International Bank — WiFi-belægning
Data fra GoBright’s WiFi-belægningsmåling afslørede en markant ubalance: et overfyldt hovedkontor i Amsterdam to gange om ugen og regionale kontorer, der stort set stod tomme. Denne indsigt gav den internationale bank det nødvendige belæg for at lukke tre kontorbygninger.
- Finans og bankvæsen
- Hovedkontor i Amsterdam + 23 regionale kontorer
- 3 færre kontorbygninger
Udfordringen
COVID-19-pandemien ændrede grundlæggende den måde, medarbejderne i denne store bank benyttede kontorlokalerne på. Før pandemien anvendte banken en traditionel pladsfordelingsplan: forretningsenheder og afdelinger havde faste arbejdspladser på tildelte etager eller i bestemte sektioner af etagerne. At arbejde på kontoret var normen; at arbejde hjemmefra var undtagelsen.
Med hovedkvarter i Amsterdam og 23 regionale kontorer spredt over hele Nederlandene var bankens kontorportefølje udformet med henblik på at understøtte dens daværende forretningsdrift. Vigtige funktioner såsom den øverste ledelse, international bankvirksomhed, handelsrummet og IT var samlet på hovedkvarterets campus, mens detailbankvirksomhed, facility management og flere backoffice-afdelinger var spredt ud over de regionale kontorer.
Under pandemien indførte banken betydelige begrænsninger for adgangen til kontorerne. For at mindske brugen af offentlig transport gav den medarbejderne mulighed for at arbejde fra det kontor, der lå tættest på deres hjem. Efter pandemien indførte banken en hybrid arbejdsstrategi, der giver medarbejderne mulighed for at arbejde delvist – eller i visse stillinger fuldstændigt – hjemmefra.
Denne nye arbejdsform skabte en ubalance i kontorudnyttelsen. Hovedkvarteret i Amsterdam byder på fremragende tilgængelighed og faciliteter, herunder parkering på stedet, en nærliggende togstation og et indkøbscenter inden for gåafstand. Der blev konsekvent overfyldt på tirsdage og torsdage.
Samtidig var flere regionale kontorer, især dem uden for Randstad-storbyområdet, stadig stort set underudnyttede. Banken havde brug for et objektivt indblik i, hvordan dens kontorlokaler rent faktisk blev udnyttet.
Løsningen
Banken valgte at analysere kontorudnyttelsen ved hjælp af WiFi Occupancy, hvilket gav den datadrevet indsigt i belægningsgraden i de forskellige bygninger, på de forskellige etager og i de forskellige kontorområder i løbet af arbejdsugen.
Det stod hurtigt klart, at det ikke var nok at vide, hvor mange medarbejdere der var til stede. For effektivt at kunne optimere sin arbejdspladsstrategi havde banken også brug for at vide, hvilke afdelinger der benyttede bestemte kontorlokaler.
En manuel registreringsproces for belægningen i de enkelte afdelinger viste sig at være upraktisk og kunne ikke skaleres. Banken spurgte, om WiFi Occupancy kunne udvides til at levere indsigt i belægningen på afdelingsniveau.
Teknisk undersøgelse viste, at dette var muligt: Medarbejdernes bærbare computere og mobile enheder var allerede udstyret med unikke tekniske identifikatorer af sikkerhedsmæssige årsager. Fra starten betragtede banken privatlivsbeskyttelse som et grundlæggende designkrav og ikke som en eftertanke.
GoBright udviklede i tæt samarbejde med det centrale samarbejdsudvalg en »privacy-by-design«-løsning. Løsningen lagrede ikke individuelle lokaliseringsdata og gjorde dem heller ikke sporbare. Enhederne blev udelukkende brugt til at generere anonymiserede tilstedeværelsestællinger pr. afdeling, og en minimumsgruppestørrelse sikrede, at rapporterne aldrig kunne henføres til meget små teams eller enkelte medarbejdere.
Denne »privacy-by-design«-tilgang blev godkendt af det centrale samarbejdsudvalg, hvilket giver banken pålidelig indsigt i belægningen på afdelingsniveau uden at krænke medarbejdernes privatliv.
Resultaterne
Ved at kombinere data om WiFi-tilstedeværelse med analyser af langsigtede tendenser optimerede banken sin arbejdspladsstrategi på et strukturelt grundlag.
Optimering af ejendomsporteføljen
Analysen viste, at organisationen havde brug for betydeligt færre arbejdsstationer end før pandemien. Ved at samle afdelingerne på en mere effektiv måde lukkede banken tre kontorbygninger, hvilket medførte betydelige besparelser på ejendoms- og driftsomkostninger.
Tilpasning af arbejdspladser til den faktiske efterspørgsel
Dataene viste, at efterspørgslen efter mødelokaler var betydeligt større end forventet. Scrum-sessioner og teammøder endte ofte i gangene, fordi der ikke var egnede mødelokaler til rådighed.
På baggrund af disse indsigter indrettede banken yderligere mødelokaler i sine øvrige kontorer og reviderede sin politik for lokalebooking. Mødelokaler kunne ikke længere reserveres langt i forvejen for længere perioder, banken overvågede aktivt udeblivelser og kontaktede arrangørerne vedrørende ubrugte reservationer. Som følge heraf blev både tilgængeligheden og udnyttelsen af mødefaciliteterne forbedret betydeligt.
Større gennemsigtighed for medarbejderne
Medarbejderne fik indsigt i de forventede belægningsgrader på de enkelte kontorsteder. Det gav dem mulighed for at træffe bedre underbyggede beslutninger om, hvornår og hvor de skulle arbejde, hvilket bidrog til en mere afbalanceret fordeling af tilstedeværelsen på kontoret og et mere behageligt arbejdsmiljø.
Datadrevet fordeling af tilstedeværelse på kontoret
Analysen viste tydeligt, at belægningen var højest på tirsdage og torsdage. På baggrund af disse resultater indførte banken retningslinjer for at fordele møder og teamdage mere jævnt over ugen. Den opfordrede forretningsenhederne til at planlægge sammenkomster på forskellige hverdage, hvilket resulterede i et mere afbalanceret belægningsmønster og en mere effektiv udnyttelse af den disponible kontorkapacitet.
Konklusion
Ved at kombinere WiFi Occupancy med en omhyggeligt udformet »privacy-by-design«-tilgang omlagde banken sin arbejdspladsstrategi fra beslutningstagning baseret på antagelser til faktabaseret ledelse. Organisationen fik ikke kun indsigt i, hvor mange medarbejdere der var til stede, men også i, hvordan de forskellige afdelinger rent faktisk benyttede kontorlokalerne. Denne datadrevne tilgang gjorde det muligt for banken at reducere ejendomsomkostningerne, tilpasse kontorindretningen bedre til medarbejdernes behov og på en bæredygtig måde understøtte hybridarbejde. Resultatet er en fleksibel, effektiv og fremtidssikret arbejdsplads, hvor data danner grundlaget for strategisk beslutningstagning.
Om denne bank
I overensstemmelse med sin interne kommunikationspolitik forbliver denne internationale bank anonym i denne publikation. Banken har givet tilladelse til, at dens erfaringer deles, for at hjælpe andre organisationer med at opnå bæredygtige forbedringer inden for arbejdspladsledelse og hybridarbejde.
Lad os gøre din arbejdsplads
smartere, sammen
Kontakt Chris
vores CCO
Bliv inspireret, læs vores seneste cases
International Bank — WiFi-belægning
- Finans og bankvæsen
- Hovedkontor i Amsterdam + 23 regionale kontorer
- Måling af tilstedeværelse via WiFi
- 3 færre kontorbygninger
Thomas More – Måling af WiFi-udnyttelsesgrad
Gilde College
- Intelligente arbejdsmiljøer i uddannelsessektoren
- Mere effektiv pladsudnyttelse ~ 50 % færre skriveborde
- Reelle brugsdata ligger til grund for hver eneste beslutning
- Reservation af skrivebord +5 produkter
Plieger-gruppen
- Centraliseret indholdsstyring på over 80 lokationer.
- En smidig indtjekningsproces med øjeblikkelige besked til værten i receptionen.
- Enkel mødelokale-reservation i realtid, der sikrer en problemfri oplevelse på kontoret.
- Digital skiltning +2 produkter
CFC-forsikringsdækning
- En fremtidssikret arbejdsplads med GoBright Kinly
- et moderne hovedkontor, der understøtter virksomhedens fortsatte vækst
- Værelsesreservation +2 produkter
Aston Universitet
- Udfordring: at gøre det muligt for personale og studerende at arbejde mere effektivt og omfavne et virkelig fleksibelt campusmiljø.
- Løsning: Aktivering af øjeblikkelige bookinger, automatisk frigivelse af lokaler og klare indsigter for at optimere campusarealerne effektivt.
- Værelsesreservation +1 produkt
Land van Cuijk
- Samler fem lokationer til ét fremtidssikret rådhus
- Optimering af arbejdsområdet ved at reducere antallet af skriveborde med 50 % ved hjælp af intelligente kontorløsninger
- Digital skiltning holder medarbejdere og borgere informeret
- Bordreservation +4 produkter
KRUK
- Udfordring: håndter et hybrid arbejdsmiljø
- Værelsesreservation +2 produkter
POLIMI Universitet
- Udfordring: Tillad pladsstyring og informer undervisere og studerende
- Værelsesreservation +3 produkter
Kommune Noardeast-Fryslân
- Udfordring: Øg samarbejdet og forbindelsen på arbejdspladsen
- Værelsesreservation +1 produkt
Admiral Group
- Udfordring: Fokus på aktivt samarbejde
- Værelsesreservation +2 produkter
Viridium Gruppe
- Udfordring: At finde den rette balance med hybridarbejde
- Værelsesreservation +1 produkt
IJsselheem
- Udfordring: Øg samarbejdet og forbindelsen på arbejdspladsen
- Værelsesreservation +2 produkter
Subaru
- Udfordring: Optimering af hybrid arbejdsstrategi
- Værelsesreservation +2 produkter
De hollandske jernbaner (NS)
- Udfordring: Strømlin processen for booking af mødelokaler
- Værelsesreservation +1 produkt
