von GoBright.
Ratschläge für andere Organisationen:
Die Niederländischen Eisenbahnen empfehlen, die Abteilung für Einrichtungen und Immobilien in den Implementierungsprozess einzubeziehen, um eine nahtlose Einführung zu gewährleisten. Es handelt sich nicht nur um eine IT-Initiative, sondern um eine Initiative, die alle Mitarbeiter des Unternehmens betrifft.
Implementierung der Lösungen von GoBright bei NS
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